Een van de grootste uitdagingen voor een facilitator, zoals een Scrum Master of Agile coach, is om problemen NIET op te lossen. Niet oplossen? Je weet toch wel dat een belangrijke taak van een Scrum Master het gladstrijken van impediments is? In dit artikel is beschreven waarom het oplossen van problemen niet aan de facilitator is.
Problemen oplossen is heerlijk
Heel eerlijk, het is heerlijk om problemen op te lossen. Dat geeft een goed gevoel, maar weet ook dat het een bekende valkuil is voor facilitators. Veel facilitators hebben leidinggevende ervaring, de hierdoor verkregen inzichten en ervaring maken het gemakkelijk om een oplossing aan te reiken aan een team. Maar dat is niet zo eerlijk voor het team.
Wat is de uitdaging?
Door problemen op te lossen voor het team in bijvoorbeeld de rol van Scrum Master ontneem je het team de kans om problemen zelf te leren op te lossen. Let wel, het is ook best bijzonder dat alles wat je doet gericht is op minder afhankelijkheden te creëren. Het doel is om jezelf overbodig te maken, het is ook bijzonder dat als je jezelf overbodig maakt, je als facilitator doorstapt naar een nog grotere uitdaging: het volgende team. Je hebt dan namelijk een uitstekende prestatie geleverd: je laat een high performing team achter.
Valkuilen voor een facilitator
De eerste valkuil is dat facilitators in willen springen. Facilitators denken dan te handelen in het belang van het team. Integendeel, het Team krijgt de kans niet om zich te ontwikkelen.
Daarnaast zal de aangereikte oplossing van de facilitator wellicht niet zo goed zijn als de oplossing die bedacht zou zijn door de denkkracht van een team die in de dagelijkse praktijk andere inzichten verkrijgt.
De tweede valkuil is dat de facilitator de verantwoordelijkheid neemt om het probleem op te lossen. Deze handeling heeft een nog grotere impact op de ontwikkeling van het team. Het team heeft nu eigenlijk geleerd om problemen tijdens de Retrospective in te brengen, de facilitator lost het dan wel voor ze op. Het team hoeft niet eens meer bij het volgende soortgelijke problemen actie te ondernemen, ze hebben namelijk niet geleerd hoe dit probleem opgepakt kan worden. Kortom, het Team valt terug.
Toch vallen vrijwel alle facilitators een keer in een van voornoemde valkuilen. Ook facilitators maken fouten en ook zij moeten hiervan leren!
De ideale facilitator
Het gaat om de lange adem. Kies ervoor om jezelf als facilitator overbodig te maken voor ‘jouw’ teams. Dit kost tijd, maar uiteindelijk zal het resultaat voor de organisatie veel hoger en langduriger zijn. Een team dat geleerd heeft om problemen op te lossen zal langer high performing zijn.
Gun een Team de vijf frustraties van teamwork Lees bijvoorbeeld ook eens het artikel: Hoe herken je professionaliteit?
Wat wil je zien voordat een facilitator vertrekt naar de volgende opdracht? Het oplossende vermogen van het Team is hoog, ze zijn eigenaar van het probleem en creëren oplossingen met een hoog succesratio. Problemen lossen teamleden samen op en problemen zijn geen blijvende obstakels meer. Dat is wat je waarneemt, maar de belangrijkste winst voor de organisatie zit in een nieuwe dynamiek en cultuur.
Wat doet de facilitator?
De facilitator gaat op zijn handen zitten! Ook al denkt de facilitator dat niet de ‘beste’ oplossing gekozen wordt, het is echt aan het team om met een oplossing te komen. Het lange termijn effect van zoeken naar de beste oplossing hangt af van wat ze NU leren.
De focus van de facilitator ligt op het team dat op zoek gaat naar de bronoorzaak (root cause) van problemen. Hanteer hiervoor de ‘5x waarom vragen methode’ (5 why’s) of het Ishikawa (visgraat) model. Door deze technieken leert het team dieper en anders naar problemen te kijken.
Het voorliggende probleem is namelijk vaak niet de bronoorzaak. De voornoemde modellen zorgen ervoor dat teams zich beter kunnen ontwikkelen op het gebied van probleemoplossing. Als de modellen eenmaal tot de gereedschapskist van het team behoort kan de facilitator een stapje verder terugdoen.
Tijdens Retrospectives vraagt de facilitator om eigen oplossingen van het Team. De kunst is om open vragen te blijven stellen, denk hierbij aan de 5 W’s of te wel ‘The Five Whys’.
Richt het team op het bedenken van meerdere oplossingsrichtingen en scenario’s.
Laat het team de oplossingen altijd opschrijven en opplakken, ook al lijken ze onmogelijk realiseerbaar. Dit leidt tot verdere verkenningen van het idee, als facilitator zal je verrast kunnen worden door de gedachtesprongen die tot een fantastisch idee kunnen leiden.
Wanneer stap je als facilitator in?
Challenge rustig een idee als je meent dat de gekozen oplossing niet goed is voor het Team, maar het is aan het Team om een besluit te nemen.
Een andere uitzondering is bijvoorbeeld als de facilitator een team langdurig ziet worstelen met een probleem. Maar de wijze waarop de facilitator instapt is dan bepalend! Wil je als facilitator echt je inzichten delen? Dan zal je het team duidelijk moeten maken dat je even je blauwe hoed afzet en een bijdrage levert als teamlid. Breng je idee als een optie en doe dan weer een stap terug, laat het team het teamgesprek weer overnemen.
Een artikel wat ook interessant is: Agile Coachen van klagers.