Vijf Kanban Flow Metrics die teams helpen met een goede workflow te creëren. Verbeter de workflow met 5 kritische metrics en voeg waarde toe.
De belangrijkste bijdrage van Kanban in het toevoegen van waarde voor de klant door een goede workflow te creëren. Deze workflow kan je meten, beïnvloeden en verbeteren door het hanteren van Kanban Flow Metrics.
Dit artikel beschrijft de 5 kritische Metrics van een Kanban Workflow. Wil je eerst meer weten over Kanban? Dan is het artikel Wat is Kanban? interessant.
Waarde toevoegen
Het uitgangspunt van Kanban het toevoegen van waarde voor de klant en de organisatie. Een stabiele werkstroom helpt een organisatie om sneller te reageren op de markt.
De twee peilers van Kanban zijn het just in time proces en de menselijke factor, ook wel ‘autonomation’ genoemd. Beide peilers leiden naar een stabiele workflow. Door het tot stand brengen van een stabiele workflow ontstaan er succesvolle en productieve teams.
Teams moeten in staat zijn om de succesratio van de workflow te meten en daarop actie te ondernemen om deze te verbeteren. De primaire focus van dit artikel ligt dan ook op metrics van een Kanban workflow.
Metrics
Een goede Kanban kan niet zonder data en metrics. Bij voorkeur hanteert men statistisch significante data, vaak geven ‘recht toe recht aan’ tellingen al de eerste waardevolle inzichten.
Waar metrics aan moeten voldoen heb ik beschreven in het artikel 3 principes van agile metrics. Onderstaande Kanban metrics voldoen aan deze principes.
Metrics worden gebruikt om verandering te ondersteunen en het onderscheid te maken tussen goede en slechte veranderingen vanuit een objectief gegeven. In de praktijk zie je dat teams vrijwel altijd Kanban metrics hanteren om te bepalen waar verdere verbetering kan plaatsvinden.
Het bespreken van de metrics zorgt er voor dat het team zich richt op één van de 5 aspecten van Kanban: meet en verbeter de flow.
Welke metrics te hanteren?
Kies bij het begin met Kanban een paar simpele metrics, meet en bediscussieer de uitkomsten. Bekijk dan regelmatig of de metrics nog passen bij de ontwikkeling van het team, wellicht moet je ‘oude’ metrics loslaten en ‘nieuwe’ gaan hanteren. Uiteindelijk bepaalt het team welke metrics gehanteerd worden.
Er zijn echter Kanban metrics die je sowieso dient te gebruiken, de 2 meest waardevolle metrics zijn Lead Time en Cycle Time. Dit zijn belangrijke graadmeters van het Kanban systeem.
Bovenstaande 2 metrics zijn echter slechts een deel van 5 critical metrics die een team volledig moet beheersen. Het beste is om de eerste weken deze 5 metrics te hanteren, voordat in de retrospectives allerlei varianten worden ingebracht. Dit is van belang omdat onderstaande 5 kritische metrics een basis leggen voor Continuous Improvement (CI).
5 metrics van een Kanban workflow
Met Kanban flow metrics krijg je o.a. goed inzicht in: productiviteit, efficiency en betrouwbaarheid van het productieproces. In het Engels heeft men het vaak over 5 critical metrics, productivity metrics en/of process efficiency metrics.
De vijf kritische Kanban Flow Metrics:
- Cycle time
- Lead time
- Total Work In Progress (WIP)
- Blockers
- Througput
Heel bewust blijf ik deze metrics in het Engels gebruiken. Het is erg onhandig om deze te vertalen, men hanteert vrijwel altijd de Engelse termen.
1. Cycle time
De definitie van cycle time is: de totale tijd van het begin tot het eind van het proces. De meting start zodra de workitem geplaatst wordt in de ‘in progress” kolom en eindigt zodra de workitem geplaatst wordt in de ‘Done’ kolom.
Om de cycle time te berekenen is de volgende formule:
Cycle time = Work in Progress (WIP) / Average Completion rate
Met deze formule zijn er 2 mogelijkheden om de cycle time te verbeteren.
- Verminder het aantal items in het proces.
- Verbeter de average completion rate.
Van deze 2 mogelijkheden is het verminderen van het aantal items in het proces de makkelijkste. In een later stadium, als het aantal items in progress is uitgekristalliseerd, is het de uitdaging om de average completion rate te verbeteren.
Bovenstaande formule is één van de weergaven van de ‘Little’s Law for Queuing Theory’.
2. Lead Time
De Lead Time metric geeft aan hoelang het duurt dat een workitem van A naar B gaat. Dit kan gemeten worden van elk gewenst startpunt en eindpunt op het bord. Het is gebruikelijk om de hoeveelheid tijd te nemen die een work item nodig heeft om van geheel links op het bord naar geheel rechts op het bord te gaan. De meting start wanneer de workitem van de backlog op het bord geplaatst wordt en stopt wanneer de item in de ‘done’ terecht komt.
Het handigste is om op de kaart (evt. achterzijde) de datums te vermelden. Als de kaart in ‘Done’ is gearriveerd bereken je de verstreken dagen vanaf de start.
Deze meting mag ook op alle andere punten beginnen en eindigen. Dit schept vaak verwarring. Soms is Lead Time de klanten Lead Time, bij een ander de Ontwikkel Lead Time etc. etc. Zorg ervoor dat je weet wat men met deze nou exact meet, doe geen aanname. Overigens is dit tevens ook de kracht van Lead Time, een separaat stuk meten van het totale proces geeft je meer specifieke inzichten dan Cycle time.
De combinatie van Cycle Time en Lead Time geeft het team de mogelijkheid om specifiek in te zoomen op procescomponenten. Daardoor is het team beter in staat om de totale efficiency te overzien en te verbeteren.
3. Total Work in Progress (WIP)
Work in Progress (WIP) staat voor een telling alle taken op het huidige Kanban Board. Kortom, alles wat is opgestart maar waarvan de taak nog niet volledig is afgerond.
Van alle Kanban Flow Metrics spreekt WIP het meest tot de verbeelding. Vooral omdat het bepalen van de juiste WIP een kwestie is van goed meten in samenhang met het aantal beschikbare teamleden . Overigens is een basisregel: zonder WIP is het geen Kanban!
Als een team start met het meten van flow, is WIP een eenvoudige telling en het vastleggen van het aantal niet afgeronde kaarten. Hierdoor leert het team een goed begrip te krijgen hoeveel werk er onderhanden is. Het onderhanden werk heeft nog geen toegevoegde waarde.
WIP is gelimiteerd. Je kan binnen Kanban namelijk alleen iets opnemen als er iets anders af is. Het team spreekt namelijk WIP-limits af om een ideale flow te bewerkstelligen. Toch is het belangrijk om de WIP te berekenen. Het creëert een Pull systeem waar capaciteit en klantvraag met elkaar in balans wordt gebracht.
WIP = Cycle Time * Arrival Rate
WIP = Throughput * Cycle Time
Waarbij een hogere WIP een langere Cycle Time kent. Het verkleinen van de WIP verkort de Lead Time. Kortere lead times maakt het bijvoorbeeld bij software ontwikkeling mogelijk om frequenter op te leveren en dat vergroot weer het vertrouwen bij externe partijen,
Realiseer je dat WIP impact heeft op productiviteit, voorraden en teamwork. Als men het belang van WIP onderkent en deze weet te verlagen, dan verhoogd men de productiviteit. Je meet productiviteit met Cycle Time en Troughput.
Welke meting kan je dan ook doen?
Totaal aantal WIP / aantal members in het team < 5
Wat staat hier eigenlijk? Zorg ervoor dat het aantal taken per persoon niet te hoog oploopt. Als members meer dan 5 taken hebben is er reden voor ongerustheid.
Sommige onderzoekers claimen namelijk dat met elke extra taak 20% tijd verloren gaat. Voorbeeld: als je 100% tijd hebt voor 1 taak, dan gebruik je bij 2 taken 40% per taak. Dan gaat 20% verloren aan taak switching. Bij 3 taken is al 40% verloren etc. etc. In mijn optiek zal het verliespercentage per persoon verschillen, maar dat er bij het omschakelen tijd verloren gaat zal iedereen direct herkennen.
Waarom is WIP nog meer belangrijk? Alle work items die nog niet klaar zijn leveren geen waarde voor de klant, team of organisatie!
Het tellen van kaarten en deze cijfers vastleggen wordt na een (start) periode vaak vervangen door een cumulatief flow diagram.
4. Blockers
Een van de Kanban Flow Metrics is Blockers. Tel hoeveel items er geblokkeerd zijn. Leg ook vast hoelang deze items zijn geblokkeerd. Met dit inzicht vind het team mogelijkheden om de flow te verbeteren. Het terugdringen van het effect dat Blockers hebben op flow verbetert de efficiency.
Als een item geblokkeerd is kan deze niet naar een volgende stap in het proces. Voorbeelden van Blockers zijn: een bottleneck, een defect, een afhankelijkheid of vaardigheden die niet beschikbaar zijn. Vaak zijn interne Blockers gemakkelijker op te lossen zijn dan externe Blockers. In de praktijk worden interne en externe blockers vaak in 2 verschillende kolommen geplaatst of door een andere kleur kaart weergegeven. Dit helpt om het management zo snel mogelijk de (externe) blokkade te laten verwijderen.
Hoe dan ook, je kunt niet verder als de Blocker niet wordt opgelost. Binnen Kanban vindt dan vaak ‘Swarming’ plaats. Dit bespreek ik in een ander artikel.
Hoe ga je om met Blockers?
Het is gebruikelijk om een Blocker direct aan te geven op de work item (vaak andere kleur).
Wat schrijf je op een Blocker?
- Startdatum blokkering
- Reden van blokkering
- Einddatum blokkering
3 tips voor Blockers
Sommige teams gooien, als de Blocker is opgelost, de Blocker notering weg. Als je ze echter bewaard kan je op zoek naar patronen in de achterliggende redenen. Je onderzoek naar de blokker bestaat uit 3 standaard elementen en 1 tip.
- Frequentie: hoe vaak zijn items geblokkeerd?
- Tijdsduur: hoelang blijven Blockers geblokkeerd (gemiddelde)
- Locatie: Waar in het proces komen Blockers voor?
Tip: Daarnaast leg je vast of er nog aanvullende informatie is om in de retrospective of futurespective te bespreken.
5. Throughput
Throughput is de hoeveelheid output van een proces in een gegeven tijdsperiode. Voorbeelden in een Kanban systeem: kaarten per dag, week, maand, story points per iteratie etc.
Omdat er een tijdsperiode is kan deze metric gebruikt worden met Cycle Time. Dan is de formule:
Throughput = WIP / Cycle Time
Werkwijze bij een Throughput per week.
Tel het aantal afgeronde(Done) workitems per week. Noteer deze elke week en kijk of er veranderingen optreden. Je voorspelt dan de toekomst op basis van een trendlijn in combinatie met Cycle Time en Lead Time.
Samenvatting
De vijf Kanban Flow Metrics dient elk team te beheersen. Het team kan besluiten dat andere metrics ook van belang zijn. Er zijn namelijk nog veel meer metrics. In een ander artikel zal ik nog meer Kanban Metrics beschrijven.