Agile teams starten regelmatig met een kick-off sessie. Waarom eigenlijk? Weet je ook dat er andere redenen zijn om een agile kick-off sessie te houden? En hoe organiseer je nu een agile kick-off sessie?
In dit artikel zal uitvoerig worden ingegaan op het belang van een goede start voor elk team. Veel zal je herkennen uit een kick-off bij traditioneel projectmanagement. Daar is een goede reden voor, wat aantoonbaar in traditioneel projectmanagement heel goed werkt kan vaak meegenomen worden in een agile kick-off. Natuurlijk zijn er verschillen, maar die zullen onderstaand helder worden.
Waarom een kick-off teamsessie?
Stephen Covey schrijft in zijn boek ‘The 7 Habits of Highly Effective People’ om ‘te beginnen met het einde in gedachten’. Altijd leuk om zeer invloedrijk persoon te citeren. Een ander, meer recente benadering is natuurlijk ‘it starts with why!’ van Simon Sinek.
Beide heren geven aan dat het begin van het werk, mede bepalend zal zijn voor het resultaat. En laten we het heel duidelijk stellen: een team start nu eenmaal om een een bepaald doel te bereiken.
Het is noodzakelijk om in een agile omgeving met een (nieuw) team een kick-off sessie te houden. Daar zijn heel veel verschillende meningen over, maar in hoofdlijnen zijn ze terug te herleiden naar 3 hoofdredenen.
3 agile redenen voor een kick-off teamsessie.
De 3 belangrijkste redenen vanuit een agile perspectief voor een kick-off teamsessie zijn:
- Alle betrokkenen dienen het doel te begrijpen en daardoor de juiste prioriteiten te kunnen stellen.
- Het tot standkomen van een set basisregels van het omgaan met elkaar en de stakeholders.
- Vanzelfsprekend gaat het ook over welk gedrag past bij het team: de teamnormen.
Je zult begrijpen dat dit te hoog over is en niet afwijkt van traditioneel projectmanagment, maar in de kern is het gezamenlijk bepalen van bovenstaande uitgangspunten de reden om een kick-off teamsessie te houden. Is dit genoeg? Zeker niet, maar het is handig om deze 3 redenen in het vizier te houden.
De mogelijk vierde reden is vanzelfsprekend enthousiasme en gezamenlijk geloof in het doel. Dit is echter niet een harde vierde reden voor een kick-off teamsessie.
Het is natuurlijk fantastisch als er direct sprake van een positieve start is, maar toon ook begrip dat veel zaken nog onduidelijk kunnen zijn. Wellicht zijn praktische zaken nog niet duidelijk, maar besteedt veel aandacht aan de mens. Wie is het andere teamlid eigenlijk? Is het wel of geen leuke collega om mee samen te werken? Hoe goed in het werk is deze collega? Wat zijn de eerder geleverde prestaties? etc.
Zo direct volgt een overzicht wat er allemaal besproken zou kunnen (of dient te) worden. Omdat elke keer andere doelen kunnen worden nagestreefd zal deze op meerdere manieren worden beschreven. De eerste insteek zijn de 9 minimale agendapunten, de tweede insteek is gevat in 16 punten, de derde insteek geeft een beeld van hoe je de sessie zou kunnen inrichten.
De 9 minimale agendapunten van een agile kick-off teamsessie
Laten we het eerst hoog over benaderen met een agile bril op. Dit is overigens gelijk een suggestie voor een mogelijk agenda:
- Voorbereiding
- Introductie, een goede check in
- Scope, wat gaan we opleveren?
- Wat is de meetlat? Hoe meet je succes?
- Capaciteiten, welke zijn er aanwezig?
- Samenwerking en communicatie, welke afspraken maken we hier.
- Risico’s, welke risico’s of impediments zijn er.
- Afspraken en next steps
- Check out
Bovenstaande punten zullen per team verschillend ingevuld worden, maar de bedoeling is dat de 5W2H vraag beantwoord is na deze sessie.
De 5W2H methode zal je echter tijdens deze kick-off niet ervaren, omdat het juist de bedoeling is dat een kick-off een heel natuurlijk proces is. Zonder doel weet je niet wat je wilt bereiken, maar zonder mensen die willen of kunnen samenwerken wordt het behalen van het doel uiterst uitdagend.
Veelal is het doel ambitieus genoeg gesteld, dus vooral aandacht voor de mens. Wat wil iedereen weten als je een ander teamlid ontmoet? Wie de ander is, wat die brengt, wat de bijdrage kan zijn, wat we gezamenlijk willen bereiken, hoe we met elkaar omgaan etc. Zorg dus voor een goede mix van de mens en het zakelijk doel.
16 bespreekpunten van een agile kick-off sessie
Laten we nu eens op een andere manier naar de kick-off teamsessie kijken. Wat zouden we eigenlijk willen weten na deze sessie. Daartoe zijn er 16 punten beschreven waar je vermoedelijk iets over zou willen weten.
De insteek van een kick-off teamsessie blijft immers om de de doelstellingen helder te maken en de reden waarom we ons als team eigenlijk gaan inspannen. De 16 bespreekpunten:
- Projectvisie en ook het toepassingsgebied (het instrument om te inspireren!)
- Welke producten?
- Succescriteria
- Veronderstellingen
- Verwachtingen
- Risico’s
- Sponsor en belangrijkste belanghebbenden
- De rollen in het team
- Agile values en principes
- Afsprakenset teamnormen
- De agile ceremonies en frequenties
- Next steps afspreken
- Ontwerp / Architectuur
- Testomgeving
- Andere technische zaken
- Escalatiepunten
Je begrijpt dat er nog veel meer zaken besproken kunnen worden, de eerder beschreven 3 agile redenen voor een kick-off teamsessie zijn echter leidend.
Hoe ziet een agile kick-off teamsessie er dan uit?
Tja, daar zijn zoveel mogelijkheden voor dat het bijna onmogelijk is om deze te vatten in 1 artikel. Onderstaand volgt een procesbeschrijving in de eerder genoemde negen stappen, het is een combinatie van traditionele en agile activiteiten. Het gebruik van het woord ‘project’ kan een indicatie van de mate van agile werken zijn.
1. Voorbereiding
Zoals je hebt ervaren is het woord ‘project’ in dit artikel schaars gebruikt, de reden hiervoor is dat men binnen agile werken spreekt over producten. Toch ontkom je vaak niet aan deze terminologie, dit is immers al decennia de gebruikelijke bewoording van een activiteit met een begin en een einde.
Start je voor het eerst een agile verandering? Gebruik zoveel mogelijk de nieuwe terminologie om dit een onderdeel te laten zijn van de nieuwe werkwijze. In het voorbeeld van de agile kick-off teamsessie zal er van uit worden gegaan dat agile werken niet nieuw voor je is.
De overeenkomst met klassiek projectmanagement is dat je je goed moet voorbereiden, zorg ervoor dat er een duidelijke structuur is. Je hebt binnen agile werken echter vrijheden, je kunt onderwerpen parkeren, splitsen, (her)groeperen etc. Probeer zo agile mogelijk te werken: post-its, brownpaper, whiteboard etc. De voorkeur zou uit moeten gaan naar een fysieke sessie, in de huidige Covid 19-periode zal het echter vaak een remote sessie zijn. Dus is er één snoeiharde eis:
alle deelnemers moeten met jouw agenda en werkmethode goed om kunnen gaan.
Denk bijvoorbeeld eens aan MS Whiteboard of een andere tool. Check op voorhand of alle deelnemers die mogelijkheid hebben. Technische problemen tijdens de sessie kan je vaak oplossen door iemand zijn ‘post-it’ door een ander te laten plaatsten. Wees creatief, wees voorbereid en laat iedereen echt deelnemen.
Deelname aan de agile kick-off teamsessie.
Wie er moet deelnemen weet je vermoedelijk wel, een korte checklist volstaat. Zie onderstaande afbeelding:
2. Introductie
De kick off start met een Check In.
Sla deze stap nooit over, zelfs niet als men elkaar al kent. Probeer wel een vraag te stellen die een combinatie vormt van persoon en werkervaring. Richt je op informatie die aan het doel van de uitdaging bijdraagt.
Stel bijvoorbeeld eens de vraag: welk persoonlijk en zakelijk succes heb je de afgelopen 3 maanden behaald? Idealiter splits je deze vraag, dit is mede afhankelijk van het aantal deelnemers en de beschikbare tijd. Het delen van succes maakt mensen blij, men wordt gehoord en anderen voelen de persoon beter aan. Waar je als facilitator naar op zoek bent is dat er een eerste kennismaking tot stand komt, waarin men meer ziet van de mens en wat deze beweegt in het werk.
3. Scope en visie
Is er een Product Owner? Dan is het nu tijd om een bevlogen verhaal van de Product Owner te horen. Als facilitator bespreek je met de PO dat een inhoudelijk saai verhaal geen goede start is. Want wie hoort er nu niet graag een enthousiast strategisch verhaal van wat er moet worden bereikt en waarom. Echt, het maakt een groot verschil of het team iets moet opleveren, waarvan ze de waarom niet goed begrijpen.
Denk bijvoorbeeld eens aan een verhaal waarom de klant het zo graag zou willen hebben en/of wat de verandering wel niet zou betekenen voor de collega die de klant te woord staat.
Voorgaande scope en visie mag een vergezicht zijn, maar maak het ook concreet. Er moet een duidelijk antwoord komen op de vraag: wat gaan we doen in de komende periode? Probeer gezamenlijk om de productvisie van de aanwezigen vast te leggen. Is er sprake van hetzelfde beeld?
4. Hoe meet je succes?
Zonder meetlat geen succes. Wat moet er gedaan worden in welke tijd?
Als het team begrijpt, in hoofdlijnen, wat de scope van de opdracht is, dan is het uitermate fijn als je het eerste gevoel krijgt bij wat de Definition of Done is. Wat is succes? Hoe wordt die gedefinieerd.
Laat daarop het team zelf de visie verwoorden. Een interessante methode hiervoor is het persbericht, zie hiervoor het artikel: Agile storytelling, schrijf een persbericht.
5. Welke capaciteiten hebben we in huis?
Vanzelfsprekend kiezen nu de meeste niet-agile organisaties voor het verdelen van de verantwoordelijkheden. Bij agile werken is er sprake van een andere benadering, derhalve is deze stap een interessante exercitie.
Het is vanzelfsprekend deels al duidelijk als een aantal rollen een gegeven zijn, zoals Scrum Master, Product Owner etc. Voor de teamleden is het inhoudelijke werk echter uitermate belangrijk. Wie brengt wat in of mee?
Een goede insteek hiervoor is de capaciteiten te bepalen, zowel de aanwezige capaciteiten als de individuele en gezamenlijke leerdoelen. Met post-its kan men dan aangeven wat een kerncompententie is, dus waarvoor kan je bij iemand terecht. En wat je wel een beetje beheerst, maar graag verder ontwikkeld. Hierdoor krijg je goed inzicht in de opbouw van het team en welke vaardigheden worden ingebracht.
Dit is een stap die fors afwijkt van traditioneel projectmanagement. We willen als agile werkenden flexibel en snel kunnen inspelen op de klantvraag. Teams veranderen continu, dus binnen agile werken kunnen de vaardigheden kunnen niet worden bepaald door een projectleider die verantwoordelijkheden oplegt.
Het is tegelijkertijd een open format, waarbij iedereen zijn sterke en de te ontwikkelen competenties kan benoemen. Vergis je niet, aanstormend talent durft niet altijd te zeggen waar ze goed in zijn. Ze vinden anderen ‘beter’ dus zwakken sommigen hun vaardigheden af.
Idealiter combineert het team sterkten en bied men elkaar mogelijkheden om te ontwikkelen. Wat denkt je dat dit doet met het team?
6. Samenwerking en communicatie
Samenwerking en communicatie, nu pas? Welnee, je bent in deze sessie al een tijdje bezig om met elkaar te communiceren. Je weet dat je gaat samenwerken, het is tijd om de samenwerking te formaliseren. Dit doe je door werkafspraken te maken, zoals lengte van de iteratie en een echte Definition of Done vaststellen.
Dit is ook het moment voor het bespreken van Agile waarden en principes, maar ook de te gebruiken methode, hiertoe wat voorbeelden: Scrum, Kanban of DevOps. Vergeet bijvoorbeeld de WIP-limit niet! Maar schep ook ruimte voor het inrichten van alle events en de iteraties, denk hierbij aan de Dagstart, Review, Retrospective enz. Bespreek ook waar en hoe het werk wordt vastgelegd. Voorbeelden: MS whiteboard, Confluence of een fysiek bord. Vaak zijn dit al bekende systemen en dan kan men volstaan met het te benoemen.
Vanzelfsprekend zal het team informatie uit de organisatie en/of omgeving nodig hebben, spreek bijvoorbeeld af wie dat gaat doen. Wat vaak onderbelicht wordt, maar uitermate veel impact heeft is de dat de stakeholders weten wanneer de iteraties plaatsvinden. De stakeholders kunnen dan aansluiten bij de sessie(s).
7. Risico’s
Het bespreken van risico’s is sterk afhankelijk van het gekozen framework. In vrijwel alle agile methodieken komen risico’s naar voren tijdens de iteraties. Daaruit vloeit voort dat risico’s geen onderdeel hoeft te zijn van de agile kick-off teamsessie.
Mijn advies is echter om risico’s toch separaat te behandelen. Je kunt tijdens de sessie in de voorgaande stappen de issues laten noteren deze in de huidige stap expliciet te maken.
Mijn persoonlijke ervaring is dat hier ook andere risico’s naar voren komen dan men verwacht. Soms worden bijvoorbeeld in deze stap ‘politieke gevoeligheden’ naar voren gebracht waar niet iedereen van op de hoogte is.
Als ieder teamlid een aantal risico’s benoemd dan komt er een vrij redelijk beeld van welke hobbels er mogelijk te verwachten zijn. Het team kan dan hier eventueel specifieke activiteiten over afspreken.
Sowieso is het is gewoon erg interessant om waar te nemen wat er gebeurt. Voor het team is het erg handig om een eerste indicatie te krijgen van de risico’s. Soms zijn slechts het ‘beren op de weg’, vaak zijn het aandachtspunten in een enkel geval komt er iets totaal onverwachts.
8. Afspraken en next steps
Voordat je de sessie afsluit moet gecheckt worden of de voorgenomen zaken zijn besproken. Dit is een activiteit voor de facilitator, die gedurende de sessie de vinger aan de pols heeft gehouden.
De facilitator draagt er voor zorg dat er een goede samenvatting, ter plekke, tot stand komt. Hoewel het mede afhankelijk is van de volwassenheid van de teamleden, laat de facilitator de samenvatting bij voorkeur de door de teamleden zelf doen.
Vanzelfsprekend worden kleine onduidelijkheden direct weggenomen er worden (vervolg)afspraken gemaakt als er grotere issues zijn.
De harde check die plaats moet vinden is wanneer de next step is gepland. Is er een concrete afpraak gemaakt?
9. Check out
Daarna is het tijd om echt af te sluiten. De check out kan vanzelfsprekend op meerdere agile manieren plaatsvinden. De facilitair voelt tijdens de sessie aan wat de stemming is en past de check out hierop aan. Idealiter gaat iedereen met een gevoel van positieve energie de sessie uit, toch is het ook gewenst om de waardering voor de sessie te bepalen.
Een goede vraagstelling zou kunnen zijn: in hoeverre deze kick-off teamsessie aan de verwachtingen heeft voldaan op basis van een 5 punt schaal.
Dit waren de 9 stappen in een agile kick-off sessie. Er zijn ook andere redenen waarom je een kick-off sessie zou willen inplannen.
Andere redenen voor een agile kick-off teamsessie
Tot nu is er geschreven over een (nieuw) team dat start aan een nieuwe activiteit. Aan het begin van dit artikel is aangegeven dat er ook andere redenen voor een kick-off sessie kunnen zijn. Een aantal voorbeelden:
- Een team wat al langer bezig is, maar start aan een groot uitdagende opdracht kan ook een kick-off teamsessie goed gebruiken.
- Een team met vertrekkers en de komst van nieuwe leden.
- Per periode, bijvoorbeeld 1x per jaar.
Of je hiertoe besluit kan je het beste beoordelen door het stellen van de waarom-vraag? Stel jezelf bijvoorbeeld de volgende vragen: Is het belangrijk? Is het omvangrijk? Hoe lang is het geleden dat een dergelijk grote uitdaging is geboden? Welk percentage is nieuw in het team.
Tot slot
De start van een kick-off teamsessie met uitdagende organisatiedoelen werkt soms als een magneet op ‘stakeholders’ en belangstellenden. Zorg ervoor dat het team zelf de ruimte krijgt en beheerst.
Per ‘geïnteresseerde’ die deze sessie wilt bijwonen, is een individuele benadering nodig. Hiervoor is geen one-size-fits-all oplossing. Laat het agile team hier vooral zelf beslissen: wat heeft een persoon aan de deelname? Welk voordeel is er voor het team aan de deelname door de persoon?
Een kick-off teamsessie: ‘it starts with why’, zie hiervoor het artikel: Wat is The Golden Circle van Simon Sinek?