Wat is goed faciliteren?

In Agile, Intermediate by PeterLeave a Comment

Leestijd: 5 min.

Faciliteren is een van de taken van een Agile Coach. Maar wat is goed faciliteren?

Daar is geen simpel antwoord op te geven. Volgens Van Dale is faciliteren: mogelijk maken. Dat is wel erg beperkt, daarom leg ik het hier verder uit.

Een facilitator is idealiter een neutrale partij in een discussie. Een facilitator maakt het gesprek mogelijk. Toch beïnvloedt de facilitator de groep. De facilitator doet dit echter zonder de groep te dicteren of oplossingen aan te bieden. Om de groep resultaat te laten behalen dient de groep eigenaar te zijn en te blijven van de gewenste en behaalde resultaten. Het doel is dat de groep zelf zijn eigen oplossingen weet te vinden.

Bovenstaande is een uitgebreide omschrijving van wat een facilitator doet. Hoewel het de kern goed omschrijft heeft het geen Wow-factor.

Een Wow-factor heeft onderstaande omschrijving wel:

Faciliteren is de kunst om mensen door processen te leiden naar overeengekomen doelstellingen op een manier die participatie, eigendom en creativiteit van alle betrokkenen aanmoedigt.

Wat zijn de kenmerkende woorden?

Professionele facilitators hanteren een andere woordenschat dan deelnemers aan een sessie. De professionals hanteren vooral de volgende woorden:

Faciliteren

Als je het vraagt aan deelnemers van een gefaciliteerde sessie, krijg je de volgende woordenwolk:

Faciliteren

Beide woordwolken geven een mooi beeld van welke impact een facilitator maakt en heeft.

Rollen facilitator

Als je beide woordwolken samenvoegt komt het volgende beeld van de rollen die een facilitator inneemt naar voren:

Rollen facilitator: Dirigent, Coach en Katalysator

Dirigent, Coach en katalysator? Een facilitator vervult dus drie rollen tegelijkertijd. Wat deze rollen inhouden is hierna beschreven:

Dirigent

De dirigent zorgt ervoor dat alle groepsdeelnemers al hun vaardigheden optimaal in zetten om naar het gewenste doel te komen.

dirigent

De benaming dirigent is bedoeld om de complexiteit aan te geven van het tot stand komen van het te leveren werk. Het lijkt wel op een muziekstuk: waar expertise, interacties en creativiteit samen dienen te komen.

Daarbij zijn regels en normen noodzakelijk. Die moeten worden nageleefd, om als team samen iets te bereiken wat een individu alleen nooit kan bereiken.

Coach

Een coach zorgt er voor dat de groep geholpen wordt met een constructieve manier van samenwerken.

Om het samenwerken te bevorderen worden de behoeften en wensen van de groep kenbaar gemaakt en wordt ervoor gezorgd dat het gewenste gezamenlijke resultaat bereikt kan worden

Katalysator

Een katalysator zorgt ervoor dat ideeën en meningen worden ingezet om het gewenste resultaat te bereiken.

Maar deze ideeën en meningen dienen veelal verfijnd te worden naar verder uitgewerkte ideeën, beslissingen, strategieën en afspraken. De katalysator neemt zelf niet actief deel aan het gesprek.

Wat doet een facilitator?

Wat een facilitator doet is veelal afhankelijk van de specifieke opdracht. Zo zijn er zijn verschillen tussen het faciliteren van een conflict of een reguliere vergadering.

Bekijk de woordwolken nog maar een keer. Dit zijn echter losse woorden die gezamenlijk een goed beeld geven, het is wellicht handig om een samenvatting te geven. In zijn algemeenheid kan je stellen dat een facilitator het volgende ‘doet’:

  • Een groep of team helpen met richting bepalen door een doel te laten bepalen.
  • Context (laten) delen en overeenstemming bereiken waar de groep of het team staat.
  • Het team samen te laten werken aan stappen om het doel te bereiken.
  • De ‘facilitator’ leest feitelijk de ruimte en zorgt voor vrije denkruimte bij de deelnemers. Ongemerkt volgt een facilitator veelal de Open Space principes.

Verantwoordelijkheden Facilitator

De verantwoordelijkheden van een facilitator zijn terug te brengen tot twee hoofdtaken:

1. Ontwerpen en plannen van de sessie

De eerste hoofdtaak is het leggen van een goede basis om de sessie het gewenste resultaat te laten leveren.

De basis van faciliteren van een sessie wordt gelegd doordat een facilitator een goed begrip heeft of krijgt van wat de doelstellingen van de sessie zijn en hoe deze bereikt kunnen worden.

Dit doet een facilitator vooraf door informatie in te winnen en door een goede agenda op te stellen. Op voorhand kunnen een aantal technieken of methodieken geselecteerd worden, waardoor een goed groepsproces tot stand kan komen.

2. Het faciliteren van de sessie

De tweede hoofdtaak is het daadwerkelijk faciliteren van de sessie. Daartoe zijn een aantal uitgangspunten beschreven:

  • Context en basisregels vaststellen en respecteren.
  • Deelname aanmoedigen.
  • Vrije discussies mogelijk maken.
  • Tijd en ruimte beheersen, het begeleiden van de processtappen met focus en participatie van het team.
  • Efficiënt groepsproces creëren door op de juiste momenten voor nieuwe impulsen te zorgen
  • Resultaten vastleggen (al tijdens het de sessie inzichtelijk maken)

Beide hoofdtaken zijn in grote lijnen beschreven. Toch is een goede facilitator wellicht een duizendpoot.

De facilitator als duizendpoot?

Op internet circuleren ‘toplijstjes’ met wat een facilitator allemaal wel niet moet kunnen. Onderstaand een samenvatting van veel voorkomende aspecten:

  • Vermogen om interactie zonder vooringenomenheid te stimuleren.
  • Goede luistergewoonten.
  • Heeft een natuurlijke gave om structuur aan te brengen in de discussie (parameters, doelstellingen, tijdsgrenzen, etc.).
  • Vaardigheid om een veilige omgeving te creëren en in stand te houden voor iedereen die betrokken is bij de discussie.
  • Is proactief in plaats van reactief in groepen.
  • Kan verbinding maken met de groep.
  • Heeft een hoog niveau van sociale intelligentie.
  • Creëert nieuwe mogelijkheden, zonder de discussie te sturen of de mening te geven. Door de juiste vragen te stellen.
  • Beweegt mee om vooruitgang mogelijk te maken.
  • Houdt de groep verantwoordelijk voor de (vooraf) gemaakte afspraken. Dus ook voor bijvoorbeeld de tijdsduur van de sessie.

Gesprekstechnieken van de facilitator

Tot nu toe heb je heel veel kunnen lezen over wat en hoe een facilitator zijn rol invult. Daar is een goede facilitator echter alleen toe in staat als hij of zij beschikt over voldoende gesprekstechnieken. Hieronder staan 8 gesprekstechnieken die de facilitator dient te beheersen. In willekeurige volgorde:

1. Inclusief

Alle deelnemers doen mee, maar niet iedereen is even goedgebekt. Een taak van de facilitator is ook minder spraakzame leden een bijdrage te laten leveren aan de discussie. Dit doet de facilitator door direct naar hun mening te vragen. Een andere methode is vragen of ze een vraag hebben.

In het artikel Wat zijn de leerstijlen van Kolb? worden verschillende leer- en denkstijlen genoemd. Voor een facilitator is het van belang om de verschillende stijlen te (her)kennen.

De achterliggende gedachte is natuurlijk dat niet iedereen op dezelfde manier leert of denkt. Een stevige aanmoediging om mee te doen kan ook averechts werken.

2. Parafraseren

Parafraseren is het uitdrukken van dezelfde inhoud die zojuist is genoemd, maar dan in uw eigen woorden om te controleren of u en de anderen hetzelfde begrip hebben.

3. Bruggen slaan en terugverwijzen

Dit helpt de groep de discussie te volgen en ideeën te verbinden door eerdere discussies of ideeën in herinnering te brengen.

4. Sonderen of peilen

Sonderen of peilen gebruikt de facilitator om de stemming of algemene mening van de groep over een bepaald onderwerp of punt in de discussie te bepalen.

duim omhoog

Hier zijn meerdere methodes voor, wellicht is de gemakkelijkste om duimen omhoog / duimen omlaag. Dit kan voldoende zijn om een indruk te krijgen van de algemene mening van het team of de groep.

5. Sturen

Met sturen wordt niet bedoeld dat de facilitator zijn mening ventileert of heel bewust stuurt naar ‘passende oplossingen’ van de facilitator.

De taak is het door- of bijsturen van vragen of opmerkingen. Dit stimuleert de groepsreflectie en vooral de betrokkenheid. De deelnemers worden in de discussie betrokken en meegenomen.

6. Veranderend perspectief

Als de groep op een bepaald moment in de discussie vast komt te zitten, zal de facilitator proberen om het perspectief te verschuiven en het probleem vanuit een andere invalshoek te laten bekijken.

7. Positief versterken

Het is belangrijk om mensen aan te moedigen, vooral degenen die minder assertief zijn, om hun mening te geven. De facilitator zal, als een deelnemer een goed punt naar voren brengt, dit zeggen. Daarmee laat de facilitator zien dat de inbreng wordt gewaardeerd.

Het effect hiervan is dat de inbrenger zich zelfverzekerd genoeg voelt om nog een ander idee naar voren te brengen.

8. Samenvatten

Het samenvatten van wat tot nu toe besproken is, zal de groep helpen om voort te bouwen op de conclusies die ze al hebben getrokken. Herhalen bevordert daarnaast het begrip voor posities en voor elkaar.

Voorgaande 8 gesprekstechnieken zijn de meest gehanteerde, weet jij er nog meer?

Tot slot

Je kunt veel technieken leren, maar voor faciliteren geldt: hoe meer je het doet, des te beter je vaardigheden zullen worden. Oefening baart kunst.

Spreekt het jou aan dat faciliteren eerder een kunstvorm is dan een wetenschap?

Leave a Comment