Open Space Technology (OST) is een methode die gebaseerd is op een filosofie die ervan uitgaat dat deelnemers aan een sessie een effectieve bijdrage kunnen leveren aan het oplossen van problemen, helemaal als het probleem voor hen belangrijk en/of duidelijk is.
Iedereen telt mee om de agenda te bepalen en door zich uit te spreken heeft iedereen invloed op het eindresultaat. Daarvoor hanteert men een ‘open ruimte’, deze is nodig om zich te kunnen organiseren rondom het thema.
Open Space Technology werd in de jaren 80 voor het eerst beschreven door Harrison Owen. Hij realiseerde zich dat de koffiepauze het meest interessante moment van de door hem georganiseerde conferenties was.
Hij ondervond dat de echt belangrijke gesprekken niet plaatsvonden tijdens het officiële programma, maar in de ‘tussendoortjes’. Op dit gegeven is de Open Space Technology gebaseerd.
Het is een heel simpel gegeven dat je absoluut herkent: in de (koffie)pauze praat je met iemand die je echt interesseert, waarmee je graag praat, vaak over onderwerpen die voor jou echt belangrijk of interessant zijn. En… je vertrekt uit het gesprek zodra dit niet meer het geval is.
OST is niets anders dan een geperfectioneerde methode om de ‘koffiepauze’ voortdurend vorm te geven met een simpele structuur om resultaat te bereiken.
Open Space Technology wordt inmiddels veelvuldig toegepast als een instrument om organisaties verder te ontwikkelen. OST is reeds toegepast als ‘vergadermethode’ voor groepen van 5 tot ruim 2.000 personen. De methodiek is honderden malen bewezen en er zijn diverse variaties op bedacht.
Open Space Technology?
Een interessant feitje is dat de benaming Open Space Technology geen enkel verband heeft met technologie. Ok, het is een techniek, maar het had net zo goed Open Space kunnen blijven heten of Open Space methode of – methodiek.
De toevoeging Technology aan Open Space is ontstaan toen een organisator van een evenement in India, Open Space wat interessanter wilde laten klinken en Technology achter Open Space plakte. De Open Space Technology benaming werd echter opgepikt door de New York Times, die de methode onder die naam bekend maakte. De rest is geschiedenis.
Een simpele beschrijving is dat Open Space Technology (OST) een methode is voor het organiseren van een bijeenkomst, waarbij deelnemers zijn uitgenodigd om zich te richten op een specifieke, belangrijke taak of doel. De deelnemers bepalen daarna zelf de agenda en gaan met elkaar in gesprek, waarbij hiërarchie geen rol speelt.
Voordat de methode volledig beschreven wordt is het wellicht handig om OST te vergelijken met traditionele seminars, congressen of conferenties.
OST is deelnemer gedreven, de locatie waar het evenement plaatsvindt is waar het gebeurt. De agenda is gedeeltelijk of grotendeels onbekend totdat de deelnemers aankomen. Veelal is de uitnodiging om deel te nemen beperkt tot het te bespreken thema. Kortom:
- OST is NIET gelijk aan een traditionele seminar, congres of conferentie.
- Er is GEEN vooraf opgesteld programma bedacht door de organisatoren.
- De sprekers worden NIET vooraf ingehuurd om hun verhaal te presenteren.
- Als deelnemer ben je NIET beperkt tot de rol van ‘toeschouwer of aanhoorder’.
Voor een correcte toepassing van OST zijn er slechts vier principes en 1 wet van toepassing. De beschrijving hiervan staat later in dit artikel.
Wanneer is OST zinvol?
Zoals voor elke methode geldt is het belangrijk dat je nadenkt voordat OST als ‘vergadermethode’ wordt ingezet. Voor elk vraagstuk zijn immers meerdere methodieken beschikbaar. Omdat OST in de basis een chaotisch patroon in zich herbergt is het zeker niet altijd de juiste keuze. Uit publicaties van de bedenker en verschillende voor- en tegenstanders van OST komt een patroon naar voren. Is er sprake van een:
- Belangrijk probleem of vraag?
- Hoge complexiteit (inhoud, belangen, meningen of combinaties)?
- Onbekende oplossing?
- Tijdsdruk?
Kan je alle vier voornoemde vragen met JA beantwoorden dan is er grote kans dat OST ingezet zou kunnen worden. Het kan dan heel leerzaam zijn om te starten met deze versimpelde stellingen en een ‘kleine’ OST te starten om (als organisatie) te leren.
Owen heeft in zijn boek ‘Open Space Technology – A User’s Guide‘ echter de voorwaarden veel specifieker beschreven.
OST werkt het beste als er voldaan wordt aan 4 voorwaarden:
- Hoge mate van complexiteit, in termen van de uit te voeren taken of behaalde resultaten. Een ideale situatie is waar een enkel persoon of kleine groep het probleem of situatie niet volledig kan begrijpen of oplossen.
- Een hoog niveau van diversiteit, in termen van de mensen die betrokken zijn bij en/of nodig zijn om tot een oplossing te komen.
- Echte of potentiële conflicten, wat betekent dat mensen zich echt zorgen maken over de centrale vraag of het doel.
- Urgentie, wat betekent dat de tijd om te handelen en beslissen eigelijk al ‘gisteren’ was.
Het advies van Owen is dat als bovenstaande 4 aspecten niet allemaal van toepassing zijn om dan voor een andere methode te kiezen. Het fijne van bovenstaande punten is overigens ook dat leiders anderen hard nodig hebben om tot oplossingen te komen.
Hiërarchie is dan niet meer belangrijk, de focus ligt op het tot stand komen van een oplossing, het creëren van nieuwe inzichten etc. Leiders erkennen dat zij het antwoord niet hebben en doen een beroep op jou, de organisatie of maatschappij om de OST sessie bij te wonen om tot een oplossing te komen.
Wat voor type vragen passen bij OST?
Onderstaand een paar voorbeeldvragen, waarvoor OST ingezet zou kunnen worden:
- Onze organisatiestructuur staat, hoe gaat het werken?
- Hoe ziet het ziekenhuis van de toekomst er uit? En hoe brengen we dat tot stand?
- Stikstof, een verstikkend probleem. Welke mogelijkheden zijn er?
- Hoe gebruiken we de Brexit om onze concurrentiepositie te verbeteren?
Het OST proces in 5 uitgangspunten
Er zijn 5 uitgangspunten in het proces van een OST bijeenkomst :
- Een open uitnodiging die het doel van de sessie benadrukt.
- Geen vooraf bepaalde agenda.
- Deelnemers (starten) in een kring.
- De creatie van een ‘marktplaats’ waar in volledige vrijheid gewinkeld kan worden met veel ‘ontsnappingsmogelijkheden’.
- Een fijne flow van wisselende plenaire sessies, groepssessies en breaks.
Deze uitgangspunten worden hierna verder uitgewerkt.
Het thema bepalen en uitnodigen
Het thema van de OST wordt vaak bepaald in een voorbereidings- bijeenkomst. Vanzelfsprekend wil je als organisator dat er mensen komen, je hebt immers een ‘hulpvraag’. Dan is het noodzakelijk om aan te geven waarom deze bijeenkomst anders is dan anderen. Het onderwerp zal zo gekozen worden dat anderen dit interessant vinden, erdoor geïnspireerd worden en al een bepaalde mate van interesse en focus m.b.t. het thema mee kunnen brengen.
Kortom, voor de bijeenkomst is er veelal een thema en/of doel ingebracht en een tijd en een locatie bekend gemaakt. Voor het gemak gaan we onderstaand er vanuit het thema zo aantrekkelijk is dat er mensen willen deelnemen.
Met OST kunnen zowel betaalde als onbetaalde deelnemers zijn uitgenodigd, maar zodra het algemene thema en focus eenmaal is verzonden raakt de organisator de sturing over het thema grotendeels kwijt.
De bijeenkomst
Er zijn meerdere vormen van Open Space Technology. OST kent van oorsprong een maatschappelijke insteek, de ontdekker Harrison Owen is priester en een burgerrechtenactivist. Hij richtte zich eerst op maatschappelijke vraagstukken. Maar toen hij het idee presenteerde op een management conferentie werd het idee zo goed ontvangen dat hij dit verder heeft uitgewerkt. OST is inmiddels zo ingeburgerd en in gebruik bij veel (commerciële) organisaties, overheden en NGO’s. De kans is dus groot dat jij (on)bewust al hebt deelgenomen aan een OST-bijeenkomst.
Hoewel het programma grotendeels gelijk is, zal de uitnodiging elke keer anders ervaren (kunnen) worden. Het is namelijk anders wanneer een topmanager van je eigen organisatie je uitnodigt voor deelname aan een OST of dat je een uitnodiging krijgt van een gerespecteerde universiteit of wanneer je zelf op een zelf gekozen OST-bijeenkomst instapt.
Het uitgangspunt blijft echter dezelfde: er is een hulpvraag, waar behoefte is aan jouw deelname. Door het delen van jouw kennis, ervaring en inzicht kunnen complexe uitdagingen wellicht worden opgelost. Tegelijkertijd biedt jouw deelname aan een OST een persoonlijke verrijking door nieuwe inzichten, kennis en netwerken.
OST procesbeschrijving
Als er dan gekozen is om Open Space Technology toe te passen voor een belangrijke vraag, met een hoge complexiteit, waar nog geen oplossing voor is en er ook nog sprake is van tijdsdruk. Dan werkt het op de dag(en) van de OST als volgt:
1. Opening en korte introductie
De ruimte is zo ingericht dat alle deelnemers in een cirkel zitten. Bij grote aantallen tracht men concentrische cirkels te maken. Meerder cirkels achter elkaar. Dat lukt soms niet, denk daarbij eens aan ruim 2000 deelnemers, maar dan wordt er toch een middelpunt vastgesteld waarbij zoveel mogelijk mensen elkaar kunnen zien. Sommige OST kiezen er dan voor om een ‘afgevaardigde’ van hun idee of stroming in een binnenste cirkel te plaatsen.
Er vindt een korte introductie plaats, veelal door degene die de uitnodiging heeft verstuurd. Dit kan een ‘leider’ zijn, een sponsor of een individu of groep die het thema heeft ingebracht en het doel van de Open Space sessie kort beschrijft.. Er is ook een facilitator aanwezig die de werkwijze van ‘Open Space’ uitlegt, de nadruk ligt op het duidelijk maken van het zelforganiserende aspect.
In deze introductie worden een aantal basisregels verteld:
- Alle deelnemers zijn gelijk.
- Iedereen brengt kennis en inzichten en iedereen leert hiervan.
- Alle deelnemers zijn spreker.
- Je bepaalt zelf het programma
- Het is jouw schema en tijd.
Een belangrijke boodschap is het verzoek om in te stappen met passie en het nemen van verantwoordelijkheid, want:
- Zonder passie is niemand in jouw verhaal geïnteresseerd.
- Zonder verantwoordelijkheid, gebeurt er niets en is er geen resultaat.
Maar dan ook nogmaals: het thema, de grondregels, de waarden en de focus van deze OST.
Wie verteld de deelnemers wat ze moeten doen?
Niemand. Iedereen neemt de verantwoordelijkheid voor zijn of haar beslissingen. Owen heeft hiertoe vier principes meegegeven en één wet die zorgdragen voor een passie, verantwoordelijkheid en flow in de OST bijeenkomst:
Volgens Owen komt nu de ideale facilitator in beeld. De ideale facilitator is ‘volledig aanwezig en volledig onzichtbaar’. De facilitator zorgt voor de fysieke en mentale “ruimte” voor de deelnemers om zichzelf te organiseren.
Een facilitator blijft echter ver weg van het leiden of beheren van de gesprekken. Een hoofdtaak is dat veiligheid, vertrouwen en beleefdheid wordt nageleefd.
De vier principes van OST zijn:
- Wie er ook komt, dit zijn de juiste mensen.
- Wanneer het begint is het juiste moment.
- Wat er ook gebeurt, is het enige wat er gebeurd kan zijn.
- Als het voorbij is, is het voorbij.
Dat kan je zonder meer aannemen, maar de achterliggende gedachte achter deze principes gaan veel dieper dan je o.b.v. deze simpele principes denkt.
Je hebt geen Manager, Minister President of CEO nodig om iets voor elkaar te krijgen. Het enige wat hoeft te gebeuren is dat men weet of herinnert dat je alleen maar mensen nodig hebt. Mensen die zich zorgen maken en bereid zijn om iets daaraan te doen. Controle kan dus achterwege blijven.
Wanneer het begint, is het juiste moment. Wat een …. , dan denken velen echter aan het startmoment van de sessie. Het gaat echter over creativiteit. In een juiste omgeving komt creativiteit eerder tot stand, het valt echter niet af te dwingen.
Wat er ook gebeurt … staat voor dat iets wat is gebeurt niet meer kan veranderen. Het is verleden tijd. Klagen, piekeren of terug willen naar voorheen helpt niet meer.
Wanneer het voorbij is het voorbij. Denk dus niet aan hoeveel tijd je nodig hebt voor een oplossing te bedenken, dat weet je niet op voorhand. Denk eraan dat je doorgaat i.p.v. te blijven herhalen wat er al gezegd of gedaan is. Ga door naar het volgende, gebruik bijvoorbeeld je twee voeten.
De Wet van de twee voeten
Als iemand zich in de loop van de bijeenkomst in een situatie bevindt waarin hij of zij niet leert of bijdraagt, moet hij of zij twee voeten gebruiken en naar een meer productieve plaats gaan. Deze wet heet ook wel de Wet van Mobiliteit.
Deelnemers die geen rekening houden met de wensen of meningen van anderen, blijven praten en niet luisteren, of onzinnige en niet productieve discussies hebben. Krijgen een snel en duidelijk einde. Men loopt weg.
Door de lengte van bovenstaande tekst lijkt het wellicht dat de introductie heel uitgebreid is. In werkelijkheid is deze kort, het doel is immers richting geven aan de sessie en de belangrijkste uitgangspunten meegeven. Als er sprake is van zeer grote groep deelnemers zou de inleiding en vast stellen van de agenda snel een uur kunnen duren, maar veelal is dat korter.
2. Agenda vaststellen
In de eerste 30 tot 90 minuten stellen de deelnemers een agenda samen. Dit is een onderscheidend kenmerk van OST. Er is geen vaststaande agenda, de deelnemers stellen zelf wel de agenda vast.
De deelnemers brengen de voor hun belangrijkste onderwerpen in. De enige voorwaarde is dat je een passie hebt voor het onderwerp en een discussie kan beginnen. De wijze waarop dit gebeurt is simpel. In het midden van de cirkel wordt het onderwerp medegedeeld door de inbrenger. Deze schrijven het op en plakken het onderwerp op een muur.
De onderwerpen worden door de inbrenger op een ‘bulletin board’ geplaatst. De inbrengers zorgen er daarmee voor dat er een ‘plekje ontstaat’. Men maakt duidelijk waar de ruimte is waar het onderwerp besproken gaat worden, hoe laat etc.
Deze onderwerpen kennen vaak een enorme hoeveelheid perspectieven: problemen, vragen, oplossingen, voorstellen, ideeën, gevoelens, technische en praktische zaken etc. Van belang is echter dat jezelf eigenaar bent van het door jou ingebrachte onderwerp. Er bestaat geen limiet aan het aantal onderwerpen.
Wanneer alle onderwerpen zijn geplaatst schrijven de deelnemers zich bij sommige vormen van OST in voor de voor hun interessante en specifieke onderwerpen. Een alternatief is dat bij de muur direct onderhandeld wordt door de deelnemers om zaken samen te voegen, naar voren te halen, een starttijd vast te stellen etc. Een ander alternatief is dat als er voldoende deelnemers zijn er parallel sessies plaatsvinden.
Dan wordt de werkagenda opgesteld. Als de agenda klaar is, beslissen de deelnemers welk onderwerp(en) ze willen bespreken.
3. De start en vervolg
Wat er nu gebeurt valt vaak niet te voorspellen. Door het zelforganiserende aspect lijkt de Open Space bijeenkomst op een levend iets. Als de afspraken voor de start van de sessie niet helder zijn verteld kan het zeer chaotisch worden. Dat gebeurt echter zelden. Want het blijkt dat de vier principes en één wet voldoende te zijn om uitzonderlijke resultaten te boeken.
Het kan echter ook zo zijn dat er een open marktplaats is waar je lekker gaat shoppen. Waar de inbrenger staat te wachten om de discussie op te starten. Hoe dan ook, je bent als deelnemer nergens toe verplicht. Je brengt jouw passie en verantwoordelijkheid. Je hebt je echter wel te houden aan de vooraf besproken regels van deze OST.
Na de eerste instructies en het aanmeldingsproces ontmoeten mensen elkaar in kleine groepsdiscussies, plenaire sessies, breaks of andere momenten. Ten minste zolang de sessies waarde toevoegen voor de deelnemers of de afgesproken eindtijd is aangebroken.
De inbrenger draagt zorg voor een verslag van de discussie en dat de inhoud van de discussie voor alle deelnemers inzichtelijk is. De voortgang van de discussie wordt veelal tussentijds al op een muur geplaatst.
De denkkracht van mensen die bij elkaar komen met passie en verantwoordelijkheid is een uitstekende voedingsbasis voor het creëren van nieuwe oplossingen en antwoorden voor complexe zaken.
Tijdens de OST zal er continue geschakeld worden om de ontwikkelingen bij te houden. vooraf gebeurt veelal door diverse vormen te introduceren, zoals kleine en grote groepsessies, plenaire sessies, breaks en het inbrengen van nieuwe onderwerpen, nieuwe afspraken, veranderende tijden, gesprekken en nieuwe schema’s. Tijdens de sessies kan er ook aanleiding ontstaan om zaken te veranderen.
4. Terugkoppeling
De inbrengers maken aantekeningen als het onderwerp besproken wordt. Deze aantekeningen worden verwerkt en (later) gedeeld met alle deelnemers. Vaak al tijdens de sessie(s), zodat er nieuwe inzichten kunnen worden meegenomen in andere sessies.
Wat je vaak ziet is dat de facilitator hier een rol in speelt. Hij helpt regelmatig met het ondersteunen van het verslag of document dat door de deelnemers wordt samengesteld.
5. Afronding
Nadat alle sessies zijn afgerond komt de hele groep bijeen en creëert of presenteert men een totaal overzicht. Ook hierbij ondersteunt de facilitator veelal. Dit totaal overzicht helpt met het inzichtelijk maken van alle gerealiseerde zaken en vormt een basis voor beslissingen, analyses of een eventueel vervolg.
Sommige Open Space sessies duren langer dan één dag. De groep bepaald dan de prioriteiten en de actieplanning gedurende alle dagen. De uitkomsten van de voorgaande dag kunnen een hele nieuwe richting geven aan de komende dag.
6. Resultaten
Er zijn verschillende resultaten voor deelnemers aan een OST. In een willekeurige volgorde:
- Continuous learning.
- Netwerken.
- Verbinding.
- Verantwoordelijkheid.
- Motivatie.
- Energie.
- Gehoord worden.
- Actief luisteren.
- Spreken.
- Etc.
Voor de thema bedenkers: veel inhoudelijke discussies in relatief korte tijd. De resultaten worden gedeeld en direct ingebracht in opvolgende sessies. Het zou zo maar kunnen zijn dat de aangereikte oplossing heel anders is dan de inbrengers ooit hadden kunnen bevroeden, maar de wijsheid van de minderheid en collectieve intelligentie zijn aan bod gekomen.
Leiders hebben het optimale uit de (directe) omgeving opgehaald, ze hebben erkend dat ze de oplossing niet wisten. Wellicht is er nu een oplossing of voldoende nieuwe inzichten om een andere richting in te slaan.
Sprekend over collectieve intelligentie nog even 2 benamingen voor het gedrag van de deelnemers. Er zijn ‘Bumblebees and Butterflies’. In het Nederlands: hommels en vlinders.
Hommels vliegen van groep naar groep van groep naar groep en doen aan kruisbestuiving. Ze delen kennis en helpen anderen verder. Vlinders zitten er ontspannen bij, denken of rusten. Tegelijkertijd ontstaan er interessante discussies om hen heen als mensen vlinders vinden en pauzeren om te praten.
Samenvatting
Open Space Technology (OST) is een eenvoudige maar diepgaande methode voor het faciliteren van bijeenkomsten. OST is volledig gebaseerd op de passies en interesses van de deelnemers, waarbij het programma ontstaat in het groepsproces.
De facilitator verteld de procedure voor de te bespreken onderwerpen en hanteert de 4 principes van Open Space Technology en de Wet van Twee Voeten.
Iedereen die geïnteresseerd is in een onderwerp schrijft het op, kondigt het aan bij de groep en plakt het op het aangewezen deel van de muur. Nadat alle onderwerpen bekend zijn gemaakt, staan de mensen bij de agenda-muur en onderhandelen ze direct over wijzigingen zoals het combineren van onderwerpen, de gesprekstijden of opdrachten.
Volgens de ontdekker, Harrison Owen, werkt OST omdat het de kracht van zelforganisatie erkent en volledig benut. Het bijzondere van OST is dat Owen geen juridische beschermconstructie rondom OST heeft gebouwd. Hij heeft slechts één wens:
‘Dat iedereen met een goed hoofd en goed hart OST wilt gebruiken en daarna hun verhalen en geleerde lessen ook vrijelijk wil delen.’
Harisson Owen
Open Space Technology is een onderdeel van de nieuwe scaling methodiek Fast Agile. Interessant is ook Wat is Theory U van Scharmer?, een theorie waar een variant van Open Space Technology terug te vinden is.