In dit artikel is een workshop beschreven waar je door het schrijven van een persbericht met het team (voordat je met een opdracht start) het beoogde resultaat gemakkelijker kan realiseren.
Start van een opdracht? Storytelling? Doe de workshop: schrijf een persbericht aan het begin!
Storytelling gaat over het delen van de context waarbij verschillende aspecten van dezelfde informatie worden uitgelegd vanuit verschillende perspectieven, zoals de wensen van de klant of verschillende interne afdelingsbehoeften. Hoe meer iedereen zijn standpunt deelt, hoe meer de kennis verdiept, wat een solide verhaal oplevert in een bedrijfscontext.
Wees een pro: schrijf een persbericht!
Ja zeker, creëer in een workshop gezamenlijk een persbericht aan het begin van de opdracht. Dat doet Amazon namelijk ook!
In dit artikel ga je mee in een productontwikkelingsreis en krijg je een agile workshop: schrijf een persbericht aan het begin aangereikt om door het team een ‘persbericht’ te laten maken.
Amazon: backwards denken.
Eerst worden wat interessante inzichten over Amazon’s productontwikkeling en managementbenadering gedeeld.
Amazon hanteert een de stapsgewijze aanpak van productmanagement en -ontwikkeling. Deze start met een achterstevoren benadering om hun product roadmap te structureren. Dit doen ze met een positioneringsdocument: ‘een soort persbericht’.
Dit positioneringsdocument helpt hen verder om na te denken over:
- Hun productvisie, om de cijfermatige doelen te beoordelen.
- Te begrijpen wie de doelgroep is.
- Helpt het hen om in latere instantie mogelijke problemen op een veel efficiëntere manier te evalueren.
Het genereren van ideeën en evaluatie.
Amazon heeft een klantgerichte benadering van productontwikkeling en -beheer. Ze gebruiken methodologieën zoals design thinking en empathie mapping om de behoeften van de klant te identificeren en te prioriteren
Amazon’s benadering van conceptontwikkeling is betrekkelijk eenvoudig. In plaats van te beginnen met het product zelf, werken we terug door te beginnen met het schrijven van het persbericht voor de innovatie.
Op deze manier is het productontwikkelingsteam afgestemd en mentaal bereid om kleine stappen te zetten in de richting van iets uitzonderlijks en nieuwswaardigs. Als ze eenmaal een overtuigend persbericht hebben, beginnen ze met het bedenken en ontwikkelen van een product dat past bij het persbericht. Dit verkondigden ze al in 2006 en is dit gedachtegoed inmiddels in de agile wereld omarmt en verder ontwikkeld.
Hoe ziet een regulier persbericht eruit?
Voordat de workshop: schrijf een persbericht aan het begin! wordt beschreven eerst nog wat algemene kenmerken van een regulier persbericht. Stel dat je een bericht zou sturen naar een verslaggever of nieuwsredactie. Wat zou er dan in kunnen staan?
Onderwerp: Een aandachttrekkende, interessante, duidelijke en beknopte one liner. De onderwerp regel moet pakkend zijn en van echt belang voor de ontvanger, anders is het onwaarschijnlijk dat het persbericht wordt gelezen.
Datum: Een datum is belangrijk omdat veel nieuwssites niet willen ingaan op oud nieuws.
Contact: Ontvangers moeten kunnen contacteren over het persbericht, voor het geval ze er vragen over hebben.
Teaser: Een of twee zinnen. Zie het als een elevator pitch. Gemakkelijk te lezen. Gemakkelijk te begrijpen en graag overtuigend.
Focus: breng focus aan. Belicht indien mogelijk één aspect van het nieuws. Dit kan eventueel worden aangepast, zeker als je het bericht maakt voor meerdere specifieke ontvangers.
Motivatie: Een zin over waarom mensen zich zorgen maken over dit nieuws. Als je er geen kunt bedenken, heb je waarschijnlijk geen nieuws dat de moeite waard is om over te berichten.
Geloofwaardigheid: Is er ondersteunend en overtuigend derde partij bewijs om dit verhaal te ondersteunen? Tenzij het verhaal gaat over iets dat duidelijk zichtbaar is in het publieke domein, zal je een soort van geloofwaardigheid moeten opbouwen.
Afzender: Wie ben jij om dit nieuws te delen? Stel een soort van persoonlijke of merkbevoegdheid en vertrouwen vast.
Als er onderdelen ontbreken in jouw persbericht, dan is de kans dat jouw ‘nieuws’ opgepakt wordt een stuk kleiner geworden. Nu zal de workshop: schrijf een persbericht aan het begin! worden beschreven.
De workshop
Mijn persoonlijke ervaring is dat een persbericht vaak te laat tot stand komt. Een verslaggever of redactiemedewerker vraagt zich regelmatig af waarom het bericht nog toegestuurd is. Voorgaande paragraaf is dan blijkbaar niet toegepast.
Je hebt voor agile werken echter een fantastisch instrument in handen als je een persbericht schrijft voordat het project start. Het werkmodel van de workshop: schrijf een persbericht aan het begin lijkt op de aanpak van Amazon.
Als je voorstelt om een persbericht te schrijven op voorhand, krijg je vanzelfsprekend reacties in de trant van: zullen we eerst eens beginnen met wat te doen? De reacties variëren van ongeloof, ‘doen alsof’ tot en met ‘leuk, wat een interessant idee’.
Het is geen workshop vol oeverloos gezwets, het is een workshop met de volgende doelen:
- Heldere productvisie creëren, vaststellen of uitbreiden.
- Het creëren van een gezamenlijk begrip.
- Standpunten op voorhand helder krijgen.
- Voordelen van eindproduct kunnen verwoorden.
- Hoe het product er straks ‘echt’ uit ziet.
- Stimuleren van de teamleden, omdat zij de nodige verandering brengen.
- Als het eindresultaat helder is, kan je er naar toe werken.
Doel van de workshop
Het doel is vanzelfsprekend dat je een persbericht schrijft waar je straks, als het project is afgerond, trots over wilt vertellen .
Het grote voordeel van een persbericht schrijven is dat het nauwelijks intimiderend is. Je hoeft geen creatief genie te zijn om een persbericht te schrijven. De ‘losse’ vorm van deze workshop, geeft ruimte om vrij te denken om goed aan te sluiten bij de klantwens.
Er zijn heel veel overeenkomsten met een brainstorm techniek, design thinking etc. Een persbericht schrijven is een leuke werkvorm, waarbij idealiter de stakeholders, de Product Owner en de team members deelnemer zijn. Amazon hanteert een limiet aan het aantal deelnemers, zij vinden dat een team niet meer dan 6-8 mensen moet hebben.
Wat interessant aan deze workshop is dat aan het einde van de oefening iedereen ‘er in zit’. Deelnemers weten wat er gaat gebeuren en zijn ze trots op hun persberichten en presenteren ze deze met verve.
Agile workshop: persbericht schrijven.
Onderstaand is de workshop beschreven. Die is vrij duidelijk. Na de startfase houd je als facilitator in de gaten of mensen vast komen te zitten. Mocht dit gebeuren, dan is het belangrijk om aan te geven dat je niet op zoek bent naar het perfecte persbericht. Je kunt ze helpen door en ander perspectief te bieden of aan te geven dat het gesprek is net zo belangrijk als het eindproduct.
1. Voorbereiding
- Plaats Brownpapers.
- Post its, papier, sharpies.
- Sjabloon persbericht
2. Start
- Start met een energizer die creativiteit vrijmaakt.
- Hanteer een groot brown paper met het persbericht sjabloon waar een regulier persbericht aan dient te voldoen. Alleen lijnen, laat het volledig leeg. Leg globaal uit.
- Verdeel de groep in teams van 3-4. Het is goed om stakeholders en teamleden te mixen. Voor elk subteam een eigen brown paper of whiteboard.
- Geef ze post-its, papier en sharpies.
3. Stel de scène in
Deze stap is erg belangrijk! De Amazone-persberichtaanpak is gebaseerd op het geven van een bestemming aan het team en een reden om ernaar uit te kijken om daar te komen.
- Je zou iets kunnen zeggen als: Stel je eens voor dat je bij jouw favoriete koffietentje zit. Je krijgt een lekkere cappuccino met een versnapering en je gaat online surfen naar nieuws over jouw organisatie. Fantastisch, je hebt een persbericht verstuurd en het is gepubliceerd door een belangrijke influencer. Wat staat er in het artikel?
- Leg uit dat het persbericht bedoeld is om de lezer enthousiast te maken. Het viert het succes van het project en benadrukt de manier waarop het de wereld een betere plek zal maken. Wees creatief. Je bent op zoek naar een verhaal dat mensen zouden willen lezen.
Sla deze stap dus absoluut niet over! Het verbindt het schrijven van een persbericht met voornoemde doelen.
4. Deel en creëer!
- Deel het sjabloon voor persberichten uit of schrijf het op het whiteboard.
- Beschrijf wat er nodig is in elke sectie van het persbericht, zoals beschreven in het sjabloon. U kunt ook het blanco persberichtensjabloon uitprinten en dat invullen.
- Beschrijf elk onderdeel van het persbericht. Het gemakkelijkste is om te beginnen met de Problematiek en de Oplossing ervan en dan te werken aan de rest van de template.
- Creëer!
5. Tijd
Stel een tijd beschikbaar voor schrijven en tekenen. Geef ze 20 minuten. Eventueel geef je ze nog 10 minuten extra, als ze het moeilijk vinden om het persbericht te schrijven.
6. Presenteer de persberichten
Geef elk subteam een paar minuten de tijd om hun persbericht op de muur te plakken en te presenteren aan alle aanwezigen (applaus!).
Vanzelfsprekend kan en hoeft het de eerste keer niet perfect te zijn, dat is ook niet het primaire doel van deze workshop. Al zal men na een aantal keren beduidende betere persberichten hebben,
Bespreek wat je hebt gezien. Vraag iedereen of ze iets opgevallen is of gemerkt hebben, voorbeelden hiervan zijn:
- gemeenschappelijke thema’s
- verschillen
- verrassingen
- nieuwe mogelijkheden
- toevoegingen of potentiële eigenschappen.
Regelmatig zal men vinden dat een combinatie van de persberichten het ‘ideale persbericht’ mogelijk maakt. Soms is er tijd, ruimte en de wens om meerdere persberichten samen te voegen tot één gezamenlijk persbericht. Dit kan, maar dient niet te leiden tot een ellenlang vervolg van de sessie.
Mocht in een uitzonderlijk geval blijken dat er 2 totaal verschillende visies bestaan, dan is een nieuwe sessie mogelijk of wenselijk.
7. Vastleggen
Fotografeer elk persbericht. Men kan een ‘persbericht’ verspreiden in de organisatie, maar let op! Het is verstandig om het persbericht dan ‘op te waarderen’. Hoewel dit erg afhankelijk is van het type organisatie.
Het opwaarderen van het persbericht kan nodig zijn. Het doel van deze sessie is immers niet om een perfect persbericht te schrijven, maar om inzicht in het gezamenlijk te realiseren eindresultaat te verkrijgen.
Een interne ontvanger van een niet opgewaardeerd persbericht, zou kunnen concluderen dat het persbericht bijvoorbeeld taalkundig niet juist is. Waardoor de hele workshop als ‘onder de maat’ kan worden beoordeeld. Of dat men allerlei andere wensen wilt inbrengen, terwijl dat de opdracht niet is.
Samenvatting
In dit artikel is de agile workshop: schrijf een persbericht aan het begin! beschreven waar je door het schrijven van een persbericht (voordat je met een opdracht start) het beoogde resultaat gemakkelijker kan realiseren.