De 5W2H methode is een efficiënt probleemanalyse tool. De 5W2H methode staat voor de 5 W’s: Wie, Wat, Wanneer, Waar, Waarom en de 2H’s staan voor Hoe en Hoeveel.
Het bijzondere aan deze methode is dat deze zo gemakkelijk toepasbaar is dat het eigenlijk vreemd is dat 5W2H niet bovenaan op elk ‘problem solving’ lijstje staat.
Deze hele simpele vragen helpen je om de onderliggende oorzaken van een probleem te achterhalen. De 5W2H analyse is een gestructureerd analysemodel met een praktisch stappenplan volgens vooraf bepaalde fasen.
Problemen Agile oplossen
In een Agile omgeving wil je snel reageren op veranderingen. Problemen zorgen namelijk voor hogere kosten, deze kosten kan en wil de organisatie zich niet veroorloven. Voor snel te kunnen reageren op problemen is deze methode uiterst geschikt. Met behulp van de vragen in het 5W2H model wordt het probleem of situatie volledig duidelijk.
Vanuit een strategisch perspectief is het altijd nodig om verbetermogelijkheden goed door te denken. Dat doe je door een stap terug te doen en de huidige situatie goed te beoordelen. De 5W2H methode zorgt er voor dat de juiste vragen op het juiste moment worden gesteld.
Probleemoplossing met de 5W2H methode
Probleemoplossing is het proces dat moet leiden tot een oplossing voor een probleem, vrijwel alle probleemoplossing methodes volgen min of meer de volgende stappen: probleem, model, norm, oorzaak, test en los probleem op.
Ook de 5W2H hanteert formele en beschreven technieken, waarbij anderen het gevolgde (denk)proces kunnen volgen en beoordelen. In vergelijking met andere methodes is deze methode: simpel, compleet en tijdsefficiënt. Tussentijdse aanpassingen en modificaties bij het doorlopen van het actieplan kunnen direct worden doorgevoerd.
De methode helpt je bij het uiteenrafelen van het probleem in verschillende fases naar kleine behapbare porties. Het geeft een bredere en diepere kijk en daardoor een beter inzicht in het werkelijke probleem.
De 5W2H methode zorgt voor dat er systemisch naar ideeën wordt gezocht en deze worden geïmplementeerd. Deze analyse tool wordt gebruikt door allerlei bedrijven, van klein tot groot. Workflows en acties worden immers op een goede manier geregistreerd. Men zet deze methode vaak in. Van het plannen van vergaderingen tot en met complexe projecten.
Hoe werkt de 5W2H methode
Wordt deze methode in jouw organisatie gebruikt of is het nog lastig om de 5W2H methode te implementeren? Onderstaand beschrijf ik het stappenplan om een uitdaging op een accurate en efficiënte manier aan te gaan. De onderstaande volgorde is niet vrijblijvend, want elke vraag die beantwoord is in de insteek van de volgende vraag. En dat is nou net waardoor deze methode zo handig is.
Toepassing bij een strategische issue.
De 5W2H methode is op meerdere niveaus inzetbaar, ik geef eerst een voorbeeld van een ‘strategisch’ probleem.
Hoe het start? Breng de stakeholders samen en start met het stellen van de volgende 5W2H vragen.
Wat?
Wat is het onderwerp? Analyseer patronen en de zwaarte van het probleem. Zorg voor een goed inzicht.
- Zorg voor duidelijke definities en analyseer of het systeem goed meet.
- Welke patronen zijn er te zien etc.
- Ook inhoudelijke vragen stellen als: wat gebeurt er nu echt.
Voorbeeld: Beschrijf de problemen van klanten die klagen of het productieproces waarvan medewerkers aangeven dat er een probleem is.
Resultaat:
- Wat zal er gedaan worden. Actiestappen en beschrijving.
Waarom?
Waarom zal het gedaan worden?
- Zijn er op voorhand logische verklaringen.
- Het stellen van de waarom vraag is overigens altijd een goede techniek.
- Je bent op zoek naar de reden.
Resultaat: Rechtvaardiging en reden
Waar?
Waar vindt het plaats?
- Ken de locatie(s) waar de fout wordt geconstateerd.
- Vaak een makkelijke vraag, maar er kunnen allerlei locatie- of gebiedszaken zijn waar nog niet over nagedacht is.
Wanneer?
Dit beantwoord vragen over tijd, data, deadlines en sequentie
- Wanneer vindt het plaats? Frequentie en tijd.
- Wanneer zal het gedaan worden?
- Wanneer start het en wanneer is het klaar?
Wie?
Deze vraag betreft mensen.
- Wie zijn de betrokkenen?
- en wie gaat het doen?
- Wie is verantwoordelijk?
Hoe?
Hoe gaat over:
methode en proces.
- Hoe zal het worden gedaan?
- Dit is afhankelijk van de situatie en zwaarte van het probleem.
Hoeveel?
Vragen over kosten, uitgaven en impact.
- Hoeveel kost het om het in orde te maken?
- Deze vraag kan ook gaan over statische waarschijnlijkheden, is er wel sprake van de juiste uitgaven t.o.v. het probleem.
Twee voorbeelden
Case: garagewerkplaats
Een fictief voorbeeld. In een garage komen opeens veel auto’s terug omdat de uitlaatgassen een rare kleur hebben. Bij alle auto’s is vorige week tijdens een servicebeurt olie ververst.
- Wat is het probleem? Auto’s hebben de verkeerde olie ontvangen.
- Waarom is dit een probleem? We moeten de motor reinigen, olie vervangen en gratis verversen.
- Waar zien we dit? Bij terugkomst van de auto.
- Wie heeft er last van? Klant.
- Wanneer zagen we dat voor het eerst? Afgelopen maandag.
- Hoe gebeurt dit? De grote oliekan is verkeerd bijgevuld.
- Hoeveel kost dit: X euro’s
De probleemstelling zou dan kunnen zijn:
Het probleem is dat er auto’s terugkomen na de servicebeurt, omdat ze tijdens de beurt de verkeerde olie hebben gekregen. Wanneer de olie wordt bijgevuld in de auto vind er geen controle plaats of in de grote oliekan wel de juiste zit. Dit resulteert in boze klanten en de auto moet gratis nieuwe olie krijgen. We denken dat het probleem zit in het bijvullen van de grote oliekan.
Case: informatie vergaren
Een ander voorbeeld waarbij 5W2H wordt ingezet, maar nu als techniek om informatie te vergaren.
- Wat ga je doen om de benodigde informatie te verkrijgen?
- Waarom maak je nu deze keuze?
- Waar sla je de informatie op?
- Wanneer controleer je of alle informatie beschikbaar is?
- Wie gaat het verder uitwerken?
- Hoe beslis je of de resultaten aan de verwachting voldoen?
- Hoeveel kost dit?
Hoe hanteer je de 5W2H methode goed?
Zoals je boven al gelezen hebt zijn er meerdere niveaus waarop je de 5W2H methode kan toepassen. Zorg er in elk geval voor dat de juiste stakeholders betrokken zijn. Dus ook het team en andere externe en interne partijen die gezamenlijk de juiste informatie kunnen verstrekken.
Er zijn 3 belangrijke criteria waaraan de 5W2H methode moet voldoen:
- Focus je op blijvende oplossingen. Dus de te ondernemen acties moeten erop gericht zijn om de oorzaak van problemen aan te pakken en niet gericht zijn op het bestrijden van effect dat een probleem veroorzaakt.
- Het zijn objectieve oplossingen, zonder bijwerkingen. Die dan alsnog weer opgelost moeten worden.
- Neem nooit, maar dan ook nooit direct het eerste goede idee als oplossing. Zorg ervoor dat er meerdere benaderingen, voorstellen, analyses plaatsvinden waaruit meerdere opties en acties met meer reikwijdte zullen komen.
5W1H methode
Er bestaat ook een 5W1H methode, deze is vrijwel gelijk aan de bovenstaande 5W2H methode. De vragen bij de 5W1H methode zijn:
- Wat?
- Waarom?
- Waar?
- Wanneer?
- Wie?
- Hoe (alleen de methode, geen ‘hoeveel’)
De 5W1H methode wordt vaak toegepast in Lean.
Een snelle methode om naar problemen en hun oorzaken te kijken is het Pareto principe, de bekende 80-20-regel.