De Sprint wordt afgesloten met een Sprint Retrospective. In dit event wordt de Sprint door het team geëvalueerd en worden verbeterpunten benoemd die worden meegenomen in de volgende Sprint. In de Sprint Retrospective gaat het over ‘continue verbeteren’. Hoe goed een team ook is, er zijn altijd verbeteringen mogelijk.
Team reflectie
De Sprint Retrospective is normaal gesproken het laatste event van de lopende Sprint. Het team reflecteert het teamproces, werkwijze en de onderlinge relaties. Los van de inhoud bespreekt het team hoe ze het hebben gedaan en wat ze zouden kunnen verbeteren.
Het hele team is aanwezig, dus ook Scrum Master en Product Owner. Vaak is een uur genoeg, maar als de vlam in de pan slaat door escalatie van een issue, kan het veel langer duren. Dit kan leiden tot (stevige) meningsverschillen, waar de Scrum Master of Agile Coach al zijn vaardigheden zal moeten inzetten om dit goed te begeleiden.
Waarom een Sprint Retrospective?
Om een Sprintdoel te bereiken werkt men samen. Samenwerken is niet altijd vanzelfsprekend. Samenwerken vraagt om Shared Values en wederzijds begrip voor verschillende meningen, opinies en achtergronden. Een Retrospective maakt ruimte om verbeterpunten (ook verschillen) bespreekbaar te maken en creëert van een groep individuen een hecht team.
Eenvoudige Retrospectives
De basis van elke Sprint Retrospective kent een hele simpele benadering. Het team moet instrumenten aangedragen krijgen om op een vrije en creatieve wijze over team samenwerking en de daarbij behorende verbeterpunten te kunnen praten.
Eerste Retrospectives
De eerste Sprint Retrospectives gingen uit van drie simpele vragen:
- Wat ging er goed?
- Ging er niet goed?
- Wat gaan we anders doen?
Deze vragen werden geïmporteerd uit het klassieke projectmanagement en leidden vaak tot proces gerichte oplossingen i.p.v. team verbeteringen. Op deze vragen kan je nog steeds terugvallen, met name als de verwachting bestaat dat processen verbetert kunnen worden. Er zijn een aantal nieuwe methodes waarvan ik de eenvoudigste Retrospective methode eerst behandel.
Eenvoudige Retrospective
De eenvoudigste Sprint Retrospective methode is dat elk teamlid aangeeft waarmee men moet:
- Starten om te gaan doen.
- Stoppen met te doen.
- Doorgaan met te doen.
De vorm varieert, maar deze methode levert concreet een ideeën lijst op. Zodra er een lijst is met brainstorm ideeën, stemt het team voor de belangrijkste items die meegenomen gaan worden in de komende Sprint. Je kan niet alle items meenemen, focus op één tot drie items. Deze plaatst men in de Sprint Backlog voor de komende Sprint.
Deze variant heb ik beschreven als de start, stop en go variant. (klik)
Retrospectives in 5 en 7 stappenplannen
Inmiddels zijn de Sprint Retrospectives gegroeid tot 5 en 7 stappen plannen.
Een grote gemene deler is beschreven door Esther Derby en Daine Larsen in het boek Agile Retrospectives uit 2006. Zij hanteren een 5 stappenplan.
5 stappenplan
- Set the stage. Zorg ervoor dat deelnemers in een de juiste stemming zijn zodra ze arriveren.
- Verzamel data. Help iedereen met het herinneren, creëer een gezamenlijk informatieplatform.
- Genereer inzichten. Waarom gebeuren de dingen zoals ze gebeurt zijn, herken patronen, zie het grote plaatje.
- Beslis wat te doen. Pak een paar issues om aan te werken en zorg voor concrete actieplannen en hoe je ze gaat opvolgen
- Sluit de Retrospective. Maak follow-up afspraken, waarderingen, zorg voor duidelijk einde en hoe de volgende retrospective verbetert kan worden.
Bovenstaande 5 stappenplan is een vaak gebruikte vorm.
6 en 7 stappenplan
Het 5 stappenplan is door Caroli en Caetano in 2015 in het boek Fun Retrospectives weer verder uitgewerkt. Hier gaat men uit van 6 stappen, Waarop Caroli een 7 stappenplan heeft geïntroduceerd. Caroli gaat uit van Context, Prime Directive, Energizer, Check-in, Main Course, Filtering en de Check Out. Elke bedenker van een nieuwe Retrospective methode heeft een belangrijk inzicht ingebracht.
Wellicht de belangrijkste toevoeging van de nieuwere methodes de nadruk voor de vorm van de te voeren Sprint Retrospective. Een Scrum Master of Agile Coach kan veel bereiken met een Retrospective door te kiezen voor een goede vorm passend bij de situatie van het team. De vraag is: Welke behoefte heeft het team en welke Retrospective vorm heeft dan het meeste impact heeft op het team?
De eenvoudige Scrum Sprint Retrospective methode heeft zich inmiddels ontwikkelt tot een breed scala aan specifiek gerichte Retrospectives met verschillende doelen en gericht op de mate van volwassenheid van het team en/of specifieke issues.
Door de enorme toename aan Sprint Retrospectives worden er steeds meer varianten bedacht. Inmiddels zijn er tientallen, wellicht honderden varianten. De gereedschapskist van de Scrum Master of Agile Coach wordt niet alleen voller, maar ook wordt het gereedschap complexer. Een mooie uitdaging!
Tot slot!
Wat er in de Retrospective besproken is, blijft normaliter binnen het team. De afgesproken actiepunten worden voor iedereen zichtbaar op het bord geplaatst en zijn dus voor iedereen open te lezen. Stakeholders en/of manager kan het team dus in gesprek gaan over de gemaakte afspraak.
Klik voor een voorbeeld van een retrospective.
Een retrospective over feedback? Lees dan het artikel ik-ik-jij feedback methode.