De ik-ik-jij methode is een prettige methode voor een team om feedback te geven en te ontvangen. Vooral omdat het team afspraken kan maken tot hoever de feedback reikt.
Feedback geven en ontvangen is een noodzaak om een high performing team te bouwen, zonder feedback komt een team niet volledig tot bloei en bereikt het team nooit de performing fase.
En toch, vinden we het allemaal soms moeilijk om feedback te geven. Met feedback ontvangen hebben we vaak wat minder moeite, mits het op een goede manier gebeurt. Toch voelen velen een drempel om feedback te geven. Feedback is vaak confronterend en kan als onprettig worden ervaren. Stel je toch eens voor dat er een stevige reactie op jouw feedback komt….
En toch, er is geen andere keuze. Feedback geven en ontvangen is een vaardigheid die je wilt leren. De ik-ik-jij feedback methode is een handige en simpele feedback methode. De methode heb ik beschreven als een retrospective.
Retrospective Feedback
Als Agile Coach zal je regelmatig worden gevraagd om een retrospective te houden met als onderwerp Feedback.
De eerste vraag die je aan jezelf kunt stellen is: Waarom dit onderwerp wordt ingebracht? Heb je dingen nog niet gezien? Is er sprake van onzekerheid? Is er een inhoudelijk werkprobleem? Zijn er relationele problemen? Maar dat zijn allemaal aannames, dus stel vragen: waarom, waarom, waarom?
De vraag naar een feedback sessie is veelal bedoeld om feedback bespreekbaar te maken in het team, waarbij het (nog) niet echt gaat om een volledige feedback training. Een aantal of zelfs alle teamleden voelen dat dingen niet worden uitgesproken. De echte vraag is dus niet altijd het krijgen van een Feedback training. Dat is namelijk de achterliggende vraag: hoe doorbreken we de huidige situatie?
Men is vaak best wel in staat om een vorm van feedback te geven, maar het creëren van een veilige feedback omgeving, waarbinnen afspraken gelden over een methode, is gewenst.
Een vraag om een feedback retro is een fantastische vraag voor een coach! Het team wilt verbeteren en weet zelf wat er moet gebeuren. Dus hoe gaan we elkaar aanspreken op ongewenst gedrag?
Belemmeringen
Realiseer je dat er belemmeringen kunnen zijn. Feedback is mogelijk afhankelijk van de volgende vragen, teamleden vragen zich bijvoorbeeld het volgende af:
- Heb ik het wel goed gezien?
- Als ik zeg dat ik last heb van bepaald gedrag wat is de reactie dan?
- Mag ik dit eigenlijk wel zeggen?
- Blijft onze relatie dan goed?
- Wat krijg ik terug?
- Durf ik het wel?
- Wat vind het team ervan?
- Etc.
Dit lijken allemaal valide redenen om je mond maar te houden. Alleen blijft het dan broeien, dit leidt of tot een uitbarsting, blokvorming of stilzwijgen. In alle gevallen leidt het tot elkaar niet meer verder willen helpen. Soms wilt een deel van het team zelfs weer een ’teamchef’, die het overneemt…
De ik-ik-jij feedback methode.
De ik-ik-jij feedback methode is slechts één van de vele feedback methodes. Om slechts een paar feedback methodes te noemen: OEPS, Sandwich, 4G, STAR etc.
Waarom dan de ik-ik-jij feedback methode? Lees eerst even de onderstaande vraagstellingen.
Feedback geven.
- Ik zie/merk dat (dan zeg je welk gedrag je precies hebt gezien, gehoord of waargenomen).
- Ik vind daarvan…/Dat komt op mij over… (dan zeg je waar je last van hebt, of te wel je geeft aan dat het getoonde gedrag bij jou iets doet.
- Herken je dat? Klopt dat? (een toenadering zoeken tot de ander en bedoelt als herkenning van de vraag. Als de ander in de verdediging gaat, ga dan terug naar stap 1 en 2)
- Vraag om ander gedrag. Welk gedrag wens je (niet) te zien, of te wel spreek je wens uit. Ik wil graag dat jij …..
Opmerking: zie bovenstaand de vetgedrukte ik-ik-jij
Feedback ontvangen.
- Hoor de feedback aan. Luister zonder je te gaan verdedigen.
- Vraag door naar wat de ander precies bedoelt.
- Bevestig de ontvangst van de feedback, vat samen wat je zojuist heb gehoord.
- Reflecteer het gevoel:
– hoe denk jij dat de ander zich voelt, wat heeft jouw gedrag te weeg gebracht,
– hoe je jezelf voelt - Vertel eventueel wat je met de feedback doet.
- Beoordeel de feedback. Je bepaalt zelf of je er iets mee doet of niet. Het is verstandig om bij jezelf ten rade te gaan als je dezelfde feedback meerdere keren heb ontvangen, zeker als deze uit diverse bronnen is gekomen.
- Bedank degene die feedback geeft.
Nu je bovenstaande gelezen hebt, zal je begrijpen dat het een van de vele methodes is. Het is een simpele feedback methode die snel uitgelegd en geoefend kan worden.
Schrijf bovenstaande vragen op 2 grote vellen en neem deze mee naar de retro.
Oefenen in retrospective!
In de retrospective oefen je bovenstaande methode volledig. Je ziet dan direct dat voornoemde belemmeringen een rol spelen.
Zorg er dus voor dat het veilig is en blijft en hanteer dus de juiste retrospective volgorde. Dus eerst een check in!
Werkvorm feedback geven en krijgen
Vraag na de check in letterlijk nogmaals waarom deze feedback sessie is. Start met het laten schrijven van post-its en deze onder de vraag ‘wat is feedback?’ hangen’.
Laat dan zien dat durven aanspreken de eerste stap is van feedback. Neem letterlijk het voortouw. Idealiter heb je in de dagen voor de sessie al een aantal opmerkingen gemaakt naar een aantal teamleden. Een aantal simpele voorbeelden: wat ben je/zijn jullie weer vroeg vandaag, het bord is door jou goed bijgehouden o.i.d. Doe wel een oprechte constatering, zeg het niet om een voorbeeldje te hebben voor de feedback sessie.
Zorg voor houvast: hang bovenstaande regels op en laat het team zich zo opstellen dat ze deze kunnen zien! Laat de deelnemers letterlijk de woorden gebruiken die in het model gehanteerd worden. Dit helpt bij het creëren van een veilige situatie. Gebruik bovenstaande voorbeelden als een start van een feedback sessie, gebruik zelf ook letterlijk de juiste woorden.
Tijdens de Retrospective ligt de gesprekstechniek behorend bij de ik-ik-jij feedback methode vast. Gebruik maken van de juiste woorden en methode is tijdens de sessie een voorwaarde. Als facilitator onderbreek je een teamlid als deze gaat uitweiden, verdedigen of zelfs wegduikt. De belangrijkste reden hiervoor is dat men zich realiseert dat het voor de feedback gever heel moeilijk is om je niet nader te verklaren of uit te weiden. Het laten realiseren dat dit reflex belemmeringen in stand houdt is een belangrijk onderdeel van de sessie.
1. Start met positieve feedback geven.
Laat het team twee rijen maken, in tweetallen tegenover elkaar en oefen alleen de eerste stap! Ik zie, ik merk dat, en dan de positieve feedback. De ander hoort de feedback alleen aan.
Iedereen in de rij geeft degene tegenover hem/haar een positieve feedback. Laat iedereen meeluisteren en laat alle deelnemers om de beurt een positieve feedback geven.
Dit is een prima start. Het is vriendelijk, er wordt gelachen, maar er blijft nog wel wat spanning.
Mijn voorkeur gaat uit dat er nu van één rij iedereen een positie opschuift. Zodat men tegenover een ander komt te staan.
2. Start met feedback ontvangen
Na het oefenen door een aantal groepsleden met een positieve feedback, onderbreek je de sessie en vraag je de ontvangers om vanaf nu de eerste 3 punten te hanteren. Het blijft nog wel positieve feedback, je traint nog steeds de volgorde van de zinnen. Maar inmiddels heeft men dat steeds minder door, dus je blijft als facilitator vooralsnog sturen op de juiste bewoording.
- Hoor de feedback aan; luister zonder je te gaan verdedigen.
- Vraag door naar wat de ander precies bedoelt.
- Bevestig de ontvangst door samen te vatten.
Doorschuiven, andere combinaties
3. follow the flow.
Vaak merk je dat na een paar positieve feedbacks het ijs gebroken is. Dan laat je de feedbackgever het 2e en 3e punt meenemen. Een eerdere feedback kan eventueel verder worden uitgebouwd er hoeft geen nieuwe feedback verzonnen worden.
Je ervaart direct dat het uitspreken van het bijbehorende gevoel een ander effect oproept. Maar omdat het allemaal nog steeds positief is blijft er een goede sfeer.
Dan bouw je door totdat het hele vraagspel heeft plaatsgevonden.
4. Dan start je met negatieve feedback
Het is afhankelijk van de situatie of je nog een tussenstap moet inbouwen. Als je merkt dat er sprake is van zekerheid of beperkte onzekerheid kan je in een keer het volledige vraagspel begeleiden. Loop nogmaals de hele ik-ik-jij methode door. Voelt het allemaal wat te gespannen aan dan kan je weer opbouwen zoals in stappen voor de positieve feedback. Maar als facilitator kan je ook kiezen om verder te gaan , dat is een kwestie van aanvoelen. Een aantal keer oefenen met dezelfde negatieve feedback geven of aanhoren is namelijk ook niet echt lekker. Als je de opbouw splitst, dan tussentijds wel een plaatsje opschuiven.
Laat teamleden 1 op 1 oefenen, anderen luisteren toe.
Het belangrijkste voor de facilitator is dat de deelnemers niet gaan uitweiden, toelichten of alsnog een monoloog of verhalenbundel gaan produceren. Het gaat ogenschijnlijk nog steeds om de techniek, maar inmiddels worden de eerste negatieve feedbacks gegeven. De sfeer verandert, maar door de eerdere hoeveelheid positieve feedback kan ieder meer hebben.
Let wel: deze sessie is bedoelt om feedback te geven en te ontvangen. Het is een methode om feedback mogelijk te maken en heeft niet als doel om conflictbeheersing toe te passen. Daar zijn andere methoden voor.
5. Afronden
Tijdens de sessie, regelmatig bij het afronden krijg je absoluut de vraag waarom je je aan de gestelde regels moet houden? Komt namelijk vrij onnatuurlijk over. Dit is ook een feedback! Benoem dat! Vraag direct wat het met de gever doet, benoem wat het met jou doet en bedank voor de feedback.
Je kan daarna ook feedback teruggeven aan de teamleden. Benoem dat je feedback teruggeeft, maar zorg ervoor dat je ook dezelfde zinnen gebruikt.
Voorbeelden:
- Ik zag dat jij (persoon x) in de eerste sessie je ging verdedigen.
- Ik merkte dat jij (persoon y) moeite had om gestructureerde feedback te ontvangen, en zag als facilitator dat je geïrriteerd was (of: maar dat is toch de reden waarom het team om deze feedback sessie heeft gevraagd?)
- Klopt dat?
- Ik zou graag willen dat jij je openstelt voor feedback ontvangen.
Overigens bevestig altijd dat het een onnatuurlijke manier is om de vragen standaard op deze manier te stellen, maar zonder houvast gebeurt er niets.
Actiepunt
Vraag de teamleden wat ze van de ik-ik-jij feedback methode vinden! De meesten zijn blij dat ze tijdens de sessie hebben geoefend en dat het achteraf erg meeviel.
Vraag dan aan het team welk actiepunt ze meenemen. Dan zie je dat een klein uurtje oefenen wel de drempel heeft verlaagd, maar de drempel nog niet altijd volledig heeft weggenomen. Jij bent toch ook altijd nieuwsgierig waar het team zelf mee komt? Het leukste is natuurlijk als de teamleden zelf aangeven dat de volledige feedback methode vanaf nu zal worden toegepast.
Als er moeite is met een actiepunt te definiëren, geef dan de vraag om het team wellicht de eerste stap (het aanspreken) de komende 2 weken zou willen oefenen? Willen ze daarna verder uitbouwen, dat is vanzelfsprekend ook goed.
Welk actiepunt ze ook kiezen, het is natuurlijk wel zaak om de vinger aan de pols te houden. Feedback geven en ontvangen kunnen teamleden ook na de training lastig blijven vinden. Dus in een latere sessie, zoals de dagstart, retrospective etc. benoem je het als feedback achterwege blijft.
Checkout.
Je eindigt de ik-ik-jij feedback methode sessie met een checkout.