Een affiniteitsdiagram is een hulpmiddel om een grote hoeveelheid gegevens te verkrijgen, ordenen en te beoordelen door het creëren van categorieën o.b.v. overeenkomsten.
Met behulp van dit hulpmiddel breng je dus een set van gegevens bij elkaar door ze te groeperen in zinvolle categorieën die gebaseerd zijn op gemeenschappelijke relaties of thema’s. De data komt veelal voort uit brainstorm sessies, onderzoek, bijeenkomsten, lean coffee sessies etc.
Andere benamingen voor een affiniteitsdiagram zijn: overeenkomstendiagram, de KJ-methode, overeenkomst diagram, verwantschapsdiagram, verwantschapsschema, affinity diagram, affinity chart en affinity mapping.
De KJ-methode is een afkorting van de naam van de bedenker: Jiro Kawakita. Een Japanse antropoloog die in de zestiger jaren met zijn model creatief, intuïtief- en analytisch denken van teams samenbracht.
Deze methode wordt, in een moderne vorm, veel gebruikt binnen agile werken: als brainstorm methode, binnen Lean Six Sigma, maar ook als design thinking methode. Velen zien het ook als een management tool of planningstool. In dit artikel zal met name de brainstorm methode worden beschreven.
Het doel van een affiniteitsdiagram
Het doel van een affiniteitsdiagram is een complexe set van gegevens te groeperen zodat je verbanden kunt leggen en patronen kan identificeren. Daarna geeft men de gedefinieerde groepen een naam. Deze groepering noemt men thema’s of gemeenschappelijke groepen. De officiële termen die men daarbij hanteert zijn affiniteitssets of affiniteitsgroepen.
Dat klinkt complex, maar het doel is dus het leggen van verbanden en het identificeren van patronen. Waardoor men de complexiteit uit de berg gegevens tracht te halen.
Wanneer de KJ-methode toepassen?
Het bijzondere is dat de overeenkomsten diagram volledig geïntegreerd is in agile werken. Velen weten dit echter niet. Dus is het verstandig om eerst een aantal mogelijke signalen te benoemen.
Een belangrijk signaal is dat geconfronteerd wordt met veel gegevens, complexiteit en/of veel betrokkenen met verschillende inzichten uit creatieve processen. En je nog niet weet wat je ermee kunt.
Heel herkenbaar is de situatie waarin je nog niet in staat bent om een goede omschrijving te geven van wat er nu precies speelt. Vaak komt dit doordat er nog geen structuur is in de beschikbare data. Deze data bestaat immers vaak uit (deels onbekende) feiten en meningen over complexe zaken. Het verkrijgen van de juiste inzichten is noodzakelijk.
Een andere situatie is wanneer de standaardoplossingen, denkwijzen, uitgangspunten te kort schieten. Kortom. als het team oude denkpatronen dient te doorbreken. Het beproefde middel is dan een brainstorm en deze bijvoorbeeld in de vorm van een affiniteitsdiagram.
Het doel van een brainstorm is dat deze inzichten verschaft en daarmee een resultaat oplevert. Je gaat dus tijd besteden met een groep of team aan het ophalen van heel veel ideeën.
Binnen deze brainstorm methode zijn er meerdere ‘voorschriften’, deze volgen later in dit artikel.
Waar je naar op zoek bent is een oplossing voor het voorliggende complexe probleem, welke kan worden uitgevoerd en ook nog de ondersteuning van de organisatie krijgt.
Waarvoor de KJ-methode toepassen?
Een affiniteitsdiagram pas je toe voor diverse redenen,het gemakkelijkste is om een aantal voorbeelden te noemen:
Een complex vraagstuk
Op voorhand weet je vaak al dat je uit diverse disciplines en denkrichtingen ideeën nodig hebt. Dat doe je door iedereen bij elkaar te brengen en gezamenlijk op zoek te gaan naar creatieve oplossingen.
Bij veel data
Je hebt veel input, maar het blijkt nogal verwarrend. Wat je dan wilt is die input (laten) sorteren en organiseren naar logische samenhang. Dit dient op een begrijpelijke manier te gebeuren. Alle deelnemers aan de sessie dienen te begrijpen hoe de sortering tot stand komt.
Voor betrokkenheid
Een belangrijke bijdrage aan een volwaardige discussie wordt mogelijk doordat het totaal van handelen zorgdraagt voor een gezamenlijk beeld, w.o. gegevens verkrijgen, sorteren, benoemen en oplossingsrichtingen te formuleren. Hierdoor ontstaat betrokkenheid.
Als brainstorm
De basisgedachte van een brainstorm voor complexe uitdagingen is het ruimte maken voor en het creëren van nieuwe denkrichtingen. Daardoor kunnen verrassende oplossingen tot stand komen. In dit artikel ligt hier de focus, omdat het KJ model goed als brainstorm inzetbaar is.
Voor de eindpresentatie
Door de later beschreven voorschriften van het KJ model is het gemakkelijk om het eindproduct, het affiniteitsdiagram, in de organisatie te delen.
Voorbeeld affiniteitsdiagram
Het is tijd om een conceptvoorbeeld van een affiniteitsdiagram te tonen. Zie onderstaande afbeelding.
In bovenstaande afbeelding is de gelaagdheid van een top level, en sub-level te zien, er bestaan ook versies met een ’third level’. Het is de bekende ‘hark’ waar elke keer een groep van ideeën kan worden samengevoegd.
Samenstelling team
Voordat je een complex probleem wilt oplossen denk je eerst aan de samenstelling van het team. Het KJ-model komt uit de zestiger jaren. Toen was het advies om groepen niet groter te laten zijn dan 6 personen. Waarbij grotere groepen dienen te worden opgesplitst naar groepen van 6 of minder deelnemers.
Het onderwerp is in het huidige agile tijdperk veelal bepalend voor de keuze voor de deelnemers. In het ene geval wil je alleen experts over het onderwerp, in een ander geval wil je alleen een specifiek team of juist een zo gemêleerde groep als mogelijk. Het doel van de sessie bepaald hoe je dit insteekt.
De KJ-theorie hanteert een andere, meer voorschrijvende, benadering. Het team bestaat uit maximaal 6 personen, is divers en bestaat uit teamleden met allerlei verschillende achtergronden, zoals verschillen in leeftijden, sekse, beroep en status.
Daarbij hanteert men voorschriften als: ten minste twee of drie mensen met twee of meer expertisegebieden. Daarnaast diende men, om het team flexibel te maken en beter samen te werken, het team aan te vullen met verschillende type teamleden.
Bij voorkeur worden ook stakeholders toegevoegd: klanten, leveranciers, marketing, IT etc. Zodra er klanten worden toegevoegd was het advies om ook collega’s uit de frontoffice uit te nodigen.
Kortom, heel veel voorschriften die weliswaar elke keer anders kunnen worden ingevuld. Maar, wel erg richtinggevend. Overigens herken je tevens een stap voorwaarts naar ‘het luisteren naar anderen’.
Omdat deze methode al wat langer bestaat volgt hierna een aantal stappen die voor agile werkenden heel herkenbaar zullen zijn.
Een affiniteitsdiagram in 6 stappen
Een affiniteitsdiagram bestaat uit een zes stappen:
1. Selectie
Selecteer de deelnemers, in voorgaande alinea staat beschreven hoe je dit zou kunnen doen.
2. Brainstorm
Organiseer een brainstorm, kies een methode die bij het onderwerp past. Schrijf bij de start het onderwerp op, maak het duidelijk en laat hierop reageren d.m.v. post-its.
3. Post-its of systeemkaarten
Maak afspraken over het plaatsten van post-its. Systeemkaarten worden niet zo vaak meer gebruikt. Het plaatsen van post-its kan volledig vrijblijvend zijn, maar men kan ook kleurafspraken maken als een eerste segmentatie. Bijv. ‘rood’ heeft betrekking op it.
Laat zoveel mogelijk ideeën produceren, het model kan duizenden ideeën aan. Hanteer voor de eerste ronde een vast tijd, bijvoorbeeld 10 tot 15 minuten, hanteer eventueel meerdere brainstorm methoden om zoveel mogelijk ideeën te genereren.
Alle post-its op de wand! Het doel is een canvas te creëren van allerlei ideeën, zonder direct te groeperen.
4. Groeperen
Bekijk de ideeën. Je zoekt naar overeenkomsten of dat ze op een of andere manier aan elkaar gerelateerd zijn.
Binnen het affiniteitsdiagram wordt nu geadviseerd om zelfstandig zonder te praten post-its te verplaatsen in logische combinaties. Het achterliggende idee is dat er geen meningsverschillen ontstaan. Tevens creëert het vrijheid om tot een geheel nieuwe indeling te komen, welke ook nieuwe inzichten kan leveren.
Het groeperen is geen rocket science, de groepering dient ‘instinctmatig’ plaats te vinden. Laat de teams hier dus niet te lang over nadenken. Er zijn twee hoofdindelingen welke het meest worden toegepast: het hanteren van kolommen of clusters. Van beide indelingen is een afbeelding in dit artikel opgenomen.
Het groeperen gaat door totdat alle post-its een plaatsje hebben. Er kan een een aparte categorie gecreëerd worden als post-its nergens onder passen. Dit is de ‘parkeerplaats’. Je kunt deze post-its ook onder een categorie plaatsen die er het dichtste bij aansluit.
Komt men er zonder praten niet uit, dan kan er een kopie van de set post-its gemaakt worden om de andere zienswijze ook ruimte te geven om anders in te delen. Ook kan je als agile coach dit proces begeleiden.
Kijk ook even goed hoe vaak bepaalde zaken dubbel voorkomen, verwijder deze echter niet. Het geeft namelijk een inzicht over hoe men hetzelfde denkt. Wellicht zit hier ook een oplossing in.
Hoe dan ook, op een natuurlijke wijze ontstaan thema’s door het groeperen.
Let even op. In het moderne agile werken zal men veelal gezamenlijk de post-its groeperen, en in mondeling overleg gaan van wat bij wat hoort. Daar passen vragen bij als: Wat bedoel je met deze post-it? Kan je thema’s benoemen? Kan je thema’s samenvoegen? Dat is bij deze methode dus niet de bedoeling!
5. Affiniteiten bepalen
De 5e stap is op zoek te gaan naar een benaming voor elke (sub)groep. De benaming dient kort en bondig te zijn en in éen woord of korte zin weergeven waar dit voor staat.
Idealiter voeg je thema’s samen onder een overkoepelend groep. Het uitgangspunt is dat men maximaal 5 groepen hanteert.
Elke kolom of cluster krijgt een naam. Overeenstemming is nog niet nodig, laat ze 2 namen opschrijven. Men komt er daarna vaak zelf wel uit, bijvoorbeeld door te dot-voten.
Idealiter ontstaan er ‘headers’ en ‘sub headers’. Zodat de onderlinge samenhang zichtbaar wordt.
6. Fine tunen en afronden
Volgens deze theorie werkt het afronden anders dan tegenwoordig veelal gebruikelijk. Men maakt nu gezamenlijk het eindproduct presentabel door het creëren van een goede visuele weergave, met
- De probleemstelling bovenaan
- Indeling in headers en sub-headers.
- Voor de categorieën worden kleuren gebruikt
Kortom, alles wat in de organisatie gebruikelijk, gewenst of vereist is.
Het eindproduct is dus in de ‘brainstorm’ ruimte: compleet en volledig. Als er een foto gemaakt zou worden is deze ook visueel aantrekkelijk en zou deze kunnen volstaan als eindresultaat van de sessie.
Het is dus niet de bedoeling dat er even een foto wordt gemaakt en achteraf wat nabewerking plaatsvindt om het goed er uit te laten zien. De ruimte wordt pas vrijgegeven als het volledige eindproduct presentabel is!
Waarom heet het eigenlijk een diagram?
Dat is heel eenvoudig uit te leggen, bij het bedenken van het affiniteitsdiagram bestonden post-its nog niet. Men hanteerde (gekleurde) systeemkaarten die op een tafel werden gelegd of op een wand werden geplaatst. Een foto maken was helemaal nog niet gebruikelijk, dus het gerealiseerde werk moest netjes worden vastgelegd.
Om de verkregen inzichten vast te leggen, werden sjablonen gebruikt. Kolommen met voorschriften hoe deze te hanteren. Zie bovenstaande afbeeldingen. Het sjabloon om de gegevens te verwerken kreeg de naam affinity diagram.
Overigens is het hanteren van een dergelijk sjabloon tegenwoordig heel eenvoudig. Er zijn meerdere (gratis) templates op internet beschikbaar.
Tot slot
Ook nu is een goede vastlegging van belangrijke zaken helemaal niet zo een gek idee. Als de affinity methode daartoe kan bijdragen, doe het dan. Gebruik daarbij eventueel een template van internet.
Wellicht is het meest interessante aan een affiniteitsdiagram dat deze volledig is geabsorbeerd door diverse agile methodieken. Vanzelfsprekend, het past volledig in het agile werken. Dat Jiro Kawakita een bijdrage heeft geleverd aan brainstormen is veelal onbekend.
Het niet mogen communiceren tijdens het groeperen is overigens een gedachtegang die ook nu nog gebruikt zou kunnen worden. Mits deze bewust en met een weloverwogen reden door de facilitator wordt gehanteerd.
Nu rest nog een korte opsomming van de sterke en zwakke punten van het affiniteitsdiagram. Onderstaande punten zijn zeker niet compleet, maar geven wel voldoende inzicht:
Sterke punten affiniteitsdiagram
- Een eenvoudige methode
- Maakt complexe zaken inzichtelijk
- Creativiteit en analyse komen samen
- Brengt overzicht in chaos
- Goed te presenteren
Zwakke punten affiniteitsdiagram
- De voorgestelde affiniteitschema’s zijn niet blijvend
- Verlies van de achterliggende redeneringen of motivaties
- Ontwikkeling is verder gegaan, bijvoorbeeld foto versus print.
- Verlies van individuele informatie, deze gaat op in het geheel.
- Vaak een coach of moderator nodig.
Op internet zijn tientallen voorbeelden van een affinity diagram te vinden met Google search.
Meer lezen over brainstormen? Lees het artikel: De negatieve brainstorm als design thinking tool