Lean Coffee is een faciliterende groepssessie. Met Lean Coffee breng je leren en samenwerking tot stand door het creëren van effectieve groepsdiscussies. Lean Coffee is een gestructureerde bijeenkomst zonder agenda. De deelnemers komen eerst bijeen en pas dan stelt men de agenda samen.
Lean Coffee maakt dus het mogelijk om een vergaderagenda te maken op het belangrijkste moment en met de belangrijkste agendapunten. Dit moment is wanneer alle aanwezigen samenkomen, niet eerder! De deelnemers beslissen gezamenlijk welke agendapunten en in welke volgorde deze worden behandeld.
Kortom, deelnemers komen bij elkaar, brengen punten in, bepalen samen welke punten en in welke volgorde deze besproken worden en gaan starten. Ideaal toch?
Waarom geen agenda?
Wanneer een ander vooraf een agenda stuurt, zijn belangrijke zaken of inzichten mogelijk niet geagendeerd. Je schakelt ook kennis en wijsheid uit die een groep heeft. Soms wordt een agenda zelfs samengesteld om ‘geheime agenda’s’ doorgedrukt te krijgen (w.o. macht, controle, stokpaardjes etc.)
Hoe dan ook, wat je zeker herkent is dat er vergaderingen zijn waarbij je jezelf afvraagt waarom je erbij moest zijn of dat er zelfs onderwerpen werden besproken die voor jou onbelangrijk waren, niet urgent waren of waar je van een aantal onderwerpen helemaal niets wist en wilde weten.
De gedachte achter Lean Coffee
De bedenkers zijn Jim Benson en Jeremy Lightsmith en die vroegen zich af hoeveel tijd zij verspilden aan meetings. Zij stelden zichzelf de vraag: waarom doe je eigenlijk volop mee aan een agenda van een ander? Zou het niet fijn zijn om tijd vrij te maken voor dingen die er toe doen?!
Zij bedachten een simpel vergadersysteem of meeting format, welke zo direct wordt uitgelegd. Eerst vertel ik waar de benaming van Lean Coffee vandaan komt. De structuur van de sessie is gebaseerd op Lean Thinking en Lean Startup. De coffee connotatie wordt gebruikt om het ‘casual’ aspect van het bijeenkomen te benadrukken. Volgens anderen komt ‘coffee’ echter doordat de eerste sessies plaatsvonden in een coffeeshop in Seattle. Lean Coffee.
De gedachte van Lean Coffee is heel simpel. Stel je voor dat er een groep samenkomt met verschillende of gelijke achtergronden die zelf bepalen wat de belangrijkste gespreksonderwerpen zijn voor de komende korte Lean Coffee sessie.
Kort? Jazeker, het is het empoweren van de groep. De rigide agenda is weg, want de deelnemers bepalen de show. De deelnemers zijn vanaf het begin betrokken. Ze bepalen immers samen de agenda! Hierdoor lopen discussies natuurlijker in de juiste richting, want iedereen is eigenaar van het in de hand houden van de discussie. Vaak komt er veel positieve energie vrij.
Waarvoor is Lean Coffee geschikt?
Het is een goede werkvorm voor intervisie bijeenkomsten. Erg goed geschikt voor groepen met een gelijke achtergrond om bijvoorbeeld inhoudelijke uitdagingen van het gezamenlijke vakgebied te bespreken. Voor groepen met gelijke of verschillende achtergronden gebruikt men deze methode ook om oplossingsrichtingen te bedenken of om (specifieke) kennis uit te wisselen.
Het aantal deelnemers bepaald de werkvorm. Idealiter zijn er 5 tot 10 deelnemers. Bij minder vraagt het veel van de deelnemers en is het handig als ze de vraagstelling en materie uit eigen ervaring goed (her)kennen.
Bij meer dan 10 deelnemers zal je de groep willen splitsen, dan kan je er bijvoorbeeld voor kiezen om er parallel sessies van te maken. Die eventueel 2 keer achtereenvolgens plaatsvinden, zodat de deelnemers aan beide sessies kunnen deelnemen door te switchen.
Maak het echter bij voorkeur niet te complex. Bij deelnemers met veel Agile ervaring zijn meer mogelijkheden voor een facilitator dan bij groepen waarvan de deelnemers geen tot weinig ervaring met deze vergadervorm hebben. Het is een goede vergadermethode voor Agile teams.
Hoe werkt het dan?
Lean Coffee is een gestructureerde, maar agenda vrije vergadering. Deelnemers komen samen, bouwen democratisch een agenda en starten met praten. Dat klinkt te mooi om waar te zijn. En toch door de structuur werkt het uitstekend.
Lean Coffee in 3 stappen
De te nemen stappen zijn simpel, helder en doelgericht. Ze kunnen worden aangepast aan de situatie.
- Gebruik een Kanban (flipover, board, wand etc.)
- Bepaal waarover je wilt praten.
- Stem en praat over het onderwerp.
Dat is het! Ik zei het al een simpel vergadersysteem.
Helaas begrijpen alleen mensen met een Agile achtergrond nu wat er daarvoor echt nodig is. Dus beschrijf ik de sessie volledig uit in 10 stappen.
Lean Coffee in 10 stappen
1. Optionele voorbereidingen
- De eerste stap van Lean Coffee is vaak een goede voorbereiding. Deze stap hoeft niet, maar veelal zal men er toch voor kiezen.
- Is er een thema? Dit kan je doen om een bepaalde groep aan te spreken om te komen of deel te laten nemen. Let op: dit is dus geen vooraf opgestelde agenda, het is slechts bedoeld om binnen een thema te blijven! Bijvoorbeeld: het thema is Scrum. Dan blijft er voldoende ruimte voor inbreng van de deelnemers.
- Het benoemen van een facilitator.
- Maximaal aantal deelnemers aan thema?
- Meerdere simultane groepen of één groep?
- Maximaal aantal deelnemers per groep
Benodigdheden
- Mensen
- Post-its, bord, wand etc.
- Stiften of sharpies (om geschreven tekst ook van afstand te kunnen lezen)
- Een smart phone of stopwatch.
- Eventueel: een camera voor het nemen van foto’s van acties en ideeën
2. Doe een check-in en maak heldere afspraken.
Een check-in? Vanzelfsprekend! O.a. wie is wie en hoe staat men ervoor. Afspraken gaan vooral over het proces! Voorbeelden hiervan zijn:
- Iedereen schrijft zijn eigen naam op een post-it (bij het in te brengen onderwerp)
- Harde eis: 1 onderwerp per post-it
- Hoeveel onderwerpen mag je inbrengen? Bijv. max. 2 of onbeperkt aantal post-its? (dit is afhankelijk van grootte van de groep, ervaring van de groep, het aantal te verwachten items etc.)
- Hoeveel votes heeft iedereen om de onderwerpen te kiezen?
- Mag je op je eigen inbreng stemmen?
- Onderstaande stappen uitleggen!
- Maximale tijd bepalen voor de volledige sessie (van 15 minuten tot bijvoorbeeld 2 uur)!
Voordat je naar de derde stap van Lean Coffe gaat is het handig om checken of de ‘spelregels’ voor iedereen duidelijk zijn.
3. Maak een simpele Kanban.
- Vaak hanteert men de volgende kolommen: ready, doing, done, epiphanies, to do.
- Waarbij epiphanies staat voor plotseling verkregen inzichten die het waard zijn om vast te houden.
4. Onderwerpen inbrengen
De vierde stap van Lean Coffee is het inbrengen van onderwerpen.
- Deelnemers schrijven eigen onderwerp op een post-it. Die kan van alles zijn (binnen het eventuele afgesproken thema). Je ziet dan problemen of vraagstukken verschijnen op de post-its.
- Vaste regel is dat er niet met elkaar gesproken wordt. Ieder brengt zijn ‘eigen’ vraag in.
5. Pitch je topic
- Deelnemers lopen achtereenvolgens naar het Kanban bord, geven een korte toelichting en plakken de post-it op het bord.
- Dit gaat door totdat alle deelnemers hun post-its hebben opgeplakt en toegelicht.
6. Dot-Voting
- Dot-Voting staat voor het zetten van een stip met een stift op een post-it of bord.
- In de voorbereiding is afgesproken hoeveel votes je hebt. Je mag dot-voten zo als je dat zelf wilt. Bijv. Alle stemmen op 1 item of je verdeeld ze over meerdere voor jouw interessante onderwerpen.
- Bij Dot-voting heb je een aantal mogelijkheden. Denk daar eens over na: wil je brengen, kom je halen of kies je jouw eigen onderwerp om te laten bespreken.
7. Prioriteren
- De post-it met de meeste stippen komt linksboven aan te hangen, daaronder de runner-up etc. Bij gelijk aantal stippen van verschillende items hang ik ze naast elkaar.
- Vaak kunnen ze beiden besproken worden, maar soms laat ik vanwege beperkte beschikbare tijd nogmaals dot-voten. Dan enkel alleen op deze gelijke scores om de onderlinge prioriteit vast te stellen. Waardoor de deelnemers nogmaals kiezen en krijgen waar hun voorkeur ligt.
8. Bespreken
- Bespreken is gebonden aan een vooraf bepaalde time-box.
- De flow van de groep bepaald hoeveel tijd er gegeven wordt. Van 5 tot 15 minuten. De beschikbare tijd staat vaak op 10 minuten. Het eerste onderwerp wordt nog kort toegelicht door de inbrenger. De groep stelt vragen, komt met suggesties en oplossingsrichtingen.
- Na 10 minuten gaat de timer, iedereen stopt met praten en dan lijkt de ruimte een romeinse arena. Je stemt namelijk op zijn ‘romeins’: duim omhoog is verlengen, duim omlaag is stoppen en duim opzij is neutraal. De meeste stemmen gelden.
- Stel de meerderheid wil verlengen, dan volgen nog 5 extra minuten.
- Na 5 minuten gaat weer de timer, men stemt weer en men gaat door totdat de meerderheid het onderwerp wil afsluiten.
9. Sessie beëindigen
Een belangrijke stap van Lean Coffee. men kan oneindig door willen gaan, maar op voorhand zijn er mogelijk afspraken gemaakt over de totale tijdsduur. Respecteer deze afspraken.
- Een kwartier voor het einde worden geen nieuwe time-boxen meer gestart, want over een kwartier is de vooraf vastgestelde totaal tijd voorbij.
- Het is helemaal niet erg dat er mogelijk nog allerlei mogelijk heel interessante onderwerpen nog niet besproken zijn. De belangrijkste onderwerpen met de meeste votes zijn inmiddels besproken.
- Het is tijd voor de afronding.
10. Afronden
- Tijd voor de check out.
- Als deelnemer beoordeel je de organisatie en de inhoud.
- Als facilitator heb je geen invloed op de onderwerpen en de uitkomsten, maar wil je net als bij een Retrospective graag weten hoe waardevol deze sessie voor de deelnemers was. Zijn er verbeterpunten voor een volgende sessie?
‘Smileys’ bij de uitgang is ook een bekende check out vorm.
Conclusie
Lean Coffee leent zich uitstekend voor (bliksem) intervisie, idee pitchen, een interessant onderwerp echt uitdiepen en nog veel meer.
Mijn persoonlijke ervaringen met Lean Coffee zijn zeer positief. Daarom heb ik deze vergadertechniek met je gedeeld. Probeer het zelf ook eens toe te passen. De reacties van deelnemers zijn vrijwel altijd heel positief!
Naarmate je Lean Coffee vaker doet, ervaar je steeds meer Agile varianten. Zo heb ik ook ervaring met een variant, waarbij je niet wacht op de ‘Romeinse’ stemming. Je mag dan gewoon weglopen uit een discussie als deze je interesse niet meer heeft.
Een ander voorbeeld is een ‘bliksem’ intervisie waarvan de inbrenger plotsklaps weg moest. De deelnemers vonden het echter nog steeds een interessant onderwerp en gingen er op door. De inbrenger kreeg achteraf de gezamenlijke terugkoppeling via mail. Een verrassing voor de inbrenger, die er oprecht blij mee was!
Tot slot
Wil je dat het belangrijkste besproken wordt? Kies voor een gestructureerde bijeenkomst zonder agenda: Lean Coffee!
De voordelen van Lean Coffee zijn duidelijk:
- Eenvoudig.
- Iedereen betrokken.
- Belangrijkste eerst.
- Vergaderen met inhoud.
- Op tijd klaar!
Inmiddels zijn er over de hele wereld Lean Coffee groepen die bijeenkomen. De meest succesvolle Lean Coffee groepen zijn de groepen die een regelmatig op dezelfde tijd en plek eens per afgesproken periode bij elkaar komen.