Lean is een productiemethode om verspilling tegen te gaan, voorraden te beperken en de procesflow te verbeteren. In dit artikel beschrijf ik de 5 principes van Lean, hiermee wil ik een snel overzicht geven wat Lean is.
Een uitgebreid artikel over Lean vind je hier. Ik ga nu verder met de 5 uitgangspunten van Lean en beschrijf ook 8 vormen van verspilling.
Lean komt uit Japan en is ontwikkeld door Toyota, het wordt ook wel het Toyota Production System genoemd.
Wat zijn de 5 principes van Lean?
Lean hanteert 5 stappen waar achtereenvolgens aan gewerkt wordt. De vijf principes van Lean zijn:
- (Toegevoegde) waarde
- Waardestroom
- Flow
- Pull
- Perfectie
1. Wat is de toegevoegde waarde voor de klant?
Hier bepaal je de waarde die geleverd wordt vanuit het oogpunt van de klant. Dit doe je voor processen van de organisatie of afdeling.
De eerste stap is dus dat je processen van de organisatie of afdeling(en) bepaald. Dan bepaal je wie de klanten zijn van deze processen. Je stelt de volgende vragen:
- Waar betaald de klant voor?
- Wordt die toegevoegde waarde (daadwerkelijk) geleverd.
Waarde toevoegen meet je op de volgende manier:
- Dragen de processtappen bij aan het verwachte eindresultaat voor de klant?
- Verandert het product of de service in positieve zin voor de klant?
- Gaat de uitvoering van de processtap in één keer goed?
2. Breng de waardestroom in beeld
Bij de eerste principe heb je vermoedelijk bepaald dat er waarde wordt gecreëerd.Maar het is je nog niet duidelijk of alle stappen in het proces wel waarde toevoegen. Daarom ga je in deze stap van de 5 principes van Lean het product of dienst door het hele proces volgen. Dit is de unieke waardestroom.
Het lijkt een ‘simpele’ stap, je volgt het product of de dienst door het proces:
- Je maakt het werkelijke proces zichtbaar
- Je werkt samen met de medewerkers in het proces.
Het samen doen met de medewerkers zegt eigenlijk al genoeg, de meeste stappen zijn niet zo makkelijk als het op voorhand lijkt.
Uit het in beeld brengen van het proces komt relevante informatie, zoals: doorlooptijd, voorraad, eventuele wachttijden etc.
De verkregen inzichten geven je de mogelijkheid om mogelijke verbeteringen te zien.
3 waarde categorieën / waarde toevoegende processtappen
Lean kent drie vormen van processtappen, te weten waarde-toevoegende stappen, verspilling en nodige verspilling.
Value add – waarde toevoegen
Dit zijn activiteiten die direct waarde toevoegen voor de klant. Hier betaald de klant voor.
Business Non-Value Add – nodige verspilling
Dit zijn activiteiten die nodig zijn, maar geen directe waarde voor de klant toevoegen. Voorbeelden zijn wet- en regelgeving, veiligheid, boekhouding etc.
Het doel is om deze nodige verspilling zo efficiënt mogelijk te laten verlopen zodat de klanten hier niet de kosten voor hoeven te betalen.
Non-Value Add – onnodige verspilling
Onnodige verspillingen is alles wat geen waarde toevoegt en ook niet nodig is om de klant van dienst te zijn.
Lean heeft een sterke focus op verspillingen, er zijn heel veel verschillende soorten van verspilling. De meest voorkomende is meer werk doen dan nodig is. (ook wel overprocessing genoemd.
3. Creëer flow
Een proces dat een Flow heeft kennen we ook in Kanban.
Flow: een ononderbroken, ongehinderde, bijvoorkeur stuksgewijze doorstroming van het product of dienst door het proces.
In Lean ben je op zoek naar een logisch proces dat zonder haperingen en verspillingen stroomt naar de klant.
4. Hanteer een pull proces
Het vierde punt van de 5 principes van lean is het hanteren van een pull proces.
Er zijn pull en push processen. In het artikel Wat is Kanban? heb ik de verschillen uitgelegd. Hieronder een definitie van Pull.
Pull is een proces waar er geen productie plaatsvindt zonder dat de volgende schakel in de keten er om vraagt. De keten start met de vraag van de klant! Dus van klantvraag naar productie. Er vindt pas productie plaats als er vraag is van de klant, wanneer de klant een bestelling plaatst start het proces.
De belangrijkste voordelen van een pull proces zijn dat de voorraad niveaus beperkt zijn en dat de organisatie wendbaar blijft.
5. Streef naar perfectie
De laatste principe van de 5 principes van Lean is het streven naar perfectie. Dat klinkt makkelijker dan het is, daar zijn tientallen boeken over geschreven. Hoe dan ook, de volgende stappen zijn nodig:
- Creëer een organisatie waar continue verbeteren de norm is.
- De verbetercapaciteit van de organisatie sluit naadloos aan bij de visie van de organisatie. Van A naar B en men weet heel goed wat de B is.
- Je leest dan vaak dat de DMAIC cyclus zorgt voor een stap voor stap verbetercyclus. Binnen Lean hoort echter absoluut het PDCA model van Deming!
PDCA – kwaliteitscirkel
William Edwards Deming is de bedenker van de kwaliteitscirkel PDCA en beschreef 4 activiteiten:
- Plan: Kijk naar de huidige werkzaamheden en ontwerp een verbeteringsplan voor verbetering. Stel daarbij ook doelstellingen vast.
- Do: Voer de geplande verbetering uit en controleer deze in proefopstelling.
- Check: Meet het resultaat na de verbetering en vergelijk deze met de oorspronkelijke situatie. Voldoet het resultaat ook aan de vastgestelde doelstellingen?
- Act: op basis van de in de vorige stap (check) gevonden resultaten stel je bij.
PDCA en/of DMAIC?
Feitelijk ziet Lean verbeteren als dagelijks werk, de verandering komt tot stand door veel kleine stapjes. Hiertoe hanteert men het PDCA model van Deming. PDCA ziet verbeteren als continue proces op alle niveaus (operationeel, tactisch en strategisch). Er is geen einde. PDCA hanteren kunnen de medewerkers zelf, of met een facilitator. De PDCA cyclus zorgt er voor dat het doel wordt bereikt. Je kunt Lean het beste omschrijven als: continue verbeteren met richting.
DMAIC staat voor Define, Measure, Analyse, Improve en Control. Dit beschrijf ik later uitgebreid in een ander artikel. Toch moet ik hier even dieper op ingaan, omdat men Lean en Six Sigma met elkaar verwart.
De basisgedachte van DMAIC in Six Sigma gaat uit van één grote stap maken. Door een doorbraak te forceren in de prestatie van een proces in een eindig project. Voor DMAIC heb je specialisten nodig (belts), Wat bij DMAIC in de laatste (control) fase soms alleen tot borging zou kunnen leiden, het is immers een project. DMAIC kun je het beste omschrijven als: projectmatig verbeteren.
Wat je in de praktijk ziet is dat PDCA en DMAIC gezamenlijk gehanteerd worden. Dit zorgt ervoor dat er geleerd wordt van gemaakte fouten. Dat beide technieken samen komen in Lean Six Sigma bespreek ik later. Hier heb ik het nog over Lean.
Toolbox
Lean is dus een gereedschapskist vol met methoden om processen te verbeteren. Het doel is altijd klantwaarde te maximaliseren, maar het integreren van Lean in de bedrijfscultuur vraagt soms ook om verandering. Het gaan werken in zelf-organiserende teams is een mooi voorbeeld hiervan. Van hoog tot laag moet klantwaarde leidend zijn.
Zoals in het begin van dit artikel staat richt Lean zich op het voorkomen van verspilling. In bovenstaande waardestroom beschrijving worden de 5 principes van Lean worden verspillingen expliciet genoemd. Derhalve volgt nu een beschrijving van 8 vormen van verspilling in de Lean methode.
8 vormen van verspilling
In Lean hanteert men 8 vormen van verspilling of de 8 wastes. Tim Wood(t) en Tim Woods zijn ezelbruggetjes om de 8 vormen van Waste (verspilling) eenvoudig te onthouden.
- Transport: onnodige verplaatsing van iets, dit kan dus vervoer van producten, dossiers, klanten, email en goedkeuring die langs meerdere verschillende functionarissen moet. Er zijn vanzelfsprekend nog veel meer voorbeelden.
- Inventaris / Inventory: voorraad, werk wat niet af is, zoals ongelezen e-mails of ‘cases’ in behandeling, C.C. mails of opslag van documenten en dossiers. Denk ook aan digitale processen! etc.
- Motie / Motion: overbodige beweging, zoals informatie opzoeken of navragen. Bijv. overleggen met je collega hoe ook al weer om te gaan met een bepaalde situatie, omdat dit nergens is vastgelegd.
- Wachttijd / Waiting: vertraging en wachten. Wachttijden tijdens producties, op dossiers of mail wachten. Een medewerker die wacht aan de telefoon etc.
- Overproductie / Overproduction: Het produceren van producten die de voorraad ingaan. Dus meer aanbieden dan nodig, bijvoorbeeld overcapaciteit vanwege pieken in het werkaanbod, of alvast “voorwerk” gaan doen terwijl een aanvraag nog niet compleet is.
- Overprocessing: meer doen dan nodig is. De klant vraagt er niet om. Dingen dubbel doen. Activiteiten buiten de standaard dienstverlening oppakken. Maar ook onnodige digitale opslag.
- Defecten / Defects: fouten maken in het proces. Het niet in één keer verwerken van gegevens, door incomplete aanlevering. zoals gegevens/mutaties die incorrect of onvolledig worden aangeleverd waardoor het verwerken niet in één keer kan plaatsvinden (zorgt voor herbewerking).
- Talent of Skils: Medewerkers inzetten op onnodige of onhandige taken, maar ook te weinig gebruik te maken van capaciteiten van medewerkers.
Hanteert men Tim Woodt dan staat de laatste letter voor Talent bij het hanteren van Tim Woods is het Skills. Lean helpt ook bij het verkorten van de doorlooptijd.
De 5 Main Principles of Toyoda
Vraag jezelf eens af of de volgende principes voor jou van toepassing zijn? Het zijn de 5 belangrijkste principes van de ontwikkelaars van het Lean concept. Bron
- Always be faithful to your duties, thereby contributing to the Company and to the overall good.
- Always be studious and creative, striving to stay ahead of the times.
- Always be practical and avoid frivolousness.
- Always strive to build a homelike atmosphere at work that is warm and friendly.
- Always have respect for spiritual matters, and remember to be grateful at all times.
Zover gaan en een strikte opvolging zoals beschreven in bovenstaande ‘Main principles’ ? Dan zouden we in het Westen niet met Lean werken! Bekijk het heel pragmatisch: Lean is in het Westen wellicht (deels) aangepast aan Westerse toepassingen.
Het leek mij leuk om deze 5 principes van Toyoda ook in dit artikel te plaatsen. Want je begrijpt wellicht de bijbehorende Lean rituelen beter als je de achtergrond kent.
Tot slot
Lean is nu beschreven, maar zoals je vermoedelijk weet is er ook Six Sigma. Six Sigma is gebaseerd op data analyse en statistiek.
Voor het artikel: Wat is de Six Sigma methodiek?