Poka Yoke is een methode om kwaliteit in het proces in te bouwen door het vrijwel onmogelijk te maken dat een defect optreed. Poke Yoke is een veelgebruikte methode in Lean en in Six Sigma om een productieproces zo foutloos mogelijk te laten verlopen.
Door Poka Yoke toe te passen worden producten, processen en (werk-)methoden worden zo ontwikkelt, dat de medewerkers of gebruikers geen fouten kunnen maken. Het helpt tevens om defecten al heel vroeg in het proces te onderkennen en daar op te handelen.
Poke Yoke is Japans, waarbij Poke staat voor ‘onbedoelde fout’ en Yoke betekent voorkomen. Het doel van Poke Yoke is dus te voorkomen dat een fout gemaakt kan worden.
Voorbeeld van Poka Yoke
Om meteen maar een voorbeeld te geven die het principe in een keer duidelijk maakt. Het oude usb formaat was slechts op 1 manier in de USB-poort te plaatsen, ook een vorm van Poka Yoke. Hoewel het ervoor zorgde dat je de usb niet verkeerd kon plaatsen was de de oplossing toch minder succesvol. Want hoe vaak heb je het per ongeluk verkeerd geprobeerd?
Volgens de Lean methode is verbetering altijd mogelijk en dat blijkt. Het nieuwste usb-formaat past nu altijd in de nieuwe usb-poort en werkt in beide richtingen.
Een ander voorbeeld is dat een putdeksel rond is, zodat hij er niet in kan vallen.
Hetzelfde principe is, overeenkomstig het Toyota productiesysteem, met Poka Yoke ook in te bouwen in productieprocessen. Hierdoor is kwaliteitscontrole achteraf vrijwel niet meer nodig.
Het gemakkelijkste is om Poka Yoke te vertalen als defectpreventie.
Fouten versus defecten
De basis van Lean is verspilling te voorkomen. Het is daarbij belangrijk om de begrippen fout en defect niet met elkaar te verwarren. Fouten zijn veelal onvermijdelijk, ieder mens maakt fouten. Een defect is een fout in het systeem. Poka Yoke zorgt ervoor dat een fout niet in het systeem terecht kan komen, waardoor een defect geen verspilling oplevert.
Poke Yoke stelt dat defecten in een proces niet plaats mogen vinden, dat er geen defecten (bijv. bij gewijzigd proces) mogen ontstaan en dat er geen defecten in de volgende processtappen mogen ontstaan.
Poka Yoke is in Lean geen onderdeel van Just in Time, maar behoort tot Jidoka, waar op afwijkingen van het systeem wordt gereageerd.
De 3 principes van Poka Yoke
De 3 principes van Poka Yoke zijn:
- Je kunt geen fout maken tenzij je opzettelijk het systeem beïnvloed.
- De fout wordt zichtbaar als hij plaatsvindt.
- Er is een automatische herinnering. Bijvoorbeeld een signaal, de machine stopt of foutmelding.
3 Poka Yoke middelen
Poke Yoke levert oplossingen voor het voorkomen van onbedoelde fouten. Daartoe zijn er 3 verschillende middelen te onderscheiden: visuele hulp-, visuele stuur- en dwangmiddelen.
1. Visuele hulpmiddelen
Visueel zegt het al. Je kunt deze middelen zien, ze brengen de gewenste werkwijze in beeld. Een goed voorbeeld is een verkeersbord die aantoont dat je alleen rechtsaf mag slaan.
2. Visuele stuurmiddelen
Het sturen op gedrag. Bijvoorbeeld een slagboom, een spoorwegovergang, een snelheidsindicatie waarbij de cijfers rood zijn als je te hard rijdt.
3. Dwangmiddelen (failsafe)
Dwangmiddelen waarschuwen niet, maar dwingen om iets te doen op een bepaalde manier. Het is onmogelijk om je auto te starten door de startknop in te drukken, tenzij je tegelijkertijd de koppeling intrapt.
Hoe om te gaan met een defect?
Poka Yoke hanteert 6 stappen bij het constateren van een fout. De 6 stappen zijn:
- Zoek de bron en identificeer de handeling of het proces. Ga echt zelf kijken, dit wordt Gemba genoemd!
- Analyseer het proces door middel van een root cause analyse. Kies voor root cause analyse. Analyseer het proces en gebruik de 5x waarom methode en onderzoek de manieren waarop een proces kan mislukken. Gebruik niet de ‘snelle oplossingen ’ methode.
- Bepaal hierbij of het één contact moment is geweest, een constante fout (een aantal activiteiten die niet worden uitgevoerd) of het opvolgende processtappen zijn die de fout veroorzaakt.
- Bepaal daarna welke methode het meest geschikt is om een oplossing voor te bedenken. Overweeg daarnaast om de taak te simplificeren, hoe eenvoudiger de taak, hoe minder fouten.
- Je wilt het proces aanpassen dus bedenk oplossingen en implementeer Poka Yoke.
- Test de methode en kijk of deze werkt. Check nog even of de gekozen methode een manier is om te voorkomen dat er een fout wordt gemaakt of een manier om aan te geven dat er een fout is gemaakt.
- Overweeg om de taak te simplificeren, hoe eenvoudiger de taak, hoe minder fouten. In deze stap krijgt de operator een training.
- Na de verandering moet je het effect meten. Denk hierbij ook nog even aan het instrument de PDCA cirkel.
Tot slot
Poka Yoke is een praktische methode. Het moet zo simpel mogelijk blijven en in het proces geïmplementeerd te worden. Hoewel de gekozen oplossing kan varieren van simpel tot geniaal, is het hoofddoel van Poka Yoke om verspilling door fouten te voorkomen. Zelfs als er een kans is van 50% op verbetering zal je Poka Yoke toepassen.
Idealiter start je met Poka Yoke al in het procesontwerp. Hoe meer procesactiviteiten Poka Yoke ingericht zijn, hoe minder fouten en defecten voor de klant. Uiteindelijk leidt dit tot hogere kwaliteit tegen lagere kosten.
In de realiteit zal je vaker in een bestaand proces verbeteringen willen aanbrengen. Poka Yoke is daarbij een goedkope manier om kwaliteit te verkrijgen. Realiseer je dat Poka Yoke gericht is op de mens, een probleem van een slecht werkende machine los je er niet mee op.