Strategieën voor omgaan met werkdruk

Leestijd: 10 min.

Werkdruk, wat kan je er aan doen? Dit artikel gaat over strategieën voor omgaan met werkdruk, leiderschap en verantwoording nemen.

Het is op dit moment een uitdagende tijd, COVID-19 vereist dat veel mensen thuis blijven en thuis werken. Wellicht werk jij ook thuis met belemmeringen, zoals geen goede werkplek, kinderen om je heen, een kleine ruimte etc. Tijdens remote sessies zal je inmiddels gemerkt hebben dat anderen wellicht in dezelfde omstandigheid verkeren.

Hoewel dit artikel bedoeld is als een generiek artikel is over werkdruk, is toch de insteek gekozen om inzichten te verstrekken die je kunnen helpen tijdens de ‘blijf thuis’ periode.

Wat is werkdruk?

Werkdruk is vooral uit te drukken als een emotie. Je voelt druk, of dit nu echt is of niet. Je voelt druk, als je denkt dat dit door je werk komt dan spreek je over werkdruk.

Werkdruk is echter ook een arbo term: op het moment dat de balans tussen de werkbelasting en de belastbaarheid van een werknemer verstoord raakt, spreekt men van werkdruk.

Ik zou je nu direct kunnen doorverwijzen naar het interessante boek: ‘Nooit meer te druk’ van Tony Crabbe. Hoewel dit boek een aanrader is voor als je druk ervaart, helpt je het op dit moment niet verder. Dit artikel hopelijk wel.

In dit artikel wordt werkdruk ook beschreven als werkoverbelasting. Werkoverbelasting is een veelvoorkomend probleem. Het gaat echter niet alleen om lange werkdagen. Werkoverbelasting kan ook betekenen dat je te veel taken op jouw takenlijst hebt staan, die je nooit afmaakt.

3 oorzaken van werkdruk

Er zijn 3 hoofdoorzaken van werkdruk te benoemen:

1. Als je het werk niet binnen de gestelde tijd af kunt krijgen of niet meer aan de gestelde eisen kunt voldoen.
2. De omstandigheden op het werk zorgen ervoor dat het werk niet goed uitgevoerd kan worden.
3. De persoonlijke situatie zorgt voor een verhoogde werkdruk.

Vermoedelijk heb ook jij persoonlijk, in meerdere rollen, lange dagen gemaakt om alles af te kunnen maken. Bij Agile werken zal je vaak als team kiezen wat je wel en niet gaat doen. Toch zijn er omstandigheden waardoor je als team of individu een stapje extra moet doen. Maar wanneer is werkdruk nu een probleem voor jou en je team? Dat is meestal niet zo moeilijk om dit te bepalen, maar wel is lastig om het te delen en het juiste gesprek hierover voeren.

Hoewel je als coach of manager best verrast zou kunnen worden door een collega (met een opmerking over werkdruk), kun je mits je goed waarneemt en de juiste signalen opvangt dit vaak onderkennen en bijtijds actie ondernemen. In een periode waar remote werken de hoofdmoot is zal dit uitdagender zijn.

Productivity guilt

Een relatief nieuwe benadering en benaming is productivity guilt. Dat staat voor altijd productief willen zijn en als dat niet mogelijk is je jezelf schuldig voelt. Je herkent het aan dat je van jezelf vindt dat je meer had kunnen doen en eigenlijk voel je dat altijd aan je knagen. Niet alleen in werk omgeving, maar ook in een privé omgeving.

Je best doen is niet voldoende meer, je eist van je zelf dat het altijd beter, meer, hoger, verder moet zijn. De lat leg je steeds hoger en je bent non- stop aan het multitasken. Dit wordt ook wel de ‘ziekte onder de millennials’ genoemd.

Productivity guilt is niet nieuw, maar het past bij de millennial generatie. Velen hebben er schijnbaar geen enkel probleem mee, maar productivity quilt kan bijdragen aan werkdruk en stress.

Ondersteunen door manager of leider

Het ondersteunen van medewerkers die mogelijk overbelast zijn of onder stress staan, is een essentieel onderdeel van het werk van elke manager. De mens staat op de eerste plaats, maar laten we dit keer eens eerst de zakelijke kant afhandelen, dan hebben we dat maar gehad.

Als het werk het stressniveau verhoogd, dan betalen mensen en jouw organisatie de prijs. Een organisatie ervaart een lager moreel, een lagere productiviteit en lagere betrokkenheid. Dit zou kunnen leiden tot een hoger ziekteverzuim, fouten met financiële consequenties en arbeidsongevallen. Al deze zaken kosten een organisatie geld. Als manager is het per definitie jou taak om adequaat te reageren.

Ben je een leider? Dan richt jij je vanzelfsprekend ook op het welzijn van jouw collega, want als leider van agile teams weet je dat mensen die goed in hun vel zitten beter presteren. Je zorgt er dus voor dat de werkomstandigheden niet uit de hand lopen. Agile teams zijn namelijk heel goed in staat om het eigen werk te verdelen en richting te geven. In bijzondere tijden, zijn er wellicht bijzondere inspanningen nodig.

Deze bijzondere tijd vraagt om leiders die extra aandacht besteden aan collega’s die wellicht in een lastige situatie zitten. Dit betekent dus niet dat je een softie bent, maar dat jij jouw leiderschapsrol op een volwassen wijze invult. Dat doe je door goed op te letten op tekenen van stress, werkdruk of overbelasting.

Wat te doen als manager?

Een manager zal zijn/haar eigen stress level dienen te begrijpen, want om jouw medewerkers te kunnen ondersteunen is het belangrijk om jouw eigen stressniveau te kennen. Vermoedelijk ben je een manager geworden omdat je eerder in jouw carrière met stress hebt leren of kunnen omgaan.

Maar draag je nu in deze lastige situatie onbewust jouw stress over naar je mensen? En realiseer je dat niet iedereen jouw mate van stress kan beheersen.  Hoe dan ook ontwikkel een plan om stress symptomen te beheersen en te onderkennen.

Algemene stress symptomen

Iedereen weet dat stress een serieus probleem is, stress kan o.a. veroorzaakt worden door werkdruk. Voordat de symptomen van werkoverbelasting worden beschreven worden eerst algemene stress symptomen opgesomd:

• lagere productiviteit op het werk
• slaapproblemen
• vermoeidheid
• concentratieproblemen
• moeite om je te focussen
• moeite om beslissingen te nemen
• maagpijn, maagklachten of hoofdpijn
• gespannen spieren
• rillen of beven
• overeten of geen eetlust hebben
• terugtrekken uit familie of vrienden
• snel tranen of veelvuldig huilen
• drugs- of alcoholmisbruik
• depressie

Best schrikken als je het bovenstaande lijstje doorneemt. Hoeveel van bovenstaande punten herken je bij jezelf? Als je een aantal herkent, is het ook belangrijk hoe je dit zelf ervaart. Hoe dan ook, dan is actie door jou noodzakelijk!

Deze site is echter niet bedoeld om echte stress aan te pakken, wat wel past is de symptomen van werkoverbelasting en de manieren om hier mee om te gaan te beschrijven.

Symptomen van werkoverbelasting voor een leider

In deze alinea wordt ervan uitgegaan dat er sprake is van een goede structuur en zorgvuldig leiderschap en dat jezelf geen of beperkt stress ervaart. Het uitgangspunt is dat het werk voorheen niet zozeer de drie hoofdoorzaken bevatte. Een aantal voorbeelden: te weinig tijd voor een opdracht, gewijzigde kwaliteitseisen, technische belemmeringen, veeleisende klanten.

De persoonlijke omstandigheden zullen in vrijwel alle gevallen veranderd zijn. Men zit opeens thuis, niet iedereen heeft een werkkamer en/of goede werkmiddelen. Klanten kunnen in extreme situaties terecht zijn gekomen. Persoonlijke relaties kunnen verder onder druk komen te staan, kortom er zijn oneindig veel varianten.

Wat doe je nu als leider? Normaliter heb je een schip dat schommelt, waar van alles gebeurt maar door jouw ervaring hou je het schip op koers. Alleen vraag je nu wellicht af wat er anders gaande is, je voelt dat er iets anders aan de hand is. Dit zal in veel gevallen veroorzaakt kunnen worden door het thuiswerken, maar dat hoeft absoluut niet zo te zijn.

Vier signalen

Vanuit een management perspectief kan je worden geconfronteerd met een aantal nieuwe signalen:

1. Deadlines worden niet gehaald

Een belangrijk symptoom bij gelijk gebleven omstandigheden. Dit kan echter ook komen door een te lage capaciteit aan medewerkers, bijvoorbeeld door een plotselinge toename van de klantvraag. Hoe dan ook. Bij het constant niet halen van deadlines is er sprake een serieuze uitdaging in het kader van werkdruk.

2. Het aantal fouten stijgt

Als het aantal fouten stijgt is dit per definitie een interessant symptoom. Waak er echter voor om hier direct een conclusie aan te verbinden. Als bijvoorbeeld het meetsysteem is gewijzigd, kan het vanzelfsprekend zijn dat er tijdelijk meer fouten ontstaan.

Bij werkoverbelasting duwt men echter vaak door op het afvinken van de To Do- lijst, i.p.v. het goed te doen.

Denk in dit geval ook aan een root cause analyse m.b.v. het Ishikawai Diagram. Wat je op voorhand wel weet is dat je collega’s minder gelukkig zijn als het aantal fouten stijgt. Als het een blijvende situatie wordt, dan zou werkoverbelasting een rol kunnen spelen.

3. Merkbare gedragsverandering

Het is een risico als mensen ander gedrag gaan vertonen: bijterigheid, blaming & shaming, frustraties, conflicten of wat vaak een vroeg en belangrijk signaal is: men stopt met voor elkaar te zorgen. 

De eerst genoemde gedragingen zijn vrij snel waar te nemen, het wordt lastiger als mensen zich in de steek gelaten voelen. Soms geven mensen het gewoon op: het lukt toch niet, waarom zou ik mij nog druk maken.

Beschouw klagers dus niet als ‘klagers’, wees blij dat het signaal wordt afgegeven. Onderzoek of er meer teamleden zijn die onder de hoeveelheid werk of de situatie op het werk of thuis gebukt gaan!

Wat te doen door een leider?

Voornoemde signalen mag je niet negeren. Het is veelal niet over na een weekendje rust. Je zult er echt wat aan moeten doen. Vanzelfsprekend werk je op continue basis aan impediments in de organisatie. Een belangrijke taak is het probleem echt te begrijpen. Daartoe worden 8 strategieën voor omgaan met werkdruk beschreven.

1. Begrijp het probleem

Wat speelt er nu precies in het team? Er zijn heel veel mogelijkheden, vaak kan je het niet direct bepalen of meten. Werkdruk is een raar fenomeen, het is immers team- en persoonsgebonden. Iedereen heeft echter een stressgrens, ook jij.

Zoek uit wat er aan de hand is, wie zijn betrokken, wat speelt er. Wie heeft heel veel taken, wie niet. Zijn er persoonlijke omstandigheden? Je kunt pas echt helpen als het probleem kent en goed verwoord.

2. Geef het goede voorbeeld

Toon als leider hoe jij jouw werk en privésituatie in balans brengt. Vermoedelijk maak je als manager veel uren en ben je er vaak, maar jouw balans is vaak het voorbeeld voor de ander. Op naar de derde strategie van omgaan met werkdruk.

3. De leider zegt ‘nee’

Een goede leider weet ook wanneer ‘nee’ het juiste antwoord is voor een nieuwe taak voor de medewerkers. Niet altijd is men zich bewust van de druk op de werkvloer, wellicht kan er ‘nog een tandje bij’. Dit is echter niet altijd mogelijk.

Een bijzondere leiderschapsvaardigheid is het ‘nee’ kunnen zeggen. Voor een leider en medewerkers belangrijk. Natuurlijk wil je dit als leider bij voorkeur niet, maar als je iets beloofd wat je niet kunt waarmaken heb je vermoedelijk een groter probleem.

4. Stel prioriteiten en kies

Durf samen met je team prioriteiten te stellen en durf te kiezen. Bescherm de mensen, wellicht moet je stoppen met een aantal zaken. Als je het team vraagt om de taken volgens het Eisenhower schema ook wel het timemanagement schema in te vullen, kun je gezamenlijk keuzes maken. Dit geeft lucht aan het team en vermoedelijk levert het team dan meer als afgesproken.

5. Communiceren

Als leider en medewerker heb je beiden de verplichting om volop te communiceren. Als leider ben je beschikbaar voor gesprekken, als team breng je de leider op de hoogte van de uitdagingen. Communiceren is wellicht de allerbelangrijkste optie om stress te vermijden.

6. Pauze

Mensen hebben behoefte aan rust, even weg van de werkdruk.

• Een paar vrije dagen of vakantie helpen om de accu weer op te laden.
• Hanteer pauzes, 10 minuten frisse lucht of ontspanningsoefeningen helpen.
• Neem pauze als team, plan een activiteit zonder werkinhoud.

7. Bied hulp in het werk

Training, coaching en begeleiding kan helpen om mensen zich beter te laten voelen in hun werk.

8. Bied persoonlijke ondersteuning

Het belangrijkste is dat je er als leider voor je mensen bent. Luister, en ga het goede gesprek aan. Doe geen aannames, er kunnen allerlei persoonlijke oorzaken zijn. Help en verwijs door als dit in jouw optiek nodig is en jouw medewerker verder helpt.

Laat blijken dat je trots op de medewerkers bent. Een oprecht dankjewel doet wonderen. Ben je niet in staat om dit in persoon te doen, je hebt bijvoorbeeld te veel medewerkers doe dit dan op een digitale wijze of stuur simpel weg een leuke kaart naar het huisadres.

Dit waren de strategieën voor het omgaan met werkdruk voor de leider.

Het kan soms echt niet anders

Vanzelfsprekend zijn er situaties dat er geen mogelijkheid is om werkdruk te vermijden (bijvoorbeeld de zorgsector tijdens COVID-19). Een triest voorbeeld is dat er nu ook artsen en verpleegkundigen zijn die wegvallen vanwege de werkdruk en stress.

In reguliere situaties heeft het echter geen zin om te blijven dwingen om alles voor elkaar te krijgen, graag haalt elk team gezamenlijk de eindstreep.

Wat te doen als team of teamlid?

Vertel mij eens, hoeveel stress ervaar jij? Hoeveel uur per dag werk jij? Waarom zeggen anderen wellicht dat je moet stoppen met zoveel werken? De gebruikelijke antwoorden: ‘Ach, het is tijdelijk druk, hoort erbij, wordt straks wel beter…’  Herken je dit?

Tijdens COVID-19 voel je je wellicht eenzamer. Werk is namelijk ook een sociaal ontmoetingspunt, een kort gezellig koffiegesprekje geeft energie.

Het is met name het ontbreken van energie die je in deze periode kan opbreken. Diep in je hart weet je dat je bijvoorbeeld vaker geïrriteerd of uitgeblust bent. ‘Maar ja, het is nu eenmaal zo’. Toch is het zaak dat je actie onderneemt.

7 actiepunten voor teamleden

Als je het gevoel hebt dat je onder druk staat, helpen de 7 onderstaande actiepunten voor teamleden:

1. Time management.
2. Schrappen van onnodige zaken.
3. Hanteer een Sprint backlog.
4. Probeer niet alles te doen.
5. Leer om ‘nee’ te zeggen.
6. Laat het je niet overkomen.
7. Bespreek ‘druk’ in het team.

Agile werken is gebaseerd het opleveren van een voorspelbaar niveau aan producten of increments, op een langdurige constante wijze, waarbij men altijd op zoek is naar waardetoevoeging voor de klant door continue te verbeteren. Kortom, niemand is erbij gebaat als je omvalt of uitvalt.

Een paar simpele adviezen:

• Weet hoeveel uur je werkt, stel een limiet en hou je eraan.
• Breng een balans in werk en privé.
• Ga bewegen, dit is niet alleen gezond maar voorkomt ook stress. Doe dit zover mogelijk dagelijks.
• Leer ontspanningstechnieken.
• Ga leren, ga lezen.
• Kies een hobby.
• Wat je ook gaat doen, kom in beweging als je werkdruk ervaart!

I.v.m. COVID-19

jouw manager of leider staat ook onder druk

Voor een leider valt het ook niet mee om opeens op afstand te moeten begeleiden. Het is een serieuze uitdaging om de organisatie in deze tijd verder te brengen. De leider houdt vermoedelijk al te veel ballen in de lucht.

Vanzelfsprekend zal een leider zijn aandacht dienen te verdelen over meerdere medewerkers, hou daarbij in het oog dat je een gezamenlijk belang dient en graag samen verder komt.

Vraag je dus niet alleen af wat jouw manager voor jou kan doen, maar ook wat jij voor jouw manager kan doen.

De taak die moet worden volbracht is veelal duidelijk. Voor iedereen gaat het nu met name om ook de niet-urgente zaken op orde te krijgen:

• Probeer een aantal verschillende werkritmes aan, totdat je er comfortabel bij voelt.
• Zorg ervoor dat je niet hele dagen alleen bent, zoek contact via remote (bijv. Skype), telefoon of fysiek (blijf op afstand).
• Hoe dan ook, verbreek de dagelijkse sleur.
• Praat met collega’s niet alleen over het werk. Creëer ‘koffiemomenten’.
• Omarm de Agile events als een moment om te delen (jawel, mogelijk ook andere zaken).
• Spreek tijdens de events af om gezamenlijk een aparte activiteit te doen.
• Maak tijd vrij voor elkaar, veel mensen staan onder druk. Denk dus ook aan je partner, kinderen, familie, vrienden, collega’s en onbekenden.

Waarnemen door leider of coach?

Bij het begeleiden van events mist een leider of coach een belangrijk instrument. Je ‘ziet’ niet altijd wat er gebeurt voor, tijdens en na een agile event. Je mist tevens de waarneming gedurende de dag.

Bij veel teams kan je op kantoor vanaf een afstand al zien of bijvoorbeeld de Dagstart lekker loopt, soms alleen al door te observeren hoe de team leden erbij staan. Of een kort gesprekje bij de koffieautomaat, bij het bureau of bij het scrum bord. De kleine dingetjes die het verschil kunnen maken. Die ook het verschil in werkdruk beleving kunnen uitmaken.

Kortom, goed luisteren en als iets niet duidelijk is dan is het advies om dit direct te vragen. Dus in het moment! Tot slot 2 handige remote tips.

Tot slot – 2 handige tips

Over remote leiderschap of remote coachen valt veel te vertellen. Dit artikel wordt afgesloten met twee handige tips:

Hou tijdens een sessie goed in de gaten of iedereen meedoet, als iemand op ‘mute’ blijft staan kan er daarachter een hele wereld van emoties plaatsvinden.

Blijf als coach of leider eens ‘hangen’ in het gesprek na een remote sessie, bied de mogelijkheid aan om nog even ‘na te praten’. Of geef dit eens een keertje aan tijdens een ander remote agile event, wellicht wil iemand nog wat kwijt. Het gaat met name om individuele issues, waarbij je een helpende hand kan bieden.

Het is natuurlijk niet de bedoeling dat ‘nablijvers’ nog even de hele voorgaande sessie met je gaan bespreken of pas dan hun mening ventileren. Dat hoort thuis in de sessie, overigens is dit ook wel weer een interessant signaal voor een coach.

Bij werkdruk ontstaat gemakkelijk een conflict, lees het artikel conflicten in een agile team.