De drumbeat van Kanban bestaat uit een cadans van een aantal meetings. Hier de beschrijving van zes Kanban meetings.
In het Engels heeft men het over cadances. Dit is in het Nederlands cadans of ritmiek. Vrij vertaald is het de ‘drumbeat’ van het Kanban Systeem. Zonder ritmiek functioneert ook het Kanban systeem minder goed.
De onderstaande zes meetings mogen worden toegepast, er is echter geen verplichting om deze in je workflow op te nemen. Verplichten past niet in de Kanban filosofie. Het vinden van goed werkende overlegstructuren is een integraal onderdeel van Kanban.
De waarde om onderstaande zes meetings te kennen is dat men ze ook pro actief en ad hoc kan toepassen, want niemand zit te wachten op een extra overleg die geen toegevoegde waarde levert.
Kanban en ritmiek
Bij Kanban is de cadans niet zo streng voorgeschreven als bij Scrum. Bij Scrum bestaan er vaste regels voor de diverse activiteiten. Een paar Scrum voorbeelden: elke 2 weken een Sprint Planning, Sprint Review en een Retrospective etc. Gezamenlijk zorgen ze voor een consistent Scrum framework om de productiviteit te verbeteren. Stel je nou eens voor dat je deze binnen Scrum op afroep zou doen, bijvoorbeeld alleen bij impediments, dan verwatert binnen afzienbare tijd de oplevering van het increment.
Kanban staat wel toe om de cadans aan te passen, andere regels te gebruiken, een andere ritmiek te hanteren. Dit is mogelijk omdat Kanban niet ontworpen en gestructureerd is om binnen een iteratief schema te passen. Het gaat bij Kanban om de flow, Kanban is niet iteratief. Een voorbeeld: om de 3 weken een planning meeting op vrijdagmiddag, omdat dan de stakeholders beschikbaar zijn. Mag!
Dat het hanteren van een iteratie echter heel handig is zal overduidelijk zijn. Veel van de onderstaande meetings worden dan ook vaak met een vaste interval ingepland, maar binnen het Kanban Systeem staat nergens geschreven dat deze met vaste intervallen moeten plaatsvinden.
De 6 meetings van Kanban
De meetings van Kanban kan je het beste vergelijken met een drumstel. Alle meetings kunnen separaat ingezet worden, waarbij elke drum (meeting) een ander geluid maakt. Het ritme kan daardoor complex zijn, maar harmonieus.
Als je een meeting kiest is het verstandig om na te denken over transactie kosten. Transactie kosten zijn alle kosten die nodig zijn om een activiteit te doen. Een doel voor alle teams is kosten reductie door een verbetering in de cadans om sneller, betrouwbaarder en frequenter waardevolle producten te leveren. Dit is bouwen aan vertrouwen en transparantie.
De 6 meetings in een Kanban Systeem zijn:
- Standup Meeting
- Replenishment Meeting
- Operations review
- Delivery planning meeting
- Service delivery review
- Risk Review
1. Standup Meeting
De Kanban Standup richt zich op vragen als: wie werkt aan wat, wie heeft hulp nodig, zijn er items blocked? Het is de meest voorkomende meeting en het doel is dat het team elkaar informeert over de status van de werkitems.
De reden dat men het doel is dat de Standup Meeting een behoefte van het team vervult. Hoe plan ik mijn eigen tijd in? Wat speelt er allemaal? Feedback krijgen en geven. Mogelijk aanwezige Stakeholders zien wat er speelt en of en hoe ze kunnen bijdragen.
De vorm is volledig vrij. Vaak staat men om de meeting korte te houden. Men scant het Kanban bord van links naar rechts volledig, vooral gericht op blockers en bottlenecks. Er is heel veel ruimte voor innovatie. Vaak gaat een deel van het team direct na deze sessie met elkaar de diepte in om oplossingen voor bijvoorbeeld een Blocker te bespreken.
2. Replenishment Meeting
Je kunt dit vergelijken met de Sprint Planning meeting van Scrum. Er zijn echter wezenlijke verschillen.
Het doel van deze sessie is prioritering van de input. Een pull systeem zal elke keer als er ruimte komt in het proces een item van de product backlog halen. In de replenishment meeting wordt bepaald welke prioriteiten er zijn. In Kanban zijn mogelijk meerdere stakeholders direct betrokken, deze dienen gezamenlijk mee te beslissen over de prioriteitstelling.
Het nodig om over de laatste marktinformatie te beschikken om goed te kunnen bepalen welke item(s) de meeste waarde toevoegt. Als de achterliggende informatie bekend is wordt gekozen wat er in de workflow zal worden opgenomen. Deze methode zorgt ervoor dat de belangrijkste items eerst worden gedaan. Door een transparante en frequente oplevering werkt men aan vertrouwen van stakeholders later in het proces. Men vertrouwd er dan op dat er met regelmaat het juiste wordt opgeleverd.
Het bijzondere van deze meeting is dat deze zowel elke dag als een keer per jaar kan plaatsvinden. Het enige wat echt telt is dat de juiste mensen de juiste beslissingen nemen op de juiste data. De frequentie wordt veelal bepaald door de snelheid van ontwikkeling, feedback loops, omgevingsvariabelen etc.
Deze meeting start soms ook als er te weinig werktaken in de backlog staan. Dit zal echter niet vaak gebeuren.
3. Operations Review
In een organisatie werken vaak meerdere teams, afdelingen en/of tribes gezamenlijk aan de totale ontwikkeling van de organisatie. De Operations Review is een meeting om alle neuzen dezelfde kant op te krijgen. In deze meeting kijken managers van diverse units naar het totale systeem.
Een ontwikkeling staat vrijwel nooit op zichzelf. Je kunt niet verbeteren als je geen rekening houdt met andere delen van de organisatie. Een enkel team kan niet de hele flow van een niet goed functionerende organisatie goed maken. De meeste efficiency problemen vindt je in een handover situatie tussen verschillende units.
Wat je hiervoor nodig hebt is eigenlijk de informatie van alle voorgaande meetings. Op basis van deze informatie besluit het team waar de prioriteiten liggen om de efficiency in de hele flow te verbeteren.
4. Delivery Planning Meeting
In deze meeting gaat het specifiek om het oplossen van problemen tussen de diverse afdelingen. Het is nu eenmaal een feit dat de meeste afdelingen geen contact hebben met de finale afnemer of klant. De klant heeft vaak wensen over hoe, wanneer en wat er geleverd wordt. De meeste klanten stellen het zeker niet op prijs als er zonder overleg een levering plaatsvindt, overleg is vrijwel altijd noodzakelijk.
Op basis van het Kanban Bord valt vrij goed te voorspellen wanneer er een levering kan plaatsvinden. Een goed moment om dit te bepalen is de (daily) Standup Meeting. Met de input van de deelnemers die gaan afleveren kan een zorgvuldige WIP afgestemd worden. Daartoe kunnen prioriteiten verschuiven. Binnen Kanban bestaat zelfs de mogelijkheid om zo een levering van standaard naar ‘time based’ te veranderen. Zodra er in Kanban een deadline is dient een team zijn pull aan te passen en er voor zorg te dragen dat de deadline gerealiseerd wordt.
5. Service Delivery Review
In deze meeting wordt de levering bekeken vanuit het oogpunt van de klant of te belanghebbenden van de service. Het enige doel is de klanttevredenheid te verbeteren door vertrouwen te creëren door transparant te zijn.
Als een klant ontevreden is over de geleverde dienst is het helemaal niet meer belangrijk hoe goed het interne proces is geweest. Het gaat om alles waar de klant belang bij heeft, men betrekt dus medewerkers met direct klantcontact.
Je bekijkt de laatste levering, kwaliteit, SLA’s, tevredenheid, frequentie van levering, tijdige levering. Maar ook hebben we er alles aan gedaan om de beloofde of verwachte waarde te leveren of zelfs te overtreffen.
Als het fout is gegaan hebben we dan goed gecommuniceerd, hebben we eventuele belemmeringen tijden en juist opgelost. Kortom, weten we zeker dat we alles hebben gedaan om toekomstige risico’s te minimaliseren.
6. Risk Review
Deze meeting staat in het teken van falen. Het doel is de faal mogelijkheden te onderzoeken. Waar kan het fout gaan en wat gebeurt er als er iets fout gaat met componenten/afdelingen/eindgebruikers later in de flow. Deze meeting draait dus om vertrouwen en winst. Het voorkomen van fouten levert kostenbesparingen en/of inkomsten.
De makkelijkste manier om Risk Review te doen is het bekijken van fouten uit het verleden. Bekijk de blocked tasks, re-works, klachten etc. en zoek naar patronen die opgelost kunnen worden. Een andere mogelijkheid is dat men een brainstorm houdt om te speculeren over toekomstige problemen. Hoe meer disciplines hierbij betrokken zijn hoe groter de kans dat er interessante inzichten ontstaan. Andere complexere methodes zijn ook mogelijk, maar dat gaat te ver voor dit artikel.
Het resultaat van deze meeting is een betere aansluiting bij de verwachtingen in de markt. Hoe vaak deze meeting plaatsvind is volstrekt afhankelijk van de ontwikkelingen in de markt en de organisatie.
Samenvatting
Dit zijn de zes bekende en vaak toegepaste Kanban meetings. Binnen Kanban is er volop ruimte om eigen vormen te bedenken die goed passen bij de workflow in de organisatie en de klant. Het aantal mogelijkheden is groot, wellicht zijn er in jouw organisatie hele andere meetings.
Wat nog een interessante review is de Strategy Review. De Strategy Review is een populaire meeting voor o.a. hoger management en marketing managers. Het onderwerp is het zich afvragen of de huidige doelen nog goed aansluiten bij de behoeften van de klant. Het gaat hier niet meer of je het goed doet, maar of je het juiste doet. Past de strategie nog bij de marktontwikkelingen? De echte vraag is dus of de bedrijfsstrategie en de processen passen bij het strategische doel.
Alle bovenstaande 6 meetings hebben namelijk weinig nut als een organisatie niet het juiste doet.