Troika Consulting is het best te beschrijven als een werkvorm van ‘peer-to-peer coaching’, waarbij je direct praktische hulp krijgt van consultants op jouw vragen. Voor deze werkvorm is slechts 30 minuten nodig.
Troika Consulting is zeer breed inzetbaar, in verschillende groepen en contexten en zowel online als offline. Het doel van Troika Consulting is het creëren van voorwaarden voor het ontstaan van (ondenkbare) oplossingen.
Troika Consulting is een van de vele Liberating Structures werkvormen. Ben je op zoek naar een volledig overzicht van Liberating Structures? Dan is het artikel: Wat zijn Liberating Structures? interessant. Het boek: ‘The Surprising Power of Liberating Structures’ van Keith McCandless en Henri Lipmanowicz is een bestseller.
Bovenstaande bedenkers hebben Liberating Structures vrijgegeven onder een Creative Commons License. Vrij om te gebruiken, te mixen en te veranderen. Derhalve zijn er meerdere varianten en toepassingen bedacht op vrijwel alle Liberating Structures werkvormen.
Dit artikel beschrijft de standaard werkwijze van Troika Consulting, zowel offline als online.
Inhoudsopgave
De basics
Troika Consulting is een eenvoudige werkvorm
Voor alle werkvormen van Liberating Structures geldt dat het eenvoudig te begrijpen activiteiten zijn. Het enige wat echt van groot belang bij Troika Consulting is dat je er ervaring mee op doet.
Hoewel je deze werkvorm direct zult begrijpen, ervaar je deze niet door er alleen over te lezen. Vergelijk het maar met zwemmen, je leert alleen zwemmen als je ook het water in gaat!
Troika Consulting klinkt wel heel uitdagend!
Wanneer men nog geen ervaring heeft met Troika Consulting, schrikt de benaming van deze werkvorm wellicht af. De woorden Troika en Consulting hebben wellicht een hoog elitair gehalte. Het tegendeel is echter waar, deze werkvorm is super simpel uit te voeren. Op alle niveaus en geschikt voor vrijwel alle organisatievormen.
Bij deze werkvorm is actief luisteren: luisteren om te horen en luisteren om te begrijpen i.p.v. luisteren om te antwoorden de grootste valkuil.
Want we herkennen allemaal de goed bedoelde tips en adviezen, zodra je een vraag stelt. Vaak krijg je direct één tip of goedbedoeld advies, maar soms is jouw overweging zelfs dat de ander ‘de tip’ of ‘het advies’ beter voor zichzelf zou kunnen hanteren. Want het antwoord is helaas niet voldoende gericht op jouw ‘echte’ vraag.
Zodra Troika Consulting eenmaal is geprobeerd, wil men deze vaker toepassen en wordt het een van standaard werkvormen. Troika Consulting is minstens zo populair als de werkvorm 1-2-4-ALL, deze werkvorm is beknopt beschreven in het artikel over Liberating Structures.
Doel van Troika Consulting
Het doel van Troika Consulting is het creëren van voorwaarden, voor het ontstaan van (ondenkbare) oplossingen.
Troika Consulting biedt coaching voor iedereen, door de mogelijkheid te bieden om met peers in een klein groepje, uitdagingen te bespreken. Daarnaast ondersteunt Troika Consultant het ontwikkelen van vaardigheden.
Bij het toepassen van Troika Consulting werkt men o.a. ook aan de volgende vaardigheden:
- Leren om hulp te vragen.
- Leren helder te formuleren.
- Samenwerken in wisselende samenstellingen.
- Verfijnen van luister- en adviesvaardigheden.
- Vertrouwen creëren door wederzijdse ondersteuning.
- Zelforganisatie en zelfontwikkeling.
Offline Troika Consulting
Deze werkvorm is ontstaan in een offline of fysieke omgeving. Dit zijn kantoren, conferentie zalen, sporthallen, open lucht activiteiten etc. Derhalve wordt deze werkvorm in de offline variant als eerste beschreven. De vraag die gesteld kan worden is: Hoe start je met Troika Consulting in een fysieke omgeving?
Uitnodiging
Het begint natuurlijk met een voorbereiding. Door mensen uit te nodigen en een ruimte te regelen.
Het is fijn als iedereen vooraf op de hoogte is wat Troika Consulting is. Men dient bijvoorbeeld te weten dat het uitgangspunt is dat elk groepje bestaat uit drie deelnemers.
Vervolgens is het nodig om uit te leggen dat er drie rondes zijn en in elke ronde één deelnemer de klant is, waarbij de andere twee de rol van consultant op zich nemen.
In de 3 Troika Consulting rondes die zullen volgen komt iedereen aan bod. Dat brengt rust en zekerheid, want iedereen krijgt de kans om peer-to-peer coaching te ontvangen en te geven.
Sommige deelnemers kunnen niet wachten om hun uitdaging te delen, terwijl andere deelnemers liever eerst eens kijken wat er allemaal gebeurt in een sessie. Toch is het verzoek aan alle deelnemers om alvast nadenken over zijn grootste uitdaging of de uitdaging die ingebracht zal worden in de Troika.
De fysieke ruimte
Het totaal aantal mogelijke deelnemers wordt eigenlijk alleen beperkt door de omgeving. Is er voldoende ruimte om meerdere stoelen in een bepaald verband neer te zetten? Hoeveel mensen kunnen, willen of mogen in de beoogde ruimte? Wat het antwoord hier ook op is: er één extra aandachtspunt: men zit niet aan een tafel of een bureau!
Het oorspronkelijke concept gaat ervan uit dat elk groepje 3 stoelen nodig heeft en in de vrije ruimte gaat zitten. Idealiter staan er 3 stoelen in een driehoek op beperkte afstand van elkaar. Dus dicht bij elkaar. Sommige facilitators menen dat de knieën van de deelnemers idealiter met elkaar in contact dienen te zijn, bij agile werkenden beslissen de deelnemers zelf de ideale afstand.
Anderen kiezen ervoor om de sessie staand te doen, maar realiseer je wel dat een volledige sessie snel 30 minuten in beslag neemt en niet iedereen zo lang kan staan.
Het is overigens wel de bedoeling dat men dicht bij elkaar is, men omschrijft het wel eens als: ‘de afstand die je hanteert bij een kampvuur (in een koude omgeving)’. Later in dit artikel wordt op een andere manier over de warmte in de sessie geschreven.
Er zijn troika sessies gehouden met honderden deelnemers die tegelijkertijd met Troika Consulting bezig waren. Nu zijn dit natuurlijk uitzonderingen, maar het geeft wel goed de schaalbaarheid van deze werkvorm aan.
Voorbereiding sessie
Als eerste denk je vooraf na over de volgende drie vragen: Willen we groepjes creëren en zo ja, welke? Welke voorbereiding wordt gevraagd aan de deelnemers? en Hoe gaat men straks de juiste vragen inbrengen?
Groepjes creëren
Denk na over hoe de groepjes van drie personen wilt inrichten. Mensen combineren met verschillende achtergronden en perspectieven levert de mooiste inzichten op. Dit is ontelbare keren aangetoond, beschouw het als een richtlijn of een feit. Als je zelf groepjes creëert, om een moverende reden, kan je dit gegeven als onderdeel van ‘de bedoeling’ opgeven.
Creëer een omgeving waarbij men niet gestoord wordt. Biedt quality time voor de ca. 30 minuten, dit halfuurtje is samenzijn voor de deelnemers. Een halfuur om echt de diepte in kunnen gaan, door goed te kunnen focussen, zonder afleiding(en). Er mogen best andere teams in de buurt zijn, maar men mag elkaar geen overlast bezorgen of spontaan gaan deelnemen aan een andere sessie.
Velen laten de groepsvorming aan de deelnemers zelf. Een mogelijk nadeel is dat bekenden elkaar opzoeken, dat levert niet altijd vernieuwende inzichten. Een voordeel is dat het vertrouwen vaak al aanwezig is. Laat je het allemaal over aan de deelnemers of heb je een bewuste reden voor de indeling? Wees open en transparant over de keuzes die je gemaakt hebt.
Je hoeft je overigens niet druk te maken over wie de klant is en wie de consultant. Dat zijn ze namelijk om de beurt allemaal.
Voorbereiding door klant
Er zijn 2 geschikte tijdstippen voor de klant om zich voor te bereiden. Voor de sessie en bij aanvang van de sessie. De ervaring leert dat diegene die zich daadwerkelijk voor de sessie heeft voorbereid een betere vraag stelt.
De klant dient zich dus goed voor te bereiden, omdat deze de ander gaat informeren over zijn voorliggende uitdaging of belemmering. Men krijgt straks in de eerste ronde maximaal 1 minuut om de volgende vragen inhoudelijk te schetsen:
- Wat is je uitdaging?
- Waar zou je hulp bij willen hebben?
- Kan die vraag duidelijk, kort en bondig gesteld worden?
Tip: schrijf je vraag op!
Waarom slechts 1 minuut om de vraag in te brengen?
Je hebt net kunnen lezen dat men 1 minuut krijgt om de vraag in te brengen. Slechts 1 minuut? Jazeker, dat is absoluut een uitdaging op zich! Maar, het kan!
Stel je eens voor dat elke klant 10 minuten gebruikt om de uitdaging ‘volledig’ te schetsen. De kans is dan groot dat de toehoorders het spoor volledig kwijt zijn en niet meer goed kunnen helpen. Los van het feit dat de anderen wellicht niet meer aan bod komen.
Je zult ervaren dat deze tijdsbeperking juist een heel krachtig instrument is om tot de kern te komen. Voor een eventuele Coach of facilitator die helpt om ‘peer coaching’ op te starten is deze tijdsbeperking een aandachtspunt, waarbij men dient daarbij vooral te letten op het leerproces van het beknopt inbrengen van het probleem.
De eerste keer dat men deze sessie doet, zal je ervaren dat die ene minuut voor de deelnemers nauwelijks haalbaar is. Hou daar rekening mee.
Als er geen begeleider aanwezig is, dan dienen de consultants de spreektijd te monitoren. En te handelen naar bevinding. Dit is mede afhankelijk van de fase in het gezamenlijke leerproces. Ook hier geldt: een duidelijke, korte en bondige beschrijving van het probleem blijft een belangrijke eerste stap.
De 3 rondes van Troika Consulting
Zoals al eerder beschreven bestaat een Troika Consulting sessie uit 3 rondes, waarbij men elke keer de stappen herhaalt. In elke ronde is een ander de klant. Voordat men start krijgen alle deelnemers nog 1 minuut om na te denken over de in te brengen vraag, uitdaging of probleem.
Men begint met de eerste ronde. Deze bestaat uit de volgende activiteiten:
- Klant legt zijn uitdaging uit. (1 minuut)
- Verduidelijkende vragen door consultants. (1 tot 2 minuten)
- Consultatie. Klant draait zich om en zit met de rug naar de consultants en luistert (mag niet praten). Consultants discussiëren met elkaar. Hier zijn meerdere vormen voor: ideeën, suggesties, advies, roddelen. (4 tot 5 minuten)
- Debriefing, klant draait zich om en deelt wat het meest waardevol was. (1 minuut)
Ronde 2 en ronde 3 zijn gelijk aan de eerste, maar nu is een ander de klant.
Wat je zult opvallen is dat de drie gesprekken niet gelijk zijn, ook niet in tijdsverdeling per onderdeel. De een heeft bijvoorbeeld een heel heldere vraagstelling, de ander nog niet. Soms krijgt een klant veel verduidelijking vragen, waardoor bijvoorbeeld de beschikbare consultatietijd verkleind. De ene klant staat open voor zelfreflectie, de ander nog niet. De aangedragen denkrichtingen sluiten wellicht nog niet aan. Kortom, er zijn heel veel verschillende ervaringen die men meeneemt naar de afronding.
Afronding offline sessie
Als de eerste ronde coaching niet voldoende oplevert, doe dan een tweede ronde. Het is inmiddels een bekend gegeven dat twee rondes van 10 minuten per klant, veel effectiever is dan één ronde van 20 minuten per klant.
Als de sessie (bijna) is afgerond en iedereen klant is geweest, kun je een paar interessante waarnemingen doen, voorbeelden:
- De deelnemers doen spontaan een wrap-up, om af te kunnen sluiten.
- Men is klaar en loopt weg.
- Men is klaar en blijft praten.
- Het is nog niet voldoende uitgekristalliseerd, er worden vervolgafspraken gemaakt.
- Er worden wel of geen afspraken gemaakt om over een periode te evalueren.
- De volgende sessie is al gepland.
- Men komt allemaal te samen om een check-out te doen.
Interessant is om na de sessie de gemoedstoestand te peilen: Wat heb je gevoeld? Wat deed deze sessie met je? Was er sprake van warmte in de sessie?
Online Troika Consulting
Troika Consulting werkt uitstekend via een video conferencing platform. Alleen vraagt een online sessie andere en/of aanvullende (technische) voorbereidingen.
Voorbereiding
De voorbereidingen voor online Troika Consulting zijn:
- Uitnodiging deelname aan een sessie versturen.
- Als dan niet vooraf inrichten groepen (bij meer dan 3 deelnemers).
- Nadenken over wie met wie in een sessie zit (Welk doel streeft men na?)
- Inrichten breakout rooms of
- Inrichten ‘eigen groepsgesprekken’, of te wel: wie nodigt wie uit en hoe!
In onderstaande beschrijving gaan we ervan uit dat er meerdere setjes van 3 deelnemers gaan starten, want als slechts 3 deelnemers samen één sessie ingaan is het (technisch) simpel te regelen en hoef je nauwelijks wat voor te bereiden.
Start sessie
Je ontvangt alle deelnemers via de centrale uitnodiging in de online omgeving. Het aantal deelnemers maakt niet uit, het vergt alleen wat meer voorbereiding. De mogelijke beperking van het aantal deelnemers is direct gekoppeld aan de mogelijkheden van het gekozen video conferencing platform.
Ook online start je met de deelnemers welkom te heten. Na het welkom, kun je ervoor kiezen om bijvoorbeeld een check-in of een energizer te doen. Waarbij men los komt van de dagelijkse beslommeringen, in veel gevallen wil men echter snel door naar de inhoudelijke sessie met de voor de deelnemer relevante vraag.
Hoewel er veel varianten zijn, start elke variant eigenlijk altijd met de vraag: ‘denk na over welke uitdaging je straks wilt inbrengen’. Mijn ervaring is dat de ruimte bieden voor een korte aanvulling of aanscherping op de voorbereiding door de deelnemers, zeer gewaardeerd wordt. Een werkvorm voor de gezamenlijke sessie:
- Elke deelnemer neemt een vraag mee voordat deze de breakout room in gaat.
- Geef nog in de hoofdsessie een paar minuten de tijd om na te denken over de vraag, voordat men de breakout room ingaat (2 tot 4 minuten), dit wordt veelal gewaardeerd en vooral belangrijk als men zich nog niet voldoende heeft voorbereid.
- Je kunt dit goed combineren met het ‘overstap’ moment. Voorbeeld: ‘om 10uur (of over 3 minuten) starten alle groepjes in de breakout sessie, in de tussentijd kun je jouw vraag nog aanscherpen’.
- Welke methode je ook kiest, stel de tijd vast dat men start in de breakout room en weer terug dient te zijn in de centrale omgeving. Geef voor de zekerheid nogmaals mee hoelang men de klant is (vraaginbrenger), hanteer ook hier de 10 minuten per persoon.
- Tip: Hou de eerste keer een beetje rekening met de computervaardigheden van de deelnemers. Het in een breakout sessie stappen gaat namelijk niet iedereen gemakkelijk af, veelal zijn het dan ‘technische’ issues.
Werkwijze in de breakout room.
Kijk voor de inhoud ook naar de voorgaande offline beschrijving, de overeenkomsten zijn talrijk. Na de gezamenlijke ontvangst, start de troika sessie in de breakout room:
- De eerste klant deelt zijn of haar vraag. (1-2 minuten)
- De twee consultants stellen de klant verduidelijkende vragen (1-2 minuten)
- De klant zet haar of zijn webcam uit en zet de microfoon op stil. Samen genereren de consultants vragen, ideeën, suggesties en geven (coaching) advies (4-5 minuten)
- De klant zet de webcam aan en deelt wat het meest waardevol was aan de ervaring. (1-2 minuten)
Wissel van rol, nu is het de beurt aan één van de consultants om de klant te zijn, herhaal de stappen. En dan nog een keer, tot iedereen de kans heeft gehad om hulp te krijgen. In totaal drie rondes van elk 10 minuten.
Warmte in de sessie
Deze workshop leent zich zowel off als online uitstekend om een goede sfeer te creëren, geconcentreerd te zijn op een probleem en om samenhorigheid en verbondenheid te creëren.
Het is veelal verwarmend om te zien hoe de deelnemers na de sessie reageren. Regelmatig zie je lachende of blije mensen, want er is echt geluisterd, nieuwe inzichten zijn verkregen en vervolgstappen zijn mogelijk gemaakt.
Vaak hoor je: ‘ik kreeg het er warm van’. Dan beschrijft men hoe impactvol de vragen waren, wat het losmaakte en regelmatig dat de zelfreflectie in de sessie al plaatsvond.
Er zijn nog veel meer waarnemingen mogelijk, wat je vooral ervaart is dat troika open gesprekken tussen de deelnemers mogelijk heeft gemaakt. Niemand staat immers meer alleen met de uitdagingen, want men helpt elkaar verder. Iedereen heeft een vraag, iedereen helpt de ander.
Tips
Voordat een sessie start is het raadzaam om al een aantal tips mee te geven. Een deel van onderstaande tips staan in de voorgaande beschrijving, onderstaande tips kan je dus gebruiken als een checklist.
Je maakt veelal een keuze uit onderstaande tips op basis van eerdere ervaringen met Troika Consulting. De tips:
- Nodig deelnemers uit om groepen te vormen met gemengde rollen of functies. Aandachtspunt is dat de groepjes ‘veilig’ zijn.
- Benoem de valkuil: te snel conclusies trekken. Een klant leert het meeste van de vragen.
- Het blijkt heel leerzaam als je aangeeft dat de deelnemers zichzelf tot de orde mogen roepen als ze constateren dat ze te snel conclusies trekken.
- Wat zie, hoor en denk jij, wat de klant vermoedelijk niet ziet?
- Neem als consultant risico’s door een beetje te provoceren, maar behoudt je empathie.
- Geef bij voorkeur geen advies, maar stel de juiste vraag om de klant te helpen. Want zelfinzicht en zelfcorrectie is velen malen krachtiger dan een advies.
- Een klant dient zich te focussen op zelfreflectie, niet op gemakkelijke antwoorden of adviezen. Als je klant bent moet je goed naar jezelf luisteren: Wat voel je? Wat doet het met je? Wat gebeurt er nu, Wat wil ik? etc.
- Als je deze sessie voor de eerste keer meemaakt is een gezamenlijke reflectie raadzaam.
Samenvatting
Met Troika Consulting helpen peers elkaar door de uitdaging die iemand heeft te bespreken.
Door de laagdrempeligheid van Troika Consulting krijgt deelnemers de kans om nieuwe inzichten te verwerven. Men vraagt en krijgt hulp. De hulp bestaat uit vragen en advies van twee consultants voor één klant. Tegelijkertijd werkt men aan een aantal vaardigheden, zoals actief luisteren, hulp vragen en hulp aanvaarden. Dit verbetert de samenwerking ook op andere gebieden.
Troika Consulting is vermoedelijk niet nieuw voor je, want het is een vorm van peer-to-peer coaching. Je herkent vast onderdelen vanuit het bespreken van prototypes, patronen ontdekken of dagelijkse gesprekjes over mogelijke oplossingen. Deze werkvorm brengt echter structuur, om op een goede en snelle wijze tot oplossingsrichtingen te komen en zorgt ervoor dat alle deelnemers aandacht krijgen.
Wat Troika Consulting brengt is een snelle methode om leerervaringen op te doen. Waarbij het eigenlijk gaat om zelfreflectie, zelfinzicht en zelfcorrectie.
De hierboven beschreven online en offline Troika Consulting zijn de standaard benaderingen. Er zijn hier veel varianten op bedacht, één van de vele varianten is bijvoorbeeld dat er alleen vragen mogen worden gesteld en er geen enkel advies mag worden gegeven.
Wil je meer weten over Liberating Structures? Lees dan het artikel: Wat zijn Liberating Structures?