Kaizen staat voor het uitvoeren van kleine verbeteringen door de mensen die het werk doen. Het Japanse woord Kaizen staat voor ‘goede verandering’, maar wordt vrijwel altijd vertaald als ‘continu verbeteren’.
Kaizen is continu verbeteringen aanbrengen in de processen en productiviteit, maar het gaat verder dan dat. Kaizen is een mentaliteit die de mensen in de organisatie ten goede komt.
Volgens de bedenker Taiichi Ohno: ‘zorg ervoor dat zodra iets wordt waargenomen in een proces wat niet optimaal is dit wordt veranderd’. In tegenstelling tot een aantal verandermethoden wordt gekozen voor een langdurig geleidelijk veranderen.
Bij het toepassen van Kaizen is iedereen verantwoordelijk voor verandering, van de werkvloer tot de CEO. Iedereen wordt aangemoedigd om op een continue basis suggesties tot verbeteren te delen. Kaizen stelt dat zonder respect voor de mensen er geen voortdurende verbetering mogelijk is.
Doelstellingen Kaizen
De doelstellingen van Kaizen zijn:
- Eliminatie van verspillingen
- Geen opbouw van voorraden in het proces (JIT)
- Continue verbeteren van het (productie)proces door het toepassen van een PDCA-cyclus.
Nu lijken bovenstaande doelstellingen vrij reguliere doelstellingen voor elke organisatie. Het verschil bij Kaizen is dat deze doelstellingen niet eenmalig van bovenaf worden opgelegd. In deze methodiek is iedereen (dus ook een black belt) samen met de mensen in het proces op zoek naar verbeteringen om deze door te voeren.
Het inzetten van Kaizen
Het belangrijkste uitgangspunt van Kaizen is dat iedereen gelijkwaardig is. Het hebben van respect voor elkaar en elkaars ideeën is vanzelfsprekend.
Er is een scala aan benaderingen, boeken en methodieken bedacht. Hier worden 2 benamingen genoemd, omdat deze Kaizen het beste weergeven. Dit zijn Point en Systeem Kaizen. Het beste te omschrijven als kleine en grote verbeteringen.
Point Kaizen
De eerste variant is het vaak gehanteerde ‘Point Kaizen’. Zodra er iets kapot gaat of als fout wordt beschouwd, worden er snel en onmiddellijk maatregelen genomen om de problemen te verhelpen. Met weinig planning worden snel maatregelen doorgevoerd.
Je kunt dan denken aan kleine, geïsoleerde en gemakkelijk te implementeren ‘oplossingen’. Voorbeelden zijn kleine aanpassingen in de werkwijze, te gebruiken gereedschappen of een andere layout van de werkvloer. Dit noemt men vaak een Kaizen blitz.
De genomen maatregelen kunnen echter een grote impact hebben. Men kan hiervoor bijvoorbeeld de techniek 5S hanteren. Zie het artikel: Wat is 5S in Lean?
Een andere mogelijkheid voor Point Kaizen is dat het kan starten als event in de improve fase van Lean Six Sigma. Het kan bijvoorbeeld een brainstorm zijn om tot de oplossingsrichting van een probleem te komen. Een voorbeeld van een mogelijk geschikte brainstorm methode is De zes denkhoeden van De Bono
Systeem Kaizen
De tweede variant is ‘Systeem’ Kaizen. Systeem Kaizen wordt op een georganiseerde manier uitgevoerd en is ontworpen om problemen op systeemniveau in een organisatie aan te pakken.
Kaizen is oorspronkelijk bedoeld als het tot stand brengen van een continue verbetercultuur. Deze methode wordt dan ingezet als een strategische planningsmethode, die resulteert in een aantal geplande Kaizen-events over een lange periode. De gedachte erachter is dat wanneer continue verbeteren in de haarvaten van de organisatie zit, dit altijd zal leiden tot een betere kwaliteit en lagere kosten. Voor grote verbetertrajecten hanteert men vaak het Kaizen event, waarbij de PDCA cirkel van Deming een belangrijke rol speelt.
Dan heeft men het bijvoorbeeld over een future state als doel. Dit is een stap in de richting van de visie die ook wel dream state of end state worden genoemd. Daar volgt later een ander artikel over.
De oplossing voor een probleem?
Vaak denkt men dat alleen de perfecte oplossing voldoende is. Kaizen dicteert echter dat er een goede oplossing gevonden dient te worden die kan worden geïmplementeerd. Lees het artikel: Wat is de 5x waarom methode? 5w’s hoe je dit het beste kunt doen.
Tempo is belangrijk in Kaizen, het is immers verbetering na verbetering doorvoeren. Het is voldoende als er een goede oplossing wordt gekozen, want na implementatie is de verandering alleen als ‘geslaagd’ te benoemen als het resultaat levert.
Voor de zoektocht naar de oplossing hanteert men de Kaizen-workshop, deze volgt in hoofdlijnen de PDCA cirkel en bestaat uit 6 stappen:
- Definieer probleem en de (verbeter) doelstelling.
- Meet de feiten.
- Analyseer de feiten (root cause analyse).
- Genereer verbeter ideeën en prioriteer (brainstorm)
- Plan de implementatie en implementeer verbeteringen.
- Controleer en borg het resultaat door standaardisatie.
3 peilers van Kaizen
In voorgaande alinea staan de stappen van een workshop, op zich al een mooi stappenplan. Wat dan nog interessant is dat in elke vorm van Kaizen je de volgende elementen tegen, een aantal auteurs noemen dit ook wel peilers. Deze peilers zijn: Gemba, Muda en PDCA.
Gemba
Het Japanse woord Gemba betekend werkvloer. Gemba richt zich op de zekerheid dat de werkvloer de juiste hulpmiddelen heeft om effectief, georganiseerd en zonder rommel te werken. Op de vloer gebeurt het, daar kan je het zien! Ga er naar toe om zelf waar te nemen!
Muda
Japans voor ‘Waste’ of verspillingen’. Lean richt zich op het beperken van verspilling, dus o.a. het verminderen of voorkomen van vertraging, rework, dubbele afhandeling, knelpunten in het proces. Zie het artikel: 3 M’s van Lean: Muda, Mura en Muri
PDCA
Gebruik de PDCA-cirkel van Deming: Plan, Do, Check en Act. Hanteer iteratieve sprints om te veranderen. Zie het artikel: Wat is de PDCA-cirkel van Deming
Tot slot
In dit artikel is beschreven dat Kaizen een methodiek is waar men continue op zoek is naar verbeteringen. Naast een mentaliteit is Kaizen ook een instrument voor kleine en grote workshops.
Kaizen is echter geen tool waarmee je gegarandeerd resultaat bereikt. De methodiek wordt bijvoorbeeld soms ook toegepast als tool om te saneren. Wel resultaat, maar respect voor elkaar is dan niet altijd meer aanwezig. Je begrijpt dat na een dergelijk moment het continu verbeteren door de werkvloer minder spontaan zal verlopen. Als Kaizen verkeerd wordt ingezet noemt men dit in het Japans: ‘kaiaku’. Dit betekent: ‘veranderen naar het slechte’.
De Kaizen methode is een mentaliteit en dan heb je vaak andere methodes nodig, zoals Six Sigma of 5S om het ruimschoots bewezen gedachtegoed tot volle wasdom te laten komen.
Kaizen is een prachtige vorm van agile werken. Iedereen is betrokken bij het verbeteren, wederzijds respect is essentieel en korte sprints (PDCA) helpen om continu te verbeteren.
Denk ook nog even aan technieken als SCAMPER en Poka Yoke om te ‘verbeteren naar het goede’ of te wel Kaizen!