Wat is het Prosci Change Triangle model?

In Basics, Management by PeterLeave a Comment

Leestijd: 8 min.

Het Prosci Change Triangle Model is een model om succesvol een organisatieverandering tot stand te brengen. Het model hanteert 4 kritische succesfactoren om dit succesvol te laten verlopen.

Deze 4 factoren of aspecten zijn: succes, leiderschap/sponsorship, projectmanagement en veranderingsmanagement. Deze wordt visueel weergegeven in een driehoek (triangle).

Het PCT model is het component van de Prosci methodologie die zich richt op de organisatiekant. Het model bestaat al enkele decennia en zie je in meerdere verandermethodieken terug.

De waarde van het PCT model is vooral te vinden in het gestructureerde denken over het gehele veranderingstraject. Doordat men in het begin van een verandering anders handelt, zal het hele verandertraject beter gaan verlopen.

Structuur

Onderstaande afbeelding toont de plek het PCT model inneemt in de Prosci methodologie. 

Prosci Framework

De Prosci methodologie start linksboven in de afbeelding, met het PCT model.

Het is een driehoek, de reden hiervoor is simpel. Een driehoek geeft direct aan dat er balans dient te zijn.

Wil je eerst een ‘birdview’ krijgen van de volledige Prosci methodologie? Lees dan het artikel: Wat is de Prosci methodologie?

De basisgedachte van het PCT model

Het Prosci Change Triangle model (PCT) focussed zich met name op de volgende kernvraag:

Wat zijn de kritische succesfactoren voor veranderingsprojecten en hoe verhoudt onze voorgenomen verandering zich hiertoe?

Voorgaande vraag dwingt de organisatie om zich te realiseren dat het van cruciaal belang is om elk veranderingsinitiatief te starten met een duidelijke en met elkaar afgestemde definitie van succes. Het is immers noodzakelijk dat iedereen hetzelfde doel voor ogen heeft!

In deze vraag zijn de kritische succesfactoren ingesloten, welke door toepassing van het PCT model d.m.v. het doorlopen van 4 aspecten wordt beantwoord.

Volgens de Prosci methode komt een balans in de driehoek alleen tot stand als men de 4 kritische elementen met elkaar verbindt.

Het PCT model ‘dwingt’ je namelijk om eens goed na te denken over de reden van de verandering. De basisgedachte van het PCT model is dat voor elke gewenste verandering redenen zullen zijn, maar welke redenen zijn dat nu eigenlijk echt?

Dan kun je bijvoorbeeld de volgende vragen stellen:

  • Welke kritische elementen spelen een rol?
  • Wanneer ben je succesvol?
  • Hoe begeleiden we de verandering van A naar B?

Hieraan herken je dat het PCT model onderdeel van een framework is, er zijn heel veel andere vragen die je hiernaast ook zou kunnen stellen om het specifieker te maken voor jouw organisatie.

Samenhang van de elementen in het PCT model

Prosci Change Triangle - PCT model

In de afbeelding is een korte omschrijving is opgenomen, nu volgt eerst een stukje theorie over de samenhang van de 4 PCT elementen.

Zoals eerder aangegeven hebben deze elementen of succesfactoren van het PCT model invloed op het succes van de verandering. Laten we de 4 factoren eens met elkaar verbinden.

1. Definieer succes

Succes: vertegenwoordigt het doel van een initiatief of project.

Het model toont de vier aspecten van een succesvol initiatief en hoe die aspecten zich tot elkaar verhouden. Met behulp van het model evalueert men het project en identificeert men risico’s om de resultaten van het initiatief te verbeteren.

Hoewel het zeer vanzelfsprekend lijkt, blijkt dat succes vooraf vaak niet duidelijk gedefinieerd wordt. Het is niet voldoende om de volgende vragen te beantwoorden: Wat is de reden van de verandering? Hoe voer je de verandering door? en Wat is het voordeel van de verandering? Hoewel deze vragen essentieel zijn, dient dit ook te leiden tot een definitie wanneer men de verandering als succesvol beschouwd.

Succes is volgens Prosci gedefinieerd als:

  1. Het project zijn doelstellingen behaalt.
  2. Return on Investment (ROI) wordt gerealiseerd.
  3. Wijzigingen op tijd en binnen het budget worden voltooid.

Hou deze 3 punten van succes even vast. Wat doet dit met je? Wat je wellicht al is opgevallen is dat deze definitie vooral de ‘organisatiekant’ van veranderen benadrukt. Doelen op de ‘menskant’, komen eventueel via ADKAR, een ander component van de Prosci methodologie. Maar er is meer verschil en dat volgt later.

Vervolgens kan je naar andere 3 elementen van het PCT-model kijken. De toelichting op deze elementen zie je in de afbeelding, onderstaand richt zich op de samenhang. Later in dit artikel is beschreven wat er gebeurt als je dit niet goed inricht.

2. Commitment van Leiderschap/Sponsorschap

Leiderschap/sponsorschap: vertegenwoordigt de strategie en de richting van een initiatief of project. 

Commitment is duidelijk gericht op dat men niet alleen komt te staan in de verandering. Dit dient men vooraf te borgen, het is immers van cruciaal belang om de steun van het management te krijgen. Deze steun hebben de andere elementen van de driehoek nodig.

Het niet goed kunnen verwoorden van valide redenen van een verandering leidt tot issues als men in een later stadium de verandering aankondigt. Mensen voelen aan als het niet klopt of niet volledig is, hetgeen eventuele weerstand doet versterken.

De meeste veranderprocessen kennen meerdere momenten die uitdagend zijn. Dan spreekt men regelmatig een andere behoefte uit, zoals tijd, geld en energie. Vanzelfsprekend, maar dat eigenlijk ook de behoefte aan leiderschap, een leider die instapt om zaken te verduidelijken en om eventuele weerstanden bespreekbaar te maken.

3. Werk samen met het projectmanagementteam

Projectmanagement: de technische kant van een initiatief of project.

Dat lijkt een open deur, want we weten allemaal dat samenwerken leidt tot betere resultaten. Toch zie je regelmatig dat de ‘technische kant’ van een project goed is ingeregeld, maar nog niet goed aansluit bij de ‘menskant’ van het project.

Het team richt zich dan bijvoorbeeld op het management (veelal de opdrachtgever). Maar de menskant is net zo belangrijk, samenwerken met verandermanagement is een belangrijke voorwaarde voor succes.

Een goed projectteam zorgt o.a. voor draagvlak, middelen en training. Waardoor meer medewerkers meegaan in de verandering.

4. Integreer veranderingsmanagement met projectmanagement

Veranderingsmanagement: vertegenwoordigt de menselijke kant van een initiatief of project.

Alleen wanneer alle voornoemde teams samenwerken met het leiderschapsteam en sponsoren komt een gezamenlijk plan tot stand, waardoor men ook tegelijk de medewerkers meeneemt in het proces. Waardoor medewerkers de verandering beter begrijpen en deze hen beter in staat stelt om deel te nemen aan de verandering.

Als de 4 factoren goed zijn ingeregeld komt een mooie evenwichtige driehoek tot stand. Later in dit artikel wordt echter getoond dat deze balans vaak verstoord is en wat men dan kan doen.

Wat als je de verandering niet goed inricht?

In voorgaande alinea is op hoofdlijnen beschreven wat elk aspect dient te brengen. In deze alinea gaan we hier wat dieper op in, in hoofdlijnen wordt beschreven wat er kan plaatsvinden wanneer de 4 kritische aspecten niet zijn ingevuld.

  • Geen of niet voldoende leiderschap of commitment leidt tot gebrek aan visie, waardoor o.a. het verander moment verloren gaat. Medewerkers gaan dan niet mee doen.
  • Als er geen adequaat projectmanagement is dan zie je dat vrijwel direct terug in het uit de planning lopen van de activiteiten (als er al een gezamenlijke planning is). Dit kost een organisatie uiteindelijk veel energie en geld.
  • Bij het ontbreken van goed change management zal het gedrag niet veranderen.

Bovenstaande issues leiden tot het niet meekomen van individuen, waardoor het proces gaat haperen of in het slechtste geval mislukt.

Wat je waarneemt is dat eventuele tekortkomingen te herleiden/herkennen zijn aan communicatie en gedrag. 

  • Je herkent de eerste tekortkoming veelal direct aan de gehanteerde communicatie. Deze is gebrekkig, inconsistent, te weinig, te veel etc.
  • Je herkent het met name ook aan het gedrag van de medewerkers. Voorbeelden: ‘niet belangrijk voor mij’, ‘ik hoor het nog wel’ of ‘ze doen maar’ of ‘knettergek’. Je merkt/voelt de weerstand. De reden is veelal dat de waarom vraag nog open staat, waardoor er geen urgentie gevoeld wordt.

Hoe kan het ook?

In plaats van verder op te sommen waar elk element aan dient te voldoen is het interessant om eerst eens te tonen hoe de driehoek door Prosci verder uitgebouwd is.

Prosci Change Traingle - PCT model - uitgebreid

Zoals je kunt verwachten in een waterval model is elk aspect uitvoerig uitgewerkt, zoals doelstellingen, opleveringen volgens bepaalde voorwaarden etc. Daar kan je als agile werkende wat van vinden, maar het is wellicht ook handig om een soort checklist te hebben van wat beter op voorhand ingeregeld kan worden.

Het PCT assessment model

Tot nu toe lijkt de theorie van het PCT model op veel andere modellen, waar Prosci zich onderscheidt is de enorme kennis die zij hebben opgebouwd over veranderprocessen door onderzoek.

Door het hanteren van een (gestandaardiseerde) vragenlijst kan elke organisatie bepalen wat de status van het verandertraject is.

Voor het assessment komen ze met het volgende model:

PCT model - PCT assessment

Bovenstaande assessment is slechts een voorbeeld, overigens kom je de getoonde variant niet zo vaak tegen. Want veelal loopt project management voor op verandermanagement. In onderstaande afbeelding zie je dat het veranderproces veelal een bepaalde ontwikkeling doormaakt. Dit zijn de bovenste 3 driehoeken in onderstaande afbeelding.

PCT assessment model - mogelijkheden

Zie in bovenstaande afbeelding bovenaan de 3 driehoeken naast elkaar. Het start veelal met leiderschap/sponsorschap, dan wordt projectmanagement aangesloten en als laatste verandermanagement.

Dat is in een waterval methode vrij gebruikelijk, maar Prosci adviseert om eens na te denken over het direct in orde te maken van het totale proces. Dit is weergegeven in de onderste driehoek. Hier start men met alle disciplines ‘aan boord’, dit versneld het veranderproces en draagt zorg voor een betere uitkomst.

Wellicht is het handigste om dan ook eens te kijken naar het andere model in het Prosci framework: ADKAR. Je zult dan direct veel agile componenten herkennen.

Agile en het PCT model

Interessant is dat Prosci in haar methodologie het Prosci Change Triangle eerst een framework noemt en vervolgens het begrip PCT model hanteert.

Het verschil in definitie is voor jou van belang omdat een framework ruimte biedt om ‘fine te tunen’ aan jouw specifieke situatie. Bij toepassing blijkt PCT inderdaad een framework te bieden. Hoewel Prosci, o.b.v. onderzoek, heel veel in het PCT-model al heeft vastgelegd.

Toch zijn hier duidelijke haakje naar agile werken. Als je gericht kijkt naar de vraagstelling en aanbevolen acties, die het PCT model aanreikt, is er vrijwel geen verschil met de vragen binnen agile werken. Het verschil ontstaat in de timingsmomenten, een standaard verschil tussen waterval en agile werken. 

Bij agile werken zijn de verandercycli nu eenmaal korter en worden stakeholders eerder betrokken. Het heeft geen zin om deze verschillen in dit artikel nog een keer te herhalen.

Er is t.o.v. agile werken echter wel sprake van een behoorlijk verschil in de definitie van succes!

Definitie van succes?

Eerder in dit artikel werd gevraagd om even vast te houden hoe Prosci succes beschrijft. Daar werd nog even afgedwaald naar de ‘menskant’ en een verwijzing naar ADKAR, maar dat was een bewuste afdwaling. Wat miste je nog meer aan de definiëring van succes? Een agile voorwaarde waar agile organisaties altijd aan trachten te voldoen?

De waarde voor de klant!

De Prosci definitie van succes is gedefinieerd in waarde voor de organisatie en daarbij heeft Prosci nog niet geredeneerd vanuit waarde voor de klant. Wat bij agile werken wel gebruikelijk is.

Oefenen met het PCT model

Terwijl dit artikel geschreven werd, herinnerde ik mij een leuke oefening:

Stel, je wilt een veranderteam het PCT-model uitleggen. Overigens kan dit ook erg handig zijn in een agile omgeving. De insteek van de oefening is dan samenwerken. Je bereid je voor met een tekening van een grote driehoek, zonder de elementen op te schrijven. Deze oefening kan plaatsvinden met post-its, whiteboard, remote etc. het gaat vooral om de dialoog die je tot stand brengt. Hoe te starten?

Als je aan jouw teamleden een lege driehoek toont, is een van de leukste vragen die kunt stellen: uit hoeveel elementen denken jullie dat deze driehoek (evt. PCT-model) bestaat?

Samenwerken Prosci - Uit hoeveel elementen bestaat een verandering

Het antwoord is veelal 3 elementen. Logisch, want een driehoek bestaat uit 3 hoeken.

Het belang van deze vraag is echter groot, want vanaf het eerste moment dienen alle deelnemers te weten dat een succesvolle verandering het primaire doel is. Dus dient men te bepalen en/of te weten hoe succes gedefinieerd is. Tevens kan duidelijk worden gemaakt dat de 3 andere elementen daartoe essentieel zijn.

Vervolgens kan het model verder uitgediept worden. Dit kan door het veranderingsteam zelf de elementen laten te bepalen of te ondersteunen met het uitgebreide pct model. Dan is een logisch vervolg dat de afbeelding met de 3 paarse driehoeken (deels) tot stand komt.

Alternatief model voor de organisatorische kant

Het PCT model richt zich vooral op de organisatorische kant van een veranderproces, daar zijn nog veel meer waterval verandermodellen voor ontwikkelt.

Zie bijvoorbeeld het Leading Change Model van Kotter. Het model van Kotter bestaat uit 8 stappen, die ook ‘gemanaged’ dienen te worden vanuit een focus op het individu, waarbij ook elke stap verbonden dient te zijn met de juiste stakeholders.

Tot slot

Op een agile site verwacht je wellicht niet zo snel een artikel over een waterval methode. Toch is het interessant om eens na te gaan welke elementen uit andere modellen waarde kunnen toevoegen aan jouw specifieke (agile) omgeving.

Vanuit agile perspectief is het PCT model een goed hanteerbaar model, echter blijkt deze vooral van nut in een waterval organisatie. Voor agile werken kan het helpen om het benodigde inzichten in de samenwerking en de benodigde verbinding bespreekbaar te maken. Hoewel het ADKAR model meer aanspreekt, is van het PCT model met name het verbinding zoeken in de driehoek en specifiek de koppeling hierin met change management goed beschreven.

Wil je nog meer over de Prosci methodologie  weten dan zijn de volgende artikelen beschikbaar:

Wat is de Prosci methodologie? en Wat is het ADKAR model?

Hoewel het PCT model een waterval benadering is, verlangen de meeste agile organisaties ook resultaten. Niet voor niets is een van de belangrijkste trends in agile werken het aanbrengen van structuur en meetbaarheid. Lees het artikel: Wat is het Scaled Agile Framework?

Of een van de vele artikelen over metrics op deze site, zoals Wat zijn agile metrics?

Leave a Comment