Het Cynefin framework is een conceptueel raamwerk dat je helpt bij de besluitvorming, door 5 domeinen te benoemen waar anders beslist dient te worden. De 5 domeinen zijn: eenvoudig, gecompliceerd, complex, chaotisch en wanorde.
Cynefin, uitgesproken als kuh-nev-in, is een Welsh woord en betekent habitat, woonomgeving en vertrouwd. Cynefin staat voor de vele factoren in onze omgeving en onze ervaring die ons beïnvloeden op een manier die we nooit kunnen begrijpen.
Het Cynefin framework wordt ook vaak een raamwerk of model genoemd en is bedacht door Dave Snowden in 1999. Inderdaad de wereldberoemde Dave Snowden. Snowden benadrukt dat het framework geen model mag worden genoemd.
Een model presenteert de werkelijkheid en een framework is een manier om te kijken naar de werkelijkheid.
Dave Snowden
Dave Snowden werkte bij IBM destijds en heeft deze theorie bedacht om leiders te helpen om te gaan ‘met situaties’. De bedoeling van dit raamwerk was dat leiders inzicht kregen in hun eigen gedrag en dat van anderen in voornoemde 5 domeinen. Elk domein staat voor een bepaalde context waarbinnen een organisatie zich bevindt. Traditioneel management schiet namelijk te kort in complexe, chaotische en wanordelijke domeinen.
Het Cynefin framework is voor het eerst verschenen in IBM systems Journal. De publicatie in Harvard Business Review in 2007 zorgden voor een award. De auteurs waren Snowden en Boon.
Het framework is gebaseerd op onderzoek naar systeemtheorie, complexiteitstheorie, netwerktheorie en leertheorieën.
Agile en Cynefin
Bij het beschrijven van het artikel ‘De Stacey matrix‘ gaf ik al aan dat dit een mooie aanvulling is op het Cynefin framework van IBM. Waarbij het Stacey Model zich focust op de mate van complexiteit.
Het Cynefin raamwerk richt zich op beslissers die vanuit hun functie, context en waarnemingen organisaties (gaan) veranderen. Het geeft namelijk ondersteuning bij de bepaling van welk gedrag het beste werkt in bepaalde omstandigheden. Je kijkt naar het probleem waar je mee te maken hebt en met behulp van het framework begrijp je welke aanpak het beste werkt in dat domein.
Het Cynefin raamwerk is eenvoudig, maar door de diepgang heb je tijd nodig om het ook echt te leren toepassen.
Het Cynefin framework
Oorzaak en gevolg
Cynefin beschrijft drie systemen: orde, complexiteit en chaos.
Orde is te verdelen in 2 domeinen: ‘simpel’ en ‘gecompliceerd’. Er bestaat een verklaarbare oorzaak en gevolgrelatie. In ‘simpel’ bestaat er een 1-op-1 relatie, iedereen ziet de juiste reactiemogelijkheid. In het gecompliceerde domein is er een goed antwoord mogelijk, mits we veel ervaring hebben en kunnen kiezen uit veel goede mogelijkheden.
Ongeordende systemen zijn te verdelen in 2 seperate domeinen: Complex en chaotisch. Complex is een systeem waar tendensen zijn waar te nemen, maar geen zekerheden beschikbaar zijn. De tendensen toets je door onderzoek, te experimenteren en de resultaten gebruiken om voor de opvolgende betere opties te kiezen.
In het chaotische domein zijn er helemaal geen patronen of beperkingen. Alleen instappen met een actie kan onzekerheid verminderen, de reactie die je krijgt geeft je input voor de volgende actie.
Het vijfde domein is wanorde. Dat is een heel belangrijk domein, want je weet eigenlijk niet waar je je bevindt. Dit komt doordat je denkt in een ander domein te zitten dan je in werkelijkheid zit of dat je je beweegt van het ene naar het andere domein. Je zit dan in een stukje niemandsland.
Nu is voorgaande alinea wel kort door de bocht, dus zal nu een uitgebreidere beschrijving plaatsvinden per domein.
Wat het Cynefin framework nu biedt is niet alleen het kijken vanuit een oorzaak-gevolg relatie, waar voorspelbaar kan worden gereageerd op het veranderingen door de organisatie. Cynefin helpt een organisatie te kijken door de bril dat elke organisatie een eigen situatie, context, visie en wereldbeeld heeft.
De vijf domeinen
Er zijn meerdere benaderingen die aangeven dat er 4 domeinen zijn. Waarbij ‘wanorde’ als tussenstation wordt beschouwd. Snowden noemt zelf wanorde als het vijfde domein, dus deze visie wordt hier gehanteerd.
Er zijn vijf domeinen binnen het Cynefin-kader: Chaos, Complex, Gecompliceerd en Duidelijk of Eenvoudig. En het domein: wanorde.
Elk domein wordt gekenmerkt door bepaalde attributen en heeft verschillende benaderingen die het meest effectief werken. Het beste is om dit te beschrijven met het woord context.
Simpele context
Het domein simpele context is het domein van de beste praktijken voortzetten. Snowden noemt dit: best practice.
Oorzaak en gevolg zijn voorspelbaar en duidelijk. De organisatie werkt systemisch aan:
waarnemen, categoriseren en reageren
Ook wel: feiten, volgorde, regels en uitvoeren.
De uitkomst is bekend. Standaard werk, volgens structuren en bewezen praktijkuitvoeringen. Snowden noemt dit: best practice.
Sinds 2014 noemt Snowden het eenvoudige domein ‘voor de hand liggend’. het voorbeeld dat Snowden aandraagt is of je aan de linkerkant of de rechterkant van de weg rijdt is historisch bepaald. Je gaat in de UK niet rechts rijden.
Snowden en Boone schrijven dat managers ervoor moeten waken om niet te gaan simplificeren bij situaties in dit domein. Het komt namelijk voor dat men niet meer kijkt naar nieuwe manieren van denken. Gestandariseerd werken is echter gebaseerd op het verleden, dit geeft geen garanties naar de toekomst. Het advies is een communicatiekanaal te openen waar collega’s hun zorgen of ideeën kunnen communiceren.
Ingewikkelde context
Het domein ingewikkelde context is het domein van experts. Oorzaak en gevolg is te begrijpen. De organisatie werkt systematisch aan:
waarnemen, analyseren en reageren
Ook wel: feiten, analyse, juiste werkwijze kiezen, uitvoeren. Snowden noemt dit: good practice.
Een leider kan een situatie als ingewikkeld beschouwen, ook al meen jij het antwoord te weten, het gaat om vertrouwen. Als er grote belangen zijn worden vaak externen ingeschakeld om een breder en dieper inzicht te verkrijgen.
Het is een ingewikkeld situatie, maar een goede analyse moet het mogelijk maken om tot het juiste antwoord te komen. Vaak met behulp van een (externe) expert of deskundige kom je tot het juiste gedrag voor de situatie.
Dit domein is interessant voor artificial intelligence. De basis is een ingewikkeld probleem, waarvan een hele reeks zetten de oplossing kan bieden. Veel simulaties in korte tijd bieden meer inzichten.
Volgens Snowden is de meest gemaakte fout om ‘best practice’ toe te passen i.p.v. ‘good practice’. Het voorbeeld dat hij geeft is dat een arts weet dat er voor een bepaald ziektebeeld meerdere behandelmethodes zijn, variërend door de context dient hij de juiste behandelmethode te kiezen. Als hij altijd voor dezelfde methode zou kiezen loopt het niet goed af met sommige patiënten.
Wat is nu de grootste uitdaging van ingewikkelde context? Dat is dat men denkt dat het ingewikkeld is terwijl het in werkelijkheid complex is. Een expert weet alles van zijn vakgebied en zal vol vertrouwen vertellen wat de juiste richting is. Maar als zijn expertise niet (voldoende) aansluit bij een complexe context is het vertrouwen in de expert vervlogen. Gewoonweg omdat de context waarin hij adviseert niet aansluit bij de werkelijkheid.
Feitelijk beweert Snowden dat aan de rechterzijde van het framework een expert vertrouwd kan worden, aan de linkerzijde echter niet.
Complexe context
Het domein complexe content is het domein van de ontluikende gebeurtenissen. Oorzaak en gevolg is onbekend, maar kan achteraf worden verklaart. De organisatie werkt aan:
uitproberen, waarnemen en reageren
Ook wel: voortdurend in beweging, experimenteren, doorgaan, experimenteren. Snowden noemt dit: emergent / exaptive practice.
Complexe content is niet te vangen in een eenvoudige methode. Een analyse helpt niet om tot het juiste gedrag te komen, alleen door te reageren met uitproberen vindt je nieuwe antwoorden. Door de hoge mate van onvoorspelbaarheid gaan veranderingen vaak snel, elke keer ben je op zoek naar het nieuwe antwoord.
Stewart beschrijft markten, ecosystemen en bedrijfsculturen als complexe systemen die ondoordringbaar zijn voor een reductionistische, ‘take-it-apart-and-see-how-it-works ‘ aanpak, omdat jouw acties de situatie op onvoorspelbare wijze veranderen’.
Chaotische context
Het domein van chaotische context is het domein van snelle reactie.
In het Cynefin framework is in een chaotische context oorzaak en gevolg onduidelijk voor een organisatie, de veranderingen zijn vaak verwarrend en verrassend. Je weet niet goed op welke crisis of noodsituatie (verandering) je moet reageren. De werkwijze is:
handelen, waarnemen en reageren
Feitelijk wordt een organisatie overvallen door de veranderingen. Men weet vooraf niet wat er gaat gebeuren en niemand weet de juiste reactie. Wat men wel weet is dat er een noodsituatie is die snel opgelost dient te worden. Vaak handelt men instinctief en snel om paniek te vermijden en de situatie onder controle te krijgen. Het antwoord is dus actie, actie en actie. Dit blijft doorgaan totdat er een nieuwe orde of stabiliteit is. Snowden noemt dit: novel practice.
De taak van een leider in dit domein is volgens Snowden en Boone niet het ontdekken van de patronen, maar
- Het handelen om orde te scheppen.
- Aanvoelen waar stabiliteit mogelijk aanwezig of afwezig is.
- Transformeren van chaos naar complexiteit.
- Identificatie nieuwe patronen om toekomstige crisis te voorkomen en kansen te kunnen pakken.
- En alles met een top down communicatie, er is geen tijd om te vragen om input.
Als leider moet je snel en besluitvaardig zijn, je weet dat het zal lukken, dus je kunt beginnen met het vertellen van een verhaal dat zinvol is.
Wanorde
Het vijfde domein in het Cynefin framework is wanorde. Ook wel onduidelijke context. Het is per definitie moeilijk te zien wanneer dit domein van toepassing is en welke andere domeinen van toepassing zijn.
Je herkent deze situatie wellicht het gemakkelijkst aan de communicatiewijze. Er zijn meerdere perspectieven, de argumentaties van belanghebbenden zijn stevig en er is sprake van een kakofonie (aan meningen).
Er zijn een aantal mogelijkheden waarom je in dit domein bent aanbeland. De eerste 2 zijn:
- Je denkt in een ander domein te zitten dan je in werkelijkheid zit of
- Je beweegt van het ene naar het andere domein.
Maar de meest voorkomende situatie is dat de meeste problemen beginnen in het wanorde-domein, vaak moet je eerst informatie verzamelen om te bepalen welk van de andere domeinen jouw probleem is. Wat er nodig is? Dat is:
Wendbaar leiderschap
Volgens Snowden is iedereen geneigd om de eigen voorkeuren of inzichten als oplossing in te brengen als het wanorde is of dreigt. De bedoeling van het Cynefin framework is echter dat leiders een stap op hun plaats maken om zich te realiseren dat de gebruikelijke antwoorden nu niet gaan werken.
Als leider weet je immers niet waar je je nu precies bevindt. Je weet namelijk niet eens of er sprake van orde is of niet. Elke richting die je kiest kan de verkeerde zijn.
Volgens Snowden en Boone is de uitweg uit dit domein is om de situatie op te splitsen in samenstellende delen en ze elk toe te wijzen aan een van de andere vier domeinen. Leiders kunnen dan beslissingen nemen en ingrijpen op contextueel passende manieren. Wendbaar leiderschap, zoals in het bovenstaande voorbeeld is beschreven.
Als de kennis in een organisatie toeneemt zal men steeds beter kunnen reageren op verandering. Men ontwikkelt zich van chaotisch via complex en gecompliceerd naar eenvoudig.
Bij vooroordelen, zelfgenoegzaamheid, gebrek aan ontwikkeling kan er ook een negatieve ontwikkeling plaatsvinden. Men gaat van eenvoudig naar chaotisch, via de wanorde plooi tussen de domeinen.
Door vertrek van mensen gaat soms kennis verloren, door de komst van nieuwe mensen kunnen bestaande regels ter discussie worden gesteld of gewoon niet toegepast. Men gaat dan van chaotisch naar eenvoudig als de regels (opnieuw) worden toegepast.
Alle domeinen tegelijkertijd
In een echte crisissituatie (bijvoorbeeld COVID-19) zullen alle domeinen tegelijkertijd worden geconfronteerd. Een willekeurige overheid als voorbeeld.
Van een eenduidige omgeving (simpel) wordt het onduidelijk (ingewikkeld), dan moet er direct gehandeld worden want er is paniek (chaotisch), toch moet de omgeving blijven draaien (eenvoudig), deskundigen gaan aan het werk (gecompliceerd) en dan moet het vertrouwen van de bevolking vastgehouden worden in de komende periode (complex).
Stacey Matrix
In het artikel van De Stacey Matrix wordt nog verder en dieper ingegaan op welke managementbenadering nu het beste past bij een situatie.