Een Gantt Chart is visueel hulpmiddel dat gebruikt kan worden voor planning. Het is een liggende staafdiagram die een totaal overzicht van de te ondernemen activiteiten weergeeft.
Deze grafiek of diagram is in 1910 bekend geworden door Henry Gantt. De Gantt chart was in de 20e eeuw het belangrijkste en succesvolste instrument voor (project)planningen. De visualisatie van een project op een dergelijke manier is jarenlang niet geëvenaard.
De Gantt Chart is met de komst van het Agile Manifesto en de opkomst van Scrum ‘verbannen’ uit het Agile gedachtegoed, maar de Gantt Chart krijgt langzamerhand weer een plekje in diverse agile omgevingen. Er zijn namelijk allerlei nieuwe toepassingen en formats bedacht.
Een klassieke Gantt chart is lineair, afwijkingen van de planning zijn negatief en moeten als zodanig behandeld worden. Dit lijkt een contradictie met agile werken!
Dit artikel over de Gantt Chart zal een aantal agile inzichten delen.
De Gantt Chart
De Gantt Chart is een visueel hulpmiddel dat iedereen wel kent.
Links staan de taken, rechts staan de tijdslijnen. Door rijen te gebruiken met balken in diverse kleuren, die de fase, activiteit en workflow weergeven, heb je in een overzicht alle data overzichtelijk. Bovenaan staat veelal de eerst komende activiteiten en per balk staat vaak een verantwoordelijke.
Per taak is er sprake van een begin- en einddata o.b.v. een tijdsinschatting, afhankelijkheden, mijlpalen, verantwoordelijkheden, verbanden tussen taken en nog een aantal andere zaken.
Een belangrijk onderdeel is het gebruik van mijlpalen (milestones) die een speciaal moment aangegeven. Dit kan een beslissing, oplevering of ander belangrijk moment zijn.
Doordat je alle informatie in deze planning inbrengt is het goed mogelijk om de planning, voortgang van taken, inzet middelen en afhankelijkheden goed en volledig te plannen. Volledig traditioneel denken dus.
Gantt Charts staan symbool voor een rigide planningsmethode, want ‘waterval’. Naast dat Gantt grafieken vreselijk complex kunnen zijn, is elke afwijking en verandering ongewenst. Dit conflicteert volledig met het snel kunnen omgaan met verandering, datgene waar agile werken voor staat.
En toch… Binnen agile werken dien je zelf ook open te staan voor verandering. Vrijwel onopgemerkt heeft de Gantt chart online een metamorfose doorgemaakt. De Gantt chart is niet meer het ouderwetse bord of grafiekje en derhalve zie je deze chart terug in agile omgevingen. Kortom, wellicht zijn er onverwachte mogelijkheden.
Eigenlijk heel herkenbaar, meerdere methodieken uit het verleden zijn met de nodige aanpassingen geadopteerd in agile werken. Hoewel de Gantt chart verleden tijd leek, is de visualisering in veel nieuwe agile planningsvormen als uitgangspunt meegenomen. Daarbij hoef je bijvoorbeeld alleen maar te denken aan de visualisatie van ‘swimlanes’ in Kanban.
Gantt Chart en agile roadmap
Een agile roadmap en een Gantt chart lijken op elkaar. Althans, dat denkt men wel eens. De achterliggende gedachte en toepassing zijn echter heel verschillend.
Laten we eens starten met de traditionele Gantt chart. Een Gantt chart is lineair, afwijkingen van de planning zijn negatief en moeten als zodanig behandeld worden. Een afwijking van de planning is ongewenst.
We weten allemaal dat een agile roadmap open staat voor verandering. Kortom, er gaat niets boven de Agile roadmap. Punt, klaar met de discussie en einde artikel?
Nog niet, nu volgen ook nog wat extra argumenten tegen het gebruik van de Gantt Chart en een aantal pluspunten voor gebruik van de roadmap.
Tegenargumenten Gantt chart
- Een Gantt chart gaat uit van een vaste planning.
- Planningen zullen echter moeten worden aangepast, dat is geen uitzondering maar de regel.
- Vereist volledige helderheid in alle te nemen stappen.
- Planafdelingen houden zich alleen bezig met het aanpassen van de planning
- Taakgericht. Opdracht is opdracht
- Niet ’praten’ maar poetsen. De taak is helder, je zorgt maar dat je klaar bent, richting veranderen is niet mogelijk. De meest gestelde vraag is: Wanneer is de taak klaar?
- Aan de projectleider om de juiste mensen op het juiste moment op de juiste plek te hebben.
Pluspunten roadmap
Omdat dit een agile site is zal eerst de roadmap eerst nog even in het zonnetje worden gezet.
- Een roadmap kijkt vooruit, bijvoorbeeld een jaar.
- Roadmaps helpen agile teams bij het definiëren van het werk die ze willen doen en wanneer.
- Een roadmap staat niet vast. Afhankelijkheden kunnen bestaan, maar toch zal er een losse koppeling zijn.
- Het is een hulpmiddel om te communiceren met het team, met klanten en met stakeholders in de organisatie.
- Leren en aanpassingsvermogen hebben de voorkeur. Zie het artikel: het 70-20-10 model
- Roadmaps laten agile teams toe om de reis die ze de komende maanden met hun klanten maken te doorleven.
- Door deze klant te begrijpen, zijn teams beter in staat om de evolutie van hun product te begrijpen op basis van de klantwens.
De conclusie?
Voorgaande lijkt te leiden tot een simpele conclusie. Organisaties die niet snel met verandering kunnen omgaan redden het niet. Een Gantt chart is slechts geschikt voor een traditionele organisatie met een management, dat stelt dat ‘het plan’ nagekomen dient te worden. Want er is een behoefte aan ‘houvast’ en ‘veiligheid.’
Maar dat is m.i. een te voorbarige conclusie! Want:
Agile is een mindset, net als waterval een mindset is.
Gantt is echter een techniek!
Al bijna vanzelfsprekend wordt Gantt gezien als ‘waterval’. Logisch, want 100 jaar is het gehanteerd als een waterval-methode. Dus een traditionele methode die niet thuis hoort in agile. Maar Gantt is ook te beschouwen als een techniek! Om een parallel te maken: Scrum is agile, maar als je praat over agile is Scrum zeker niet het enige framework.
Wetende dat het onderstaande een risicovolle benadering is, omdat er nog geen wetenschappelijke onderbouwing voor is, wordt deze toch gedeeld om op een agile wijze mogelijkheden te onderzoeken.
Als je Gantt als een techniek beschouwd, waar zou deze techniek dan het beste tot zijn recht komen? Dan zou een eerste voorlopige aanname kunnen zijn:
Agile is geschikt voor het plannen van het onbekende,
Gantt is geschikt voor het plannen van het bekende.
Dat bied ruimte om anders te denken:
- Welke planningstechniek je ook hanteert, het wanneer en het waarom is een keuze.
- Daaruit volgt dat bij de keuze die je maakt, de mindset die je hanteert bepalend is of de planningstechniek een agile benadering is of niet.
Als je deze benadering volgt is het wellicht raadzaam om na te denken over hybride planningsvormen. Waarom zou je willen nadenken over hybride vormen?
In agile werken is de allerbelangrijkste vraag: welke waarde voeg je toe voor de klant? Vanuit dat hoogpunt zou de techniek die de meeste waarde toevoegt op een bepaald moment de voorkeur dienen te krijgen.
Hybride toepassingen van Gantt
Vrijwel alle artikelen op deze site gaan over agile werken. Logisch, want agile werken levert in de meeste organisaties eerder, vaker en sneller resultaat. Agile brengt namelijk innovatieve frameworks, methodieken en technieken. Agile omarmt en brengt verandering ten gunste van de klant.
Echter, durf ook onder ogen te zien dat traditionele technieken ook een goede werkwijze kunnen bieden. Agile hoeft niet altijd de beste techniek te bieden voor alle activiteiten of op alle onderdelen van één bepaalde activiteit op een agile wijze te benaderen.
We weten heus allemaal wel dat veel traditionele methodes pas aan het eind van ‘het project’ iets opleveren. Dat willen we liever niet.
Maar, wees eens eerlijk? Is aan het eind van een project opleveren altijd erg? Welnee, er bestaan nog steeds organisaties met harde deadlines met werkmethoden waarop de planning op zichzelf direct nut heeft. Waarbij een agile aanvliegroute van de planning vermoedelijk weinig toevoegt.
Een paar voorbeelden:
Agile werken zal zeker ook een toevoeging kunnen zijn voor een klein bouwbedrijf, maar dit type bedrijf heeft er weinig aan als er bij de bouw van een al aantal keren gebouwd standaard object, op voorhand, door volledige teams elke keer nagedacht wordt over welke materialen exact en wanneer nodig zijn. Dit is vermoedelijk allemaal al bekend. Een goede planning zou hier wellicht voldoende kunnen zijn.
In de uitgeefwereld zou de klantwens gemakshalve als volgt gedefinieerd kunnen worden: ‘volgens afspraak, een volledig product op wederom een goed inhoudelijk niveau leveren.’
Zoals bekend mag worden verondersteld kent een uitgeefproduct een harde deadline. Dit product is een samenkomst van o.a. creativiteit, marketing, product- en proces technieken. Hoe je uiteindelijk een deadline haalt is voor de klant niet echt belangrijk. Dat de deadline gehaald moet worden wel. De klantwens stelt dat. Alle activiteiten dienen daartoe echter wel op elkaar afgestemd en gepland te worden. Nu werkt een deel agile, een ander deel niet. Hoe stem je dit nu goed af? Een traditionele Gantt chart is dan goed werkbaar voor de logistieke processen, vermoedelijk past een agile Gantt chart goed bij de creatieve processen. Daardoor zou een hybride vorm kunnen ontstaan.
Dit zijn slechts twee voorbeelden, maar ook (op onderdelen) in jouw agile werkomgeving zou wellicht van moderne agile Gantt charts gebruik gemaakt kunnen worden. Laten we eens kijken wat dat is en waar dat zou kunnen toegepast.
Wat is een agile Gantt chart?
Stel dat we op geheel agile wijze het doel van een agile Gantt chart herdefiniëren en terugbrengen tot de kern.
Een Agile Gantt Chart is een hulpmiddel voor teams om op een eenvoudige, visuele manier taken te volgen. Dit vindt plaats zolang de teamleden dit nodig vinden. Teamleden leggen het werk vast, plannen en volgen de afhankelijkheden.
En daar heb je het, een traditionele techniek in een nieuw jasje. Ook heel herkenbaar in meerdere online tools. Maar waarom zou je een agile Gantt chart uberhaupt overwegen?
Denk daarbij eens aan teams die niet aan softwareontwikkeling bezig zijn. Of denk eens aan teams die hardware maken of een productietaak hebben. Of aan organisaties die meerdere verschillende teams hebben rondlopen. Je zoekt dan een lean en agile systeem om te verbinden, om overzicht te hebben, om succes te kunnen behalen.
Dan ben je op zoek naar een techniek welke ook door alle scalingsmethodieken wordt gepropageerd:
- Een gedeelde visie voor het hele product, deze visie is verspreid over de teams.
- Op hoog niveau een gedeeld begrip van de roadmap voor het product
- Eigenaarschap op teamniveau, van zowel planning en afhankelijkheden.
- Een gezamenlijk afgestemde manier van werken, met ruimte voor variatie.
Niets nieuws dus. Maar de agile Gantt chart is een techniek die je, met de juiste mindset, daarbij zou kunnen toepassen.
Een harde voorwaarde is m.i. wel dat je gebruikt maakt van moderne digitale methodieken. Daartoe zijn meerdere (online) Gantt chart systemen beschikbaar. Er zijn bijvoorbeeld systemen die zich richten op Kanban, Scrum, Lean of voor meerdere doeleinden geschikt zijn. De simpelste vorm is een Excell bestand met een Gantt chart toepassing.
Blijf bij voorkeur ver weg van een ouderwetse handmatige Gantt chart, voordat je het weet is dit een dagtaak. Binnen agile werken verandert er immers met grote regelmaat iets. Bij een Gantt chart systeem is een aanpassing eenvoudig te doen, waardoor alle afhankelijkheden automatisch veranderen.
Voorbeelden agile Gantt chart
Nu maak je kennis nu met een paar voorbeelden waar een agile Gantt chart kan worden toegepast.
Gantt charts in een agile omgeving zouden bijvoorbeeld kunnen worden ingezet bij een maken van: een eerste globale planning, Sprint planning, teamplanning en stakeholders:
Een eerste globale planning
Stel dat je wordt geconfronteerd met een heel grote opdracht met een harde deadline waar je het totaalplaatje nog niet van kan overzien. Vermoedelijk heel herkenbaar voorbeeld.
Je werkt dan van achter (deadline) naar voren. Wat je dan samen met stakeholders en/of teams kunt doen is een eerste overzicht maken van taken en afhankelijkheden, vaststellen welke teamleden beschikbaar zijn en de eerste inschattingen maken.
Dit is een vorm van een Gantt chart.
Sprint planning
Voor de sprint planning zou een Gantt chart gebruikt kunnen worden. Een sprint planning bestaat immers vrijwel altijd uit een groep taken die bij elkaar horen.
Een Gantt chart legt namelijk op een eenduidige manier, chronologisch doelen en plannen vast. Is er sprake van beschikbaarheid teamleden, planningen en samenwerking en/of afhankelijkheden? Daar is de Gantt chart ooit voor bedacht!
Dus een onderzoek naar de mogelijkheden binnen een complexe sprintplanning is te overwegen.
Teamplanningen
Samenwerken is het credo bij agile werken. Bij het tot stand komen van meer teams, denk daarbij met name ook aan remote teams, wordt het overzicht van wie met wat bezig is steeds belangrijker. De voordelen van een Gantt chart nemen toe als het aantal deelnemers en de complexiteit stijgt.
Een agile Gantt chart verstrekt inzichten wanneer iets klaar is, wie daarop wacht etc. In de huidige remote omgeving is het bijvoorbeeld voor teamleden ook handig om direct te zien wie je voor welke taak kunt benaderen.
Ook ontvang je bericht wanneer iemand een nieuwe taak krijgt, is er ruimte om bestanden, opmerkingen, notities te plaatsen etc. Alles staat op dezelfde pagina. Best handig toch?
Stakeholders
Het hogere management heeft veelal niet zoveel interesse in burndown, doorlooptijd en velocity per team. Deze metrics zijn echter essentieel voor teams, teams onderling. Ook de reeks van sprint reviews hebben voor de teams een hoge waarde.
Het hoger management is betrokken bij het wel en wee van de teams, maar ze willen ook heel graag weten wanneer iets compleet ‘done’ is. Wanneer komt alles samen? Hoe ziet de volledige planning eruit, wanneer zijn er belangrijke opleveringen, beslissingen of communicatiemogelijkheden.
Stakeholders zijn op zoek naar de status, scope, voortgang, kosten en opbrengsten en realistische verwachtingen.
Hiertoe een extreem voorbeeld: de gezamenlijke activiteiten van alle teams zouden kunnen leiden tot beursnieuws, dat moet toch echt goed gemanaged worden.
En meer!
Natuurlijk zijn er meer mogelijkheden, eigenlijk zijn alle planningen in een agile Gantt chart te vangen. Of dit ook wenselijk is laten we graag over aan de teams.
Maar het is zeker de moeite waard om eens Google te gebruiken. Met een gerichte zoekopdracht vind je absoluut een variant die goed bij jouw team past. Er zijn zelfs Gantt systemen, waarvan de toeleveranciers beweren dat zelfs Scrum uitstekend kan worden toegepast.
Bovenstaande voorbeelden geven mooi aan wat er mogelijk is. Van een excell methode tot en met sprint ondersteuning.
Wat echter belangrijk is dat de Gantt chart in het rugzakje van een agile coach, facilitator of scrum master zit. Het legde ooit de basis van veel moderne planmethodieken. Voor de bijbehorende discussies is inmiddels al het nodige aangereikt, maar wat te doen?
Wat te doen? Gantt chart of roadmap?
In een agile werkomgeving is een roadmap voor teams aan te bevelen. Het hanteren van een agile rapportage voor agile teams is een echter een basisvoorwaarde. Dus als binnen jouw agile werk een moderne Gantt chart beter zou passen, waarom niet?
Gantt charts kunnen een mooie toevoeging of zelfs een vervanging zijn. Zeker wanneer de complexiteit van het werk toeneemt en de huidige inzichten te beperkt zijn.
Maak niet meer de denkfout dat een Gantt-grafiek een verouderde en rigide planningsmethode is. Een moderne variant van de Gantt chart kan goed worden gebruikt met agile methodieken. Het vraagt wel om een open agile mindset.
Wellicht combineer je dan zelfs het beste uit twee werelden. Je bent immers in staat om blijvend om te gaan met onzekerheden, voortgang te voorspellen op agile wijze, feedback te blijven hanteren, maar ook harde deadlines in te bouwen en te begrijpen waarom deze er zijn.
De valkuil van de Gantt chart is het maken van een gedetailleerd plan, waar niet meer van afgeweken kan of mag worden. Hoewel dat in bepaalde situaties de enige methode zou kunnen zijn, is dat is niet agile.
Tot slot
Gebruik de Gantt chart met een agile mindset als een techniek. Realiseer je dat de Gantt chart slechts één van de vele technieken is om een planningsoverzicht te creëren voor teams en stakeholders.
De vraag die je kunt stellen is:
Zou een agile Gantt chart, toegepast met een agile mindset, in jouw organisatie waarde kunnen toevoegen?
Denk daarbij ook eens aan de behoefte van de stakeholders.
Als de op voorhand gedetailleerde planning niet meer mag worden gewijzigd, wees je dan bewust dat in die omstandigheden vanuit agile perspectief een Gantt chart sterk wordt afgeraden.
Lees ook het artikel: Wat is een agile roadmap?