VUCA is een acroniem die de onvoorspelbare aard van uitdagingen in onze samenleving in het huidige wereldbeeld omschrijft. VUCA staat voor Volatility, Uncertainty, Complexity en Ambiguity. In het Nederlands betekenen deze elementen: volatiliteit of vluchtigheid, onzekerheid, complexiteit en ambiguïteit.
De 4 elementen van VUCA beschrijven de context waarin organisaties hun huidige en toekomstige toestand zien. Elke letter staat voor één element, die een bepaalde situatie beschrijft en het hierop handelen vereist een specifieke vaardigheid en benadering. Hierop volgen planningen en beleid binnen de grenzen van de ontwikkelingen.
Kennis over deze 4 elementen helpt het leiderschap om strategisch beter om te gaan met uitdagingen. Door deze kennis is men is in staat om inzichten te vergroten. En dat is nodig, want VUCA gaat over gedrag in systemen, waarbij er in het slechtste geval sprake kan zijn van falen van het systeem en/of gedrag. Als deze uitdaging niet opgepakt wordt, leidt dit tot het falen van de organisatie.
VUCA beschrijft hoe en waardoor het vooruitkijken wordt belemmerd, maar beschrijft ook welke mogelijkheden er zijn om vooruit te kijken, vooruit te plannen en het vooruit gaan aan te scherpen. Hiervoor is vaak een andere mindset nodig.
Dat VUCA inmiddels een populair begrip is blijkt uit een simpele zoekopdracht via Google, het zoekwoord VUCA levert 4,8 miljoen resultaten op.
De oude wereld versus de nieuwe VUCA wereld
Veel mensen hebben de behoefte om de wereld om hun heen te begrijpen, terwijl men juist het tegenovergestelde ervaart. Voorbeelden hiervan zijn toenemende onzekerheid, snelle verandering en verstoringen van de status quo. Deze veranderingen vinden overal plaats.
Onderstaande afbeelding geeft de verschillen tussen oud en nieuw goed weer:
Elke leider (zowel in het zakenleven, NGO’s, politiek of elders) ervaart voortdurend de VUCA uitdagingen. Hoewel deze uitdagingen groot zijn, zijn er wel mogelijkheden om je op de voortdurende veranderingen te richten. Door deze te identificeren, voor te bereiden en vervolgens hierop te reageren.
De uitdagingen in de VUCA wereld
Nu volgt een samenvatting van een aantal algemene uitdagingen voor een leider. Hoewel het niet de bedoeling was, is er al enig verband met VUCA ontstaan tijdens het schrijven van onderstaande uitdagingen. Dit is ook een kracht van het VUCA model, eenmaal aangeleerd zal je overeenkomstig gaan denken en handelen.
Een positie is geen blijvend gegeven meer. Een marktpositie, een leiderschapspositie of jouw persoonlijke positie kan morgen anders zijn. Morgen kan iets gebeuren, wat jouw omgeving verandert: een schip dat vastloopt, een orkaan, een nieuwe technologieën, een pandemie, een lancering door de concurrent, een militaire coup en nog veel meer.
Een uitdagende situatie is regelmatig niet meer duidelijk of herkenbaar, er is sprake van een onvolledig beeld en brengt soms zelfs complete verwarring. Toch komt het ook dan aan op het maken van keuzes. Dat is niet nieuw voor een leider, maar het aantal aantrekkelijke mogelijkheden in een sterk veranderende omgeving is groot.
Daarnaast is er maatschappelijk veel in beweging, zoals regelgeving en diversiteit in stakeholders (waaronder maatschappelijke groeperingen). Ook jouw organisatie dient bijvoorbeeld rekening te houden met het milieu of sociale aspecten. Een gevolg hiervan is dat volledige winstgerichtheid niet meer goed past in deze maatschappij.
Je kunt als leider dus niet zonder een andere benadering. Je zult als leider out-of the-box moeten gaan denken en beslissen. Uitdagingen bestaan uit meerdere niveaus, waarbij een simpele keuze niet meer toereikend zal zijn. Het is het afwegen van heel veel factoren en regelmatig zal je moeten beslissen met onzekerheid.
Jouw leiderschap zal hoe dan ook antwoorden moeten brengen, waarbij VUCA beschrijft waarom jouw visie, strategie en planning wellicht al morgen achterhaald is.
Het goede nieuws is dat voorgaande veranderingen te vatten zijn in 4 elementen, elk met een andere benadering.
De 4 elementen van VUCA
De vier elementen van VUCA zijn: Volatilty, Uncertainty, Complexity en Ambiguity. De betekenis wordt eerst in hoofdlijnen in onderstaande afbeelding toegelicht.
In bovenstaande afbeelding is beschreven wat de woorden betekenen, maar het gaat natuurlijk om een beschrijving waar je als leider wat mee kunt.
Volatility (vluchtigheid)
Snelheid, omvang en dynamiek van veranderingen.
Volatiteit betekent vluchtigheid of beweeglijkheid. Het is ook de snelheid waarin er verandering optreedt. Dit kan op meerdere niveaus plaatsvinden, zowel markten, industrieen of wereldwijd. Vluchtigheid is sterk verbonden met veranderingen in de vraag en derhalve met de snelheid waarop men reageert. In een volatiele wereld zijn problemen te verwachten, maar ze komen onverwachts en ze zijn niet stabiel.
Karakteristieken volatility
Snelle, niet te voorspellen veranderingen zonder duidelijke patronen of trends.
De uitdaging is onzeker of instabiel en kan voor onbepaalde tijd zijn, maar het is niet zo moeilijk om te begrijpen, kennis over het fenomeen is vaak beschikbaar. Het is dus niet complex of ambigu.
De reactie bij volatility
Bij Volatility is het sleutelwoord: Vision (visie geven). Maak de purpose en de gewenste uitkomsten duidelijk en stel de strategische richting en reactie op.
Bouw ruimte in je proces en wijs resources toe aan het voorbereiden op onverwachte gebeurtenissen. Dit kan zowel het inkopen van (toekomstig) talent zijn, als voorraden bewust laten fluctureren. Zoals je begrijpt is dit een kostbare activiteit, dus je dient je wel af te vragen of de investering overeenkomt met het risico.
Volgens de meeste visionairs wordt de wereld steeds vluchtiger en zullen de omstandigheden vaker, meer en sneller veranderen.
Uncertainty (onzekerheid)
Onbekend terrein en onvoorspelbare uitkomsten.
Hoe goed zijn we nog in staat om de toekomst te kunnen voorspellen? Onzekerheid wordt bepaald door een aantal factoren:
- Niet begrijpen wat er aan de hand is.
- Een omgeving die niet transparant is, dus waar geen voorspellingen mogelijk is.
Kortom, het gaat dus over kennis die ontbreekt.
Karakteristieken uncertainty
Frequente disruptieve veranderingen, waarbij het verleden geen goede voorspeller is voor de toekomst.
Er is een gebrek aan aanvullende informatie, maar de uitdaging is in de basis bekend. We weten de basisoorzaak en basiseffecten, maar we kunnen niet goed voorspellen wat dit voor impact gaat hebben.
De reactie bij uncertainty
Bij uncertainty is het sleutelwoord: Understanding: ‘begrip krijgen van’. Dit doe je door te vragen en luisteren, ga de dialoog aan voordat je besluiten neemt! Ga op zoek naar de context en probeer deze te begrijpen.
Investeer in informatie: verzamel, interpreteer en deel de informatie. Dit zou je kunnen combineren met structurele veranderingen, zoals het verzamelen van data in een informatienetwerk. Dit fenomeen zie je momenteel overal plaatsvinden, men verzamelt enorme hoeveelheden data om beter te kunnen voorspellen. Dit lukt echter alleen als je op een nieuwe manier met data omgaat, bijvoorbeeld door artificial intelligence in te zetten.
Er komen wereldwijd steeds meer onzekerheden, waardoor het steeds moeilijker wordt om te voorspellen. Door data kostenefficient in te zetten kan men onzekerheden verkleinen.
Complexity (complexiteit)
Veelvoud aan afhankelijkheden temidden van globale interconnectiviteit.
Stel de volgende vraag eens: ‘Met hoeveel factoren moet jij rekening houden, als je een beslissing wilt nemen?’
Complexiteit staat voor aantal varianten, verscheidenheid en hun onderlinge relaties. Complexiteit kenmerkt zich met name door het niet in staat zijn om de complete omgeving te analyseren en tot een conclusie te komen.
Je beschikt over veel kennis m.b.t. een bepaalde uitdaging, maar door de hoeveelheid data en onderlinge verbanden weet je niet goed wat je niet weet. Wat je dan ervaart is dat je de uitkomst van een actie kunt bepalen, maar er allerlei onverwachte effecten zijn op die actie.
Karakteristieken
Meerdere, complexe, vervlochten, technologische, sociale, geo-politieke en ecologische evoluties.
De situatie heeft meerdere onderdelen en variabelen die met elkaar in verband staan. Er is enige informatie beschikbaar of kan worden voorspeld, maar de hoeveelheid en impact is veelal overweldigend voor het huidige proces.
De reactie bij complexity
Bij complexity is het sleutelwoord: Clarity (duidelijkheid). Verschaf duidelijkheid door zaken helder te maken door te simplificeren. Vereenvoudig de situatie!
Het creëren van duidelijkheid doe je door te verbinden met anderen. Probeer duidelijkheid te krijgen over wat er vermoedelijk gaat gebeuren. Verkrijg daarbij meerdere perspectieven, waardoor je een ‘te verwachten/aannemelijk beeld’ kunt creëren.
Breng hiervoor een andere structuur aan. Denk hierbij aan ontwikkelaars voor nieuwe activiteiten, sluit de middelen aan op het adresseren van de complexiteit. Het analyseren in een complexe omgeving is en blijft moeilijk.
Ambiguity – Ambiguïteit
Meervoudige perspectieven en interpretaties van scenario’s
Ambiguïteit is het beste te omschrijven als dat er een gebrek is aan duidelijkheid over hoe iets geïnterpreteerd moet worden. Er is weinig informatie bekend over de ontstane situatie en over de effecten van mogelijke acties.
Woorden die je dan bijvoorbeeld hoort zijn: wazig, onduidelijk, onnauwkeurig, beperkt, vaagheid of tegengesteld.
Karakteristieken ambiguity
Weinig duidelijkheid over wat ‘echt’ of ’waar’ is en het is moeilijk om de impact van acties of initiatieven te voorspellen.
Causale verbanden zijn volledig onduidelijk. Je hebt geen voorbeelden uit het verleden beschikbaar. Je staat voor het onbekende onbekende.
De reactie bij ambiguity
Bij ambiguity is het sleutelwoord: agility. Bouw flexibiliteit in!
Het omgaan met ambique situaties vereist een andere mindset en cultuur. Hier komt agile werken goed van pas, maar wist je al dat omgaan met ambiguïteit van het leiderschap vraagt om risico’s te nemen? Er is weinig kennis voorhanden, maar toch zal je dienen te beslissen.
In een Ambigue situatie ga je experimenteren. Start met hypotheses om oorzaak en gevolg te leren te begrijpen, test deze vervolgens. Ontwikkel je eigen experimenten, zodat het geleerde breed kan worden toegepast. Lees het artikel: hypothese.
2 kernvragen stellen
Wat is precies jouw uitdaging? Daarvoor start de VUCA benadering altijd met 2 kernvragen:
- Hoeveel weet je van de situatie?
- Hoe goed kun je de uitkomst van je actie voorspellen?
Dit geeft namelijk direct inzicht in welk VUCA omgeving je probleem zit, als facilitator kun je ook de omschrijving van de situatie gebruiken. In onderstaande afbeelding herken je direct wat er speelt, vermoedelijk kende je de antwoorden al.
Samenhang in de 4 VUCA elementen
De uitgangspunten van VUCA helpen leiders bij het verbeteren van het vermogen om:
- Te anticiperen op de problemen die (mogelijk) ontstaan.
- De gevolgen van problemen en acties te begrijpen.
- De onderlinge afhankelijkheid van variabelen in te schatten.
- Voorbereiden op alternatieve realiteiten en uitdagingen.
- Het interpreteren en zoeken naar relevante kansen.
Er zijn weinig organisaties die niet door VUCA worden geraakt, wie werkt er nu niet in een snel veranderende onzekere complexe wereld met beperkte informatie?
Als je de 4 VUCA elementen samenbrengt krijg je inzicht in de drivers, impact en behoeften van een organisatie. Zie onderstaande afbeelding.
Uit de beschrijving van bovenstaande elementen blijkt al wat je kunt doen per element. Je kunt in bredere zin ook kijken naar de organisatiecultuur, waarbij flexibiliteit of wendbaarheid een belangrijke rol krijgt.
Inmiddels hebben agile werkende organisaties een mooie leercurve met VUCA ondergaan. Er is een heldere visie, waarin het management aangeeft waar men naar toe wil, maar deze visie is niet dichtgetimmerd met een meerjarenplan. Integendeel, men werk in agile teams binnen gestelde kaders waar men in teams richt op het simplificeren van lastige situaties.
De primaire taak van een leider is om richting te geven. Vertel de members dus wat er aan de hand is, kijk naar de behoeften in bovenstaande afbeelding. Geef de members de ruimte om mee te denken, want dan kunnen zij positief handelen.
Tot slot
Dit artikel heeft zich met name gericht op de functionele aspecten van VUCA.
VUCA lijkt een simpel acroniem, maar feitelijk staat het voor een kenniswereld met leermodellen. Steekwoorden zijn: anticiperen, evolueren en interveniëren. VUCA beslaat dus ook een breed sociologisch en psychologisch onderzoeksveld.
Een simpel voorbeeld helpt je wellicht al op weg. Voor sommige mensen staan onvoorspelbaarheid en onzekerheid gelijk aan chaos. Chaos kan leiden tot wantrouwen en dit kan weer leiden tot extreme ontwikkelingen. Voorbeeld: ‘fake news’.
Anders gezegd, het leren omgaan met ‘de chaos’ begint volgens het VUCA-model met niet alle veranderingen op dezelfde manier te benaderen. De 4 elementen geven immers elk een andere richting.
Voor leiders is het noodzaak om te begrijpen dat wendbaarheid en vertrouwen belangrijke sleutels zijn om succesvol te zijn, want ook leiderschap verandert in een rap tempo. Binnen het VUCA-model past men idealiter de Scrum values toe.
Leiders zullen orde in de chaos dienen te creëren door actief bezig te zijn met wat er op hun afkomt. Haal daartoe in de omgeving en je eigen teams informatie op. Deel dit en simplificeer deze informatie. Vertel in heldere taal waar de organisatie staat en waar het naar toe wilt. Geef richting, stel kaders en ga gezamenlijk op weg.
Agile werkenden weten dat veel kleine stapjes in iteraties tot een goed resultaat leidt. Experimenteer, verbeter en hanteer daarvoor de PDCA-cycle. Bijsturen kan immers continue en nieuwe inzichten kunnen meegenomen worden in de volgende sprint.
Agility staat voor flexibiliteit en dat is inzetbaar bij grote complexiteit, Agile werken is wat je in een VUCA wereld goed kunt gebruiken. Een interessant artikel is: Wat is het Cynefin framework?