5S in Lean is een methode om verspilling te verminderen en de productiviteit te optimaliseren door een geordende werkplek te handhaven en visuele aanwijzingen te gebruiken om meer consistente bedrijfsresultaten te bereiken.
De 5S methode ‘ruimt op’ en ‘organiseert’ de werkplek, en het is typisch de eerste ‘Lean’ methode die organisaties implementeren. Het is een proces die het mogelijk maakt om afwijkingen snel zichtbaar te maken.
In het dagelijkse werk van een bedrijf zijn routines die organisatie en netheid in stand houden essentieel voor een soepele en efficiënte stroom van activiteiten. En dat is wat 5S beoogd.
De 5S Lean methode moedigt werknemers aan om hun werkomstandigheden te verbeteren en helpt hen te leren om verspilling, ongeplande stilstand en het opbouwen van voorraden te verminderen.
Iedereen weet dat in bepaalde sectoren regelmatig ongevallen ‘op het werk’ plaatsvinden. Veel ongevallen in bijvoorbeeld de bouw ontstaan door rommel en slordigheden. Ook bij veel andere organisaties is er regelmatig sprake van struikel- en valgevaar. Door losliggend gereedschap of materialen, valgevaar, maar ook gladde vloeren zijn risico’s. De bouw heeft zelfs verplichte opleidingen om gevaren te herkennen en vermijden.
Vergis je echter niet, ook in een ‘kantoortuin’ is 5S prima toepasbaar.
De 5 pijlers van 5S
Onderstaande 5 pijlers van 5S bieden een methodologie voor het organiseren, schoonmaken, ontwikkelen en onderhouden van een productieve werkomgeving.
De 5S-pijlers zijn:
- Scheiden en Sorteren (Seiri),
- Schikken of structureren (Seiton),
- Schoonmaken (Seiso),
- Standaardiseren of systematiseren (Seiketsu) en
- Standhouden (Shitsuke),
5S implementatie
Een typische 5S implementatie zou resulteren in een aanzienlijke vermindering van de vierkante meters die nodig zijn voor bestaande activiteiten.
Het zou ook resulteren in de organisatie van gereedschappen en materialen in gelabelde en kleurgecodeerde opslaglocaties, evenals werkplekken of werkomgevingen die precies datgene bevatten wat nodig is om een taak uit te voeren.
5S biedt de basis waarop andere lean methoden, zoals TPM, cellulaire productie, just-in-time productie, en six sigma kunnen worden ingevoerd.
Cyclische Methode
5S is een cyclische methode: sorteren, schikken, schoonmaken, standaardiseren en de cyclus in stand houden. Dit resulteert in een continue verbeteringsproces.
Om 5s te realiseren doorloop je een 5 stappenplan. Je start met scheiden en sorteren.
1. Scheiden en sorteren (Seiri)
De eerste S is Seiri, in het Nederlands sorteren. Je verwacht het wellicht niet, maar heel veel werkplekken bestaan uit allerlei items die zelden gebruikt worden. Men verzamelt zich wat af in de loop der tijd.
Men gaat nu eerst eens beoordelen wat er niet direct nodig is voor de huidige productiewerkzaamheden. Spreek eerst even af welk werkgebied je gaat aanpakken, hou het overzichtelijk en doe bij voorkeur het hele stappenplan voor het gekozen (beperkte) gebied, voordat de gehele organisatie als werkgebied wordt aangewezen.
De activiteit start met het plaatsen van een ‘red tag’ of rode stikker op elk item wat niet belangrijk is voor de operatie of wat niet op de juiste plaats of niet in de juiste hoeveelheid aanwezig is. In het Engels noemt men dit Red Tag Day. Dit is een effectieve visuele methode, zeker als men daarna alle items, zoals gewenst, met een rode stikker naar een quarantaine gebied brengt.
In ‘quarantaine’ geplaatste items verlaten alleen nog deze centrale opslagplaats als anderen de daar naar toegebrachte items op hun eigen werkplek goed kunnen gebruiken. Dit noemt men ook soms ‘veilen’.
Wat je ziet is dat bepaalde werkplekken materialen aanbieden die andere werkplekken ‘kwijt’ zijn of juist al heel lang willen hebben. Het kan zijn dat meerdere units bepaalde items goed kunnen gebruiken. De toegevoegde waarde voor de teams kan dan worden beoordeeld. De ‘winnaars’ nemen de gewenste spullen direct mee naar hun eigen werkplek.
Weg doen!
De rest zal worden weggedaan. Dit kan zijn door latere verwijdering, recycling of hergebruik. Organisaties vinden vaak dat de sortering hen in staat stelt om waardevolle vloeroppervlakte terug te winnen en zaken als gebroken gereedschap, schroot en overtollige grondstoffen te elimineren.
Medewerkers vinden het vaak een verademing als ‘troep’ weg is, m.u.v. de verzamelaars die al geruime tijd hun werkruimte aan het vullen zijn.
Dit was slechts de eerste stap van de 5S methode. De volgende stap is schikken of sorteren.
2. Schikken en sorteren
Na het verwijderen van spullen die je niet nodig hebt voor je werk, ga je alles in jouw werkomgeving een vaste plek geven. Dit doe je als volgt: eerst verwijder je alles van de werkplek. Idealiter leg je de materialen op enige afstand van de werkplek. Want je gaat in de tweede stap schikken en sorteren.
Je bepaalt de frequentie van het gebruik. Bijvoorbeeld: elk uur, dagelijks, wekelijks, minder dan 1 week. Ik kan mij voorstellen dat je met jouw team een andere indeling kiest, maar welke indeling je ook kiest, de opdracht is: Wat het vaakst gebruikt wordt, komt het dichtste bij de plek waar je het nodig hebt.
Beoordeel nogmaals of je echt alles wel nodig hebt, bijvoorbeeld 15x dezelfde schroevendraaier zal vermoedelijk echt niet nodig zijn.
Tot slot ga je de plekken die je zojuist hebt gecreëerd inzichtelijk maken. Trek bijvoorbeeld een lijn om het gereedschap op het bord, zodat je ziet wat er hoort te hangen of verf de vloeren of maak strepen op de vloer waar bijvoorbeeld de afvalbakken staan. Maak ordners die gelabeld zijn met kleuren, breng labels en etiketten aan om de juiste opslaglocaties en -methoden aan te geven. Een ander systeemmogelijkheid is het aangeven van werkgebieden en locaties door het installeren van modulaire rekken en kasten. In productie omgevingen is het helemaal geen gek idee om vaste plekken te maken voor beeldscherm, muis en toetsenbord. Al is het maar om troep of rommel weg te houden van deze werkplek.
Wellicht denk je nu: ‘wat heb ik daar nu aan’. Ik werk in een moderne kantooromgeving. Dan ken je deze S van schikken en sorteren echter ook, maar dan heet het Clean Desk Policy. Waarbij helemaal geen zaken op het bureau mogen blijven liggen.
3. Schoonmaken (Seiso)
In de eerste 2 stappen van de 5S methode heb je alle rommel verwijderd en de resterende items georganiseerd. De derde stap is dat je goed gaat schoonmaken. En nee, niet alleen door de schoonmaker.
Het gaat om jouw werkruimte, dus hoe zorg je ervoor dat jouw omgeving schoon wordt, schoon is en schoon blijft? Het één keertje schoonmaken is niet het probleem, goede afspraken maken over hoe het schoon blijft is veel uitdagender. Toch is het maken van goede schoonmaak afspraken zeer belangrijk om betere productieprocessen te krijgen.
Schoonmaken is een belangrijk criterium bij de selectie van bepaalde type toeleveranciers. Wat is de voetprint van de toeleverancier? Een van de belangrijke criteria is hoe schoon, netjes en georganiseerd het bedrijf is.
Nog steeds varieert dit van een ‘strakke’ organisatie tot een ‘losse’ organisatie. Een schone (werk)omgeving kan je als organisatie alleen goed voor elkaar krijgen als het goed ingeregeld is.
Toch raar eigenlijk, dagelijks bezig zijn met schoonmaken? Toch is het absolute noodzaak. In productieomgevingen die schoon zijn zie, hoor en overzie je veel beter de machines die draaien. Dat is veiliger. Als machines worden onderhouden heb je minder storingen, dus ook nog een beter productieproces.
Schoonmaken is ook van jou!
De te ondernemen stappen: Realiseer je dat mensen het meeste vervuilen. Bepaal dus de echte bron van vervuiling, kijk of je de bron minder vervuilend kan laten zijn. Stel een schoonmaakrooster op en maak een beschrijving van de bronnen. Controleer tot slot of het echt schoon is!
Het storende is dat iedereen bij vervuilde omgevingen altijd denkt aan productieprocessen met machines, maar hoe ziet het er bij jouw op het werk uit? Hoe ziet de ‘printhoek’ eruit? Puilen de vuilnisbakken uit? Staat de koelkast vol met spullen over de datum? Wanneer heb jij jouw bureau schoongemaakt met een doekje?
Bij jou is vanzelfsprekend alles netjes, mooi! En hoe ziet je server, mailbox, afdelingsschijf eruit? Wat doe jij aan dataprivacy? Ook dat hoort bij schoonmaken volgens het 5S model.
De eerste drie pijlers: scheiden, sorteren en schoonmaken beschrijven wat er nodig is om op te ruimen en te organiseren, de vierde S Standaardiseren beschrijft hoe het 5S principe overeind blijft.
4. Standaardiseren
Standaardiseren is de beste methode om de eerste drie pijlers te handhaven. Standaardiseren zorgt voor een consistente aanpak waarmee taken en procedures worden uitgevoerd.
Het eerste doel van standaardiseren is het maken van werkafspraken. Het integreren van 5S-taken in reguliere werktaken en het controleren van het onderhoud van 5S. Voorbeelden van het standaardiseren van de 5S-procedures zijn: visueel bijv. borden, plakkaten of scoreborden) of het plannen van “vijf minuten” periodes. Vanzelfsprekend vindt er ook (zelf)controle plaats.
Het tweede deel van Standaardiseren is preventie. Het voorkomen van accumulatie van onnodige items, het voorkomen van het afbreken van procedures en het voorkomen van het vervuilen van apparatuur en materialen.
Het bijbehorende stappenplan:
Het team bepaald gezamenlijk hoe het werk wordt uitgevoerd, vanzelfsprekend worden alle taken gevisualiseerd op het bord. De Definition of Done is bepaald en iedereen committeert zich aan de doelen. (Nieuwe) medewerkers worden meegenomen door ze goed op te leiden.
Denk hier ook bijvoorbeeld aan dat alle werkplekken op kantoor inwisselbaar zijn, dat deze exact hetzelfde ingericht zijn. Maar ook aan een vaste folderstructuur op de afdelingsschijf of een uniform 5S dashboard.
Je bent al een eind op weg in de 5S model, nu hoeft er nog maar 1 ding te gebeuren: standhouden of systematiseren.
5. Standhouden of systematiseren
Standhouden is een gedragscomponent, wellicht de uitdagendste S van het 5S model. Systematiseren is namelijk de moeilijkste S om te implementeren en te bereiken.
Standhouden of systematiseren staat voor het maken van een gewoonte om de juiste procedures goed te onderhouden. Kortom, het borgen van de andere vier pijlers, zorgdragen voor behoud en continuïteit en het volgen van de gestandaardiseerde procedures.
Dit vraagt om focus en discipline, omdat het om veranderen gaat. Het is een bekend fenomeen dat het veranderen van verankerd gedrag uitdagend is, waarbij men de neiging heeft om terug te willen naar de comfortzone van de oude manier. Daar heeft 5S hulpmiddelen voor.
Hulpmiddelen voor het ondersteunen van 5S zijn onder andere: foto’s maken van de gewenste situatie, het laten maken van andere borden, nieuwsbrieven of handleidingen, team- en management audits, gedrags observatieprogramma’s, prestatiebeoordelingen en rondleidingen op de afdelingen. Organisaties hanteren meerdere 5S-tools om de doelen te bereiken.
Is het je ooit opgevallen als je in een groot kantoor werkt dat per team er grote verschillen zijn in orde en netheid? Dit wordt vaak gebracht als: ‘dat er geen ruimte is voor netheid i.v.m. de dynamiek’ o.i.d., maar wat doet het met je als ‘het bord’ er chaotisch uitziet? Als er overal rommel ligt?
In agile werken is een afwijking op de 5S-en te vertalen als: ‘meer training nodig’, totdat het de manier is waarop dingen standaard worden gedaan.
6. Safety
In de moderne agile lean benadering is Safety (veiligheid) een onderdeel van de voorgaande 5 stappen. Een aantal menen echter dat Safety een aparte zesde S moet zijn. Want dan worden er een aantal andere vragen gesteld en zaken meegenomen. Overigens staan in de diverse Lean forums al berichten over milieu als 6e of 7e stap.
Wat mij betreft voldoen de 5S-en prima. In deze alinea een aantal vragen en overwegingen die in het 5S model thuishoren, het maakt m.i. niet zoveel uit waar je deze vragen stelt. Als je er maar over nadenkt en de vragen stelt.
- Voldoen alle middelen nog aan de laatste veiligheidsnormen?
- Klik jij op links in jouw mail?
- Heb jij een virusscanner aan staan?
- Zijn de vloeren schoon? Zodat lekkage direct opvalt?
- Staan alle spullen op een veilige plek? Ook voor degenen die er niets van weten? Denk daarbij ook eens aan toner voor de printer, komen er wel eens kinderen langs?
- Zijn materialen in lichte kleuren?
- Zijn de ramen schoon?
- Is er voldoende licht?
- Produceren we zo min mogelijk afval?
- Hoe is het geregeld met (gevaarlijk) afval?
- Is het milieutechnisch wel goed geregeld?
- Worden de juiste schoonmaakmiddelen gebruikt?
- Worden er zaken weggegooid die gerecycled kunnen worden?
- Is er gekwalificeerd (milieu)personeel?
- Zijn we milieu neutraal? Werkt iedereen daar aan mee?
Tot slot
Denk er nog eens goed over na. Ook als je ‘gewoon’’ in een kantoortuin werkt kan je met de 5S methode verspilling minimaliseren.
Dat is goed voor ons allemaal.