Werken op korte termijn de Agile teams in jouw organisatie thuis? Wat te doen?
In dit artikel een mogelijke aanvliegroute, waarbij ik mij terdege realiseer dat elke situatie uniek is. Agile werken is echter bij uitstek geschikt om met complexe situaties om te gaan.
Het artikel is geschreven vanuit een grote betrokkenheid, maar zeker niet compleet en neem niet alles letterlijk over. Jouw beslissingen zullen namelijk zeer ver reiken. Zet de mens op 1 en neem je zakelijke verantwoordelijkheid.
Hoe jij deze wilt combineren zijn bepaal jezelf. Wellicht helpt dit artikel met thuiswerk tips voor agile leiders i.v.m. Corona.
Heb je nog een beetje tijd? Retro!
Wellicht is deze retro-vorm een geschikte voorbereiding:
- Doel: voorbereiden op thuiswerken, team afspraken laten maken.
- Type: buitenwandel retro (vanzelfsprekend niet bij elkaar in een hok, afspreken met jas aan in de gang).
- Intro: Geef een toelichting dat i.v.m. Corona op korte termijn thuis gewerkt kan/zal gaan worden.
- Deel onderstaande vragen, laat eventueel vragen toevoegen.
- Totale tijd: 1 uur
- Stuur het team naar buiten voor een wandeling van 45 min.
- Laatste 15 minuten actiepunten vast laten stellen.
- Methode: 1-2-4 all (uit liberating structures)
De vragen die je meegeeft:
- Welke zorgen heb je?
- Welke ‘ontmoetingspunten’ creëren jullie.
- Wat hebben jullie nodig?
- Welke afspraken maken jullie?
Benodigdheden:
Sharpie en post-its meenemen. Laten schrijven tijdens de wandeling. Bij terugkomst in de gang laten opplakken en bespreken.
Actiepunten:
Wat zijn de actiepunten en afspraken? Verzoek het team om de verkregen inzichten te delen met de leider.
Gedistribueerde teams
Op zeer korte termijn zullen we geconfronteerd worden met een gedistribueerde organisatie. Delen van Europa zijn al ‘op slot gegaan’. Gezondheid gaat vanzelfsprekend voor, maar continuïteit is voor een organisatie ook belangrijk. Van leiders en teams wordt gevraagd om zich aan te passen.
De belangrijkste uitdagingen waar je als leider vanuit zakelijk oogpunt voor staat:
- Hoe je het werk verdeelt.
- Hoe mensen effectief blijven communiceren.
- Een cultuur blijft bestaan waardoor we gezamenlijk de organisatie overeind houden. Het is immers de bedoeling dat wij na deze crisis gezamenlijk de draad weer oppakken.
Verreweg de belangrijkste uitdaging is echter: hoe zet jij de mens op 1?
Daarbij is het doel:
Het creëren of in stand houden van een WIJ-cultuur.
Wanneer jouw organisatie op afstand werkt, zal je anders moeten acteren als leidinggevende en als medewerker. Dat vraagt om Agile Teams die zowel structuur als transparantie hanteren, deze zijn efficiënter. Ook in complexe situaties.
Tips voor het leiderschap
In dit artikel worden vooral tips voor de leiders beschreven, vanzelfsprekend kunnen coaches hier een belangrijke rol in vervullen.
Hoe snel we kunnen leren en delen? Het moet nog sneller dan gebruikelijk. Doe dit door agile te blijven werken en de denkkracht van alle medewerkers te gebruiken. Op zoek naar succesvolle praktijken en deze direct te delen met alle thuiswerkers….
Samenwerken is een sociaal proces en vertrouwt op het vertrouwen dat is opgebouwd tussen individuen.
Belangrijker dan ooit in uitdagende tijden.
De mens op 1
Continuïteit van de organisatie is een vereiste en toch: zonder mensen heb je geen organisatie. Dus is het tijd om met creatieve oplossingen te komen. Hieronder een aantal mogelijkheden:
Verdubbel de thuiscapaciteit
Van Nine to Five? Sorry hoor, maar dit is het moment om in tijdblokken te gaan werken! Stel eerst mensen en organisatie veilig.
Jouw systemen en processen kunnen wellicht een belemmering zijn, want met een noodsituatie als dit is vermoedelijk geen rekening gehouden. De vraag wat hier op korte termijn aan te doen is ligt vaak elders in de organisatie. Als leider dien je echter met elke uitdaging creatief om te gaan. Als er een kans komt dien je deze zo goed mogelijk te benutten.
Dus de primaire vraag die je kunt stellen is hoe krijg ik zo snel mogelijk, zoveel mogelijk mensen thuis werkend, waarbij (een deel van) de productie overeind blijft. Denk daarbij positief, denk bijvoorbeeld aan het feit dat thuiswerken op korte termijn effectiever zal zijn dan naar kantoor komen.
Gebruik bijvoorbeeld brainstorm technieken met andere leiders en/of medewerkers om voorgaande vraag goed te tackelen.
Splitsen? Welke werknemers thuis?
Naast strategische overwegingen en/of beslissingen kan je gebruik maken van de kennis in je agile teams. Gebruik de beschikbare denkkracht.
Als met name strategische overwegingen een belangrijke rol spelen, ben je als leider in de lead en bepaal je autonoom. Maar zelfs dan is het raadzaam om het niet allemaal alleen te doen. Wanneer je niet op de hoogte bent van alle achtergronden, kan je de teams een paar simpele vragen laten beantwoorden. Welke vragen zijn dan belangrijk? Een aantal voorbeelden staan hieronder.
Twijfel je over hoe je de afdeling gaat splitsen? Dit kan als volgt:
- Hoeveel mensen kunnen thuiswerken?
- Wie loopt verhoogd risico door zijn/haar gezondheid?
- Zijn er bijzondere thuis situaties?
- Komt men met het OV? Wat is de reisafstand?
- Wat of wie zijn de bedrijf kritische processen en/of personen en hoe borgen we dat?
Stel de vragen op post-its en laat teamleden daaronder post-its plakken. Met name als je strategisch kiest om snel een eerste stap te nemen en daarna in een korte periode verder op te schalen, dan is dit een methode om snel te kunnen bepalen wie er als eerste thuis gaat werken.
Deel de tijd opnieuw in!
Een dag heeft 24 uur, gebruik werktijdverkorting en -verruiming. De situatie is uitzonderlijk, dit vraagt om buiten de kaders te denken van alle partijen.
- Stel bijvoorbeeld nieuwe tijdsblokken vast. Wees daarbij bereid om uren te laten schieten, minder dan 8 uur werken, maar wel 2 tijdsblokken. Blijf agile werken: vertrouw je collega’s dat ze het maximale doen in, idealiter zelf ingedeelde, en in gezamenlijk overleg verdeelde tijdsblokken.
- Hanteer meerdere shifts. Vooral handig als bijvoorbeeld de servercapaciteit niet voldoende is, of dat er pieken zijn in de bereikbaarheid. Er zijn immers ochtend- en avondmensen. Vroege starters zullen er geen probleem mee hebben om 7:00uur thuis te beginnen en dan relatief vroeg klaar zijn, hetzelfde geldt dat er velen graag wat later beginnen en wat langer doorgaan.
- Backoffice versus frontoffice. Heb je tijden dat je bereikbaar moet zijn voor klanten? Dan bouw je andere afdelingen daar omheen.
- Kies voor kritische afdelingen.
- Wie moet er echt van 9-5 bereikbaar zijn, stel de 5x waarom vraag.
- Vrijwel iedereen is bereid om zijn werktijden aan te passen als het gaat om risico’s met de gezondheid. Etc. etc.
Crisissituaties
Voor leiderschap in crisissituaties verwijs ik je naar het artikel Crew Resource Management. Hierin wordt onder andere beschreven hoe leiderschapsteams werken die met risicovolle activiteiten handelen. Dit zijn vaak teams met gedeeld leiderschap. De teamleider deelt het leiderschap met de teamleden. Een goede leider weet dat anderen meer kennis en ervaring op bepaalde (risico)thema’s hebben en draagt zorg voor het vrijkomen van alle belangrijke informatie. Hetzelfde geldt, zeker nu, voor leiderschapsteams, jezelf en de agile teams!
Nu is het moment om als agile werkenden de values echt na te leven:
- committeer je
- toon moed
- breng focus
- bied openheid
- en heb respect voor elkaar.
Momenten als dit tonen wat voor type leider, manager of medewerker je bent. Het is windkracht 12 tegen. Wees creatief en denk in positieve richtingen!
Operationele zaken voor het leiderschap.
Denk eens na. Hoe heb je op dit moment contact met je collega’s? Hoeveel tijd besteed je daar nu echt aan?
Goed dat je er even bij stil hebt gestaan. Eigenlijk maken voorgaande vragen niet zoveel uit, je zult hoe dan ook meer en bewuster contact moeten hebben: maak het mogelijk, help, ondersteun, regel communicatie tussen jou en de teamleden en de teamleden onderling. Samen met je agile coach borg je alle ritmieken. Afhankelijk van de volwassenheid van het teams bekijk je of de teams het zelf in kunnen regelen, geef eventueel richtlijnen mee. Bijvoorbeeld het hanteren van diverse Event tijdstippen, zodat coach en leider kunnen aansluiten.
Probeer niet alleen te zenden, luisteren is belangrijk!
Als je als leider verantwoording en betrokkenheid eist in deze onzekere situatie zorgt dat voor extra stress. Jawel, jouw medewerkers zijn namelijk net als jij bezorgd om familie, vrienden, collega’s om zich heen. En tegelijkertijd staan ze vanzelfsprekend klaar voor de klanten, want ze hebben je eerder ook niet in de steek gelaten. Eisen is niet nodig, agile medewerkers begrijpen echt de bijzondere situatie wel.
Je deelt als leider de doelstellingen of jouw verwachtingen, maar zorg ervoor dat er geen ‘hakblok’ ontstaat. Vertrouw je collega’s, dat wil jij toch ook?
Vertrouwen
Het sleutelwoord is vertrouwen. Als leider neem je jouw teams niet meer direct waar, omdat men straks thuis werkt. Des te groter is de noodzaak om een goede verstandhouding met je teams (op afstand) te blijven houden.
Persoonlijke contacten zijn namelijk nog belangrijker dan voorheen, het bouwen aan de relatie van mensen die op afstand werken verhoogd het moreel. In uitdagende tijden is dit een focuspunt voor jou als leider. Dat dit positief effect heeft voor de organisatie is evident. Wederzijds mag je ook van je medewerkers verwachten dat ze er op vertrouwen dat het leiderschapsteam zijn uiterste best doet om het zo goed mogelijk te regelen.
Niets gaat boven het ontmoeten van mensen face-to-face, want iedereen voelt zich comfortabeler bij een regelmatige persoonlijke ontmoeting. Dat kan straks niet meer, de techniek helpt je echter. Videogesprekken zijn een noodzaak, voor jou als leider en voor de teams. Helaas zijn er een aantal (technische) beperkingen:
- Een relatief kort communicatievenster.
- Niet iedereen werkt vermoedelijk in hetzelfde tijdvenster.
- Vaak vooraf gepland, het (deel)moment missen zorgt voor vertraging.
- Tussentijdse inzichten worden niet gedeeld.
- Nieuwe kansen of uitdagingen delen duurt wellicht langer.
- Contacten met personen buiten het eigen team is complexer.
- Laat teamleden delen wat er leeft, hoe ze zich voelen enz.
Wat je vooral niet mag onderschatten is het intermenselijk contact wat niet-werk gerelateerd is.
Als de teams er niet zelf meekomen moedig je chatsessies aan. Ja, chatsessies kosten tijd maar ongedwongen met elkaar kunnen praten, terwijl je al dagen alleen op een kamertje aan het werk bent, is voor mensen een noodzaak. Daarmee creëer je een goede verstandhouding of blijft deze in stand.
Overcommuniceren
Wat is jouw Tone of voice? Hoe communiceer jij in dergelijke situaties. Ben je een ‘stoere’ manager die wel even ingrijpt en vasthoudt aan direct toezicht? Dan mag je je nu echt afvragen hoe effectief je de komende periode zult zijn. Wat wel effectief is:
Overcommunicatie: communiceer uitgebreid, vertel details, verbind. Heel veel informatie wordt even gedeeld: aan het teamblok, bij het koffieapparaat, op de vloer, bij het bord of in de gang. Deze mogelijkheid is er zo direct niet meer. Denk dus na over jouw communicatiestrategie:
- Gebruik duidelijke en specifieke taal.
- Geef meer informatie dan je denkt dat nodig is.
- Wees transparant als je communiceert.
- Communiceer altijd met een positieve intentie en ga ervan uit dat anderen dat ook zijn.
- Gebruik geen afkortingen of acroniemen.
Beperk e-mailverkeer. Bombardeer de thuiswerkers niet met e-mails. Maak het voor iedereen gemakkelijk om kennis op te halen, kom met een methodiek of laat het team met een voorstel komen. Bijv. een CMS, een excell bestand of een andere tool.
Realiseer je dat niet iedereen online is als er zich problemen voordoen. Spreek eventueel een communicatie ketting af voor noodsituaties.
Heb duidelijke afspraken voor het melden van fouten en het oplossen van problemen.
Praat veel, luister goed. Heb contact met je mensen. Je toon, stem en houding doen er extra toe!
Wees duidelijk wat je verwacht.
Besteed dus tijd aan de voorbereiding van een goede communicatie strategie, gebruik bijvoorbeeld de 5w2h methode om alle inzichten boven water te krijgen.
Communicatie tools
Een van de grootste problemen die remote werken met zich meebrengt is miscommunicatie. Denk blijvend na over de te gebruiken communicatie middelen, zorg voor een verbeter cyclus, stem voortdurend met jouw teams af wat het beste werkt. Kies voor het juiste communicatiemiddel, dit zal helpen om communicatie te verbeteren. Denk aan:
- Praten 1 op 1 (Skype, chat etc.)
- Velen met 1 (bijv de leider skyped met team, teamleden onderling etc.)
- Gewoon bellen.
- Visueel contact.
- Schermdeling.
- Andere indelingen, Bijvoorbeeld:’teamcaptains’, aanspreekpunten o.i.d.
Gebruik meerdere tools, maak bewuste keuzes. Hou het klein als het klein kan zijn, maak het groot als het groot moet zijn.
Wat ga je missen?
Wat ga je mogelijk missen aan agile middelen?
- Fysieke aanwezigheid van mensen. Alles wat je gewend bent om tijdens de agile events even snel af te stemmen.
- Je mist de fysieke whiteboards, deze helpen met het gezamenlijk inzicht te hebben en de ritmiek binnen de gestelde tijden af te handelen. De boodschap wordt dan beter overgebracht
- De open ruimte. Snelle lijnen, korte vragen, betere resultaten. Er ontstaan fysieke scheidingen met thuiswerkenden onderling en thuiswerkenden en de nog op kantoor aanwezigen.
- (Koffie)gesprekken, mensen zijn eerder onderling verbonden.
- Dynamiek, velen hebben dynamiek om zich heen nodig om te excelleren.
- Kennisdeling, stimuleer ook straks het delen van kennis in elk team, over teams en over afdelingen.
- bedenk er zelf nog meer en tackel deze.
Alle fysieke middelen kunnen met digitale middelen grotendeels opgevangen worden. Kies je digitale (communicatie) lijnen met zorg, laat je teams het regelen en deel de verschillende inzichten en/of benaderingen.
Wat je vooral zou kunnen gaan missen zijn de kleine verbeteringen die gedurende het regulier werkproces tot stand komen. Zoek en deel de (kleine) verbeteringen tussen de teams onderling en deel deze met andere afdelingen.
Waar je heel aandachtig op moet zijn is dat goed functionerende teams opeens terug kunnen vallen.
Doelen
Doelen: Last, but not least.
Mensen voelen zich soms klein in een grote organisatie, toch zijn ze verbonden met mensen om hun heen. Als ze weten wat de doelen zijn kunnen ze zich daarop richten, daardoor zullen ze het gevoel hebben dat ze deel uitmaken van iets groters.
Het is een lastige keuze wie thuis gaat werken en wie nog niet. Hoewel je dit als leider doet vanuit de beste intenties maak je tegelijkertijd ook keuzes voor anderen.
Lange tijd thuiswerken vereist dat het gezamenlijk doel in zicht blijft. Daar geldt maar een boodschap: iedereen doet er toe, elke taak is belangrijk. In deze bijzondere omstandigheden is het voor iedereen uitdagend om de organisatie verder te helpen.
Wees je als leider bewust dat collega’s, dierbaren van collega’s en ook jij in een risicovolle situatie, of zelfs nog erger, terecht kunnen komen. Realiseer je dat deze informatie niet altijd direct gedeeld zal worden. Toon oprechte interesse in je medemens, stel vragen en biedt een luisterend oor. Bied hulp als het binnen je mogelijkheden ligt en verwijs indien nodig door.
Tot slot
Hopelijk hebben deze thuiswerk tips voor agile leiders je op weg kunnen helpen.
Verwacht persoonlijke gesprekken, waarbij jouw inlevingsvermogen meer dan ooit nodig is.
Ik wens iedereen een goede gezondheid toe.