Soms kom je een boek tegen waarvan je denkt, was ik dit boek over transitie nu maar eerder in mijn carrière tegengekomen. Dat is het boek Systemisch TransitieManagement van Maaike Thiecke en Bianca van der Zeeuw.
Neem voor de verandering de makkelijke weg
Dat is de ondertitel van het boek en is exact waar dit boek je inzicht in gaat geven. Je krijgt meer inzicht in de situationele verandering (bovenstroom), maar vooral de psychologische verandering (onderstroom) wordt uitvoerig besproken. Dit is veruit het belangrijkste boek die ik in de afgelopen jaren heb gelezen.
Verandering is namelijk niet makkelijk. De bedoeling van het aangereikte model is niet om te benadrukken dat verandering gemakkelijk is, integendeel, maar het kan wel gemakkelijker gemaakt worden dan het nu vaak is. Maaike en Bianca zijn ervan overtuigd dat organisatieveranderaars hun impact op veranderingen drastisch kunnen verhogen.
Verandermanagement
Uit persoonlijke ervaring weet ik dat het tijdens veranderprocessen het vooral gaat om mensen. Je vraagt collega’s bij verandertrajecten mee te gaan in een onzekere reis. Veranderen doet pijn, het gaat gepaard met verlies en vraagt om inspanning van alle betrokkenen.
Tijdens het begeleiden van grote veranderprocessen lag ik vrijwel nooit wakker van het inregelen van het nieuwe werkproces, maar lag ik wakker van ‘mensen die niet mee willen, mee kunnen of tegenwerken’. Kortom: ‘Veel gedoe’ en dat zal elke veranderaar herkennen. Als manager heb ik veelvuldig transities begeleid, van start tot en met de borging, daardoor heb ik hands-on geleerd om me te focussen op de mens tijdens transities. Ik ben succesvol geweest in het begeleiden van grote veranderprocessen, maar dat komt meer door mijn vaardigheid om mensen mee te krijgen dan uit het doorgronden van de traditionele managementmethoden.
Vanzelfsprekend heb ik veel traditionele managementboeken gelezen, maar daar ontbrak vaak het ‘mensaspect’. Tijdens het lezen van dit boek vielen heel veel stukjes op zijn plaats. Ook al ben je ervaren in het begeleiden van verandering, dan is dit een heerlijk boek om veel in één doorwrocht model terug te vinden.
Het Systemisch TransitieManagement model
Gebruikte inzichten
In Systemisch TransitieManagement worden de inzichten uit transitiemanagement, systeemdenken, het systeemtheoretische gedachtegoed, emotieleer en breinleren gebruikt om transitie makkelijker en sneller te laten verlopen.
De kern van het S-TM model
De huidige situatie (A) voldoet niet meer, dit vraagt om een andere gewenste situatie (B). Van A naar B, dat vraagt om een transitie! Om van A naar B te komen, heb je praktische dingen te regelen in de bovenstroom: nieuwe werkprocessen, nieuwe rollen, een nieuw systeem etc. Dit is de situationele verandering van A naar B. Daar ben je er echter niet mee, naast de situationele verandering is er ook een transitie in de onderstroom nodig: de psychologische verandering. Dit is de verandering die medewerkers door moeten waardoor ze zich echt thuis gaan voelen in B en ander gedrag vertonen dan in A.
De kern van het Systemisch TransitieManagement model is dat de situationele verandering noodzakelijk is, maar niet voldoende is voor een verandering van betekenis, waar er in de gewenste situatie ook nieuw gedrag vertoond wordt. De bijzondere bijdrage die de schrijvers hebben geleverd is dat zij een model hebben gemaakt, waarin zij beschrijven dat de psychologische transitie in fasen verloopt en daardoor te voorspellen en te managen is. Systemen, dus ook organisaties, hebben altijd dezelfde reactie op een verandering: zo snel mogelijk terug naar de oude situatie. De reactie van een organisatie op een verandering valt dus te zien als symptoom van een systeem onder druk.
Organisatieverandering
Volgens de schrijvers is het nodig om anders naar organisatieverandering te kijken en het bijbehorende instrumentarium te gebruiken. Waarbij de onderstroom, in tegenstelling tot wat veel veranderaars denken, even noodzakelijk en even goed te sturen is als de bovenstroom; Dit heet Systemisch Transitiemanagement (STM) en wordt gekenmerkt door zeven uitgangspunten.
Zeven uitgangspunten
De volgende zeven uitgangspunten worden gehanteerd door de schrijfsters:
- Voor een succesvolle verandering zijn zowel bovenstroom (situationele verandering) als onderstroom (psychologische transitie) noodzakelijk:
- Veranderen is geen incident maar regel
- Effectieve veranderaars richten zich meer op het gehele systeem dan op het individu;
- Om je veranderdoelen te behalen is het noodzakelijk om het juiste gedoe te creëren
- Effectieve veranderaars erkennen het belang van emoties voor de verandering, zijn zich ervan bewust dat je deze emoties kunt managen en zijn in staat om dit precies goed te doen;
- Erken dat veranderen pijn doet.
- Verzachten werkt averechts. Zie onder ogen van wat nu is, dit helpt om de verandering te laten slagen.
Systemisch TransitieManagement erkent het belang van de bovenstroom, maar richt zich op de onderstroom en met name hoe veranderaars de psychologische transitie die elke verandering met zich meebrengt begeleid kan worden.
Filmpje Plan B: veranderen makkelijker maken
Ik heb het filmpje van Plan B meegenomen, zie je direct de samenhang.
Transitiefasen onderstroom
Urgentie
De eerste fase in de onderstroom is ‘urgentie’. Mensen zullen pas echt in beweging komen als het moet. Daar zijn twee mogelijkheden:
- Uit noodzaak: het moet, want we kunnen niet anders,
- Ambitie: het moet, want we willen niet anders.
Loslaten
Zodra mensen doordrongen zijn dat er geen ontkomen meer aan is, dat er werkelijk iets gaat veranderen, komen ze in de fase ‘loslaten’. Daar krijgen ze zicht op wat er verloren dreigt te raken, waar ze afscheid van moeten nemen. Dat kan gaan over concrete zaken zoals een oud systeem, de oude werkplek of collega’s, maar dat kan ook gaan over organisatiewaarden, samenwerkingsvormen of producten.
Niet-weten
In deze fase is de oude situatie er niet meer en de nieuwe situatie is er nog niet. Mensen ervaren hier het niemandsland waarin nog geen nieuwe routines zijn, waar ze externe navigatie nodig hebben en soms de meest basale vaardigheden kwijt zijn. Mensen raken hier volledig de kluts kwijt, zijn onzeker soms in paniek.
Creatie
Na het ‘niet weten’ komt de fase van de ‘creatie’. Dat is de fase waarin wordt geëxperimenteerd, wordt uitgeprobeerd. Proefballonnetjes worden opgelaten, nieuwe verbindingen worden gelegd. In deze fase zit veel hoop en positieve energie.
Nieuw Begin
Na de ‘creatie’ volgt het ‘nieuwe begin’, de fase waarin er een gevoel gaat ontstaan van de nieuwe identiteit: zo voelt het, zo ruikt het, zo klinkt het om thuis te zijn in B. Er ontstaan nieuwe routines en men ervaart trots.
Leestip
Als leestip zou ik willen aanreiken om de eerste drie hoofdstukken te lezen. Laat het eerst bezinken voordat je verder leest. Neem de tijd om te beoordelen of de essentie en achtergronden bij jou en de organisatie past, lees daarna de overige hoofdstukken en gebruik de checklists en oefeningen. Probeer, oefen en reflecteer en zorg ervoor dat je echt begrijpt en voelt wanneer je wat in welke fase kan toepassen.
Inhoud van het boek
Hoofdstuk 1 beschrijft bovenstaande 7 uitgangspunten.
Het tweede hoofdstuk brengt de theoretische onderbouwing met de volgende inspiratiebronnen: William Bridges met het boek Managen van Transities, inzichten uit systeemdenken en het systeemtheoretisch gedachtegoed van Bert Hellinger.
Hoofdstuk 3 beschrijft waarom emotiemanagement van groot belang is: ‘zonder emotie is er geen motivatie, geen energie voor de verandering’. Ook een eerst aanzet dat deze emoties te managen zijn.
De hoofdstukken 4 tot met 8 behandelen de vijf transitiefasen uitvoerig, elk hoofdstuk heeft dezelfde opbouw. Eerst een beschrijving hoe de fase verloopt en welk gedrag je kunt verwachten, dan een toelichting op het belang van dit gedrag en de mensen die dit gedrag tonen. Tot slot ‘tips en trucs’ om de fase goed te begeleiden. Op pagina 179 staat een handig totaaloverzicht.
Conclusie
Ik ben ervan overtuigd dat S-TM transities niet zozeer makkelijker maakt, maar wel effectiever maakt.
Het bespreken van de onderstroom is in de traditionele management literatuur vrijwel altijd onderbelicht gebleven. Dit komt doordat men denkt dat de onderstroom niet te sturen is. Dit blijkt onterecht, het model bewijst dat er veel handvatten beschikbaar zijn. Het toevoegen van checklists maakt het model compleet en je kunt dus oefenen. En dat is precies wat er nodig is. Het boek lezen om inzicht te krijgen, een training om het model te oefenen, praktijkcases om het toe te passen en veel hands-on ervaring om een expert te worden.
Door de nieuwe manier van kijken weet ik zeker dat je meer leert dan je nu voor mogelijk houdt. Zowel van een organisatie in transitie, als ook hoe je er zelf in staat.
Kortom, het boek Systemisch TransitieManagement is een echte aanrader.
Meer boek reviews lezen?
- Hoe maak je verantwoorde keuzen als coach?
- De vijf frustraties van teamwork.
- Stap uit de cirkel!
- Fun Retrospectives
Een artikel wat goed past bij dit onderwerp is de verandercurve van Kübler-Ross of Wat is een organisatieopstelling?