De Harvard onderhandel methode is een methode voor principieel onderhandelen. De nadruk van deze methode ligt op het vinden van gemeenschappelijke belangen, het bedenken van oplossingen die een win/win-situatie opleveren, met toetsing aan redelijke, objectieve normen. De Harvard onderhandel methode kan worden toegepast door iedereen en in elke situatie.
Hoe krijg je wat je wilt en houd je de onderlinge relatie goed? De bekende Harvard methode van principieel onderhandelen maakt van je onderhandeling een gesprek, waarbij iedereen zich na afloop goed voelt.
Het bestaat uit 4 principes. Van belang is dat deze 4 principes geen regels zijn, want als je regels hanteert verwachten mensen dat als je regels volgt het antwoord vanzelf komt. Als je principes hanteert is het uitgangspunt veel organischer, er komt veel meer ruimte voor een andere invulling, want onderhandelen vraagt om samenwerking en creativiteit.
De Harvard methode is in de jaren 80 ontwikkeld en wordt overal gebruikt. Vanzelfsprekend zijn er tientallen andere onderhandel methodes. Deze methode is goed te volgen en bestaat uit 4 principes die stap voor stap gevolgd kunnen worden.
Positioneel of Principieel onderhandelen?
Iedereen weet dat onderhandelen op voorhand slechts één resultaat lijkt te hebben: er is een winnaar en een verliezer. De reden hiervoor is dat we al heel jong leren om te bepalen wat je hebt, wat je wilt en die positie hoe dan ook te verdedigen. Dit noem je positioneel onderhandelen.
Je neemt een onderhandelingspositie in bij positioneel onderhandelen. Dan kun je kiezen uit een zachte of harde opstelling. Bij de zachte opstelling behandel je de andere partij ‘vriendelijk’. Bij de harde opstelling zijn partijen elkaars tegenstander.
Positioneel onderhandelen stelt het eigen resultaat voorop: met vriendelijkheid, argumenten, dominantie of alles wat je zinvol lijkt tracht je zoveel mogelijk voor jezelf binnen te slepen. Het probleem dat ontstaat bij positioneel onderhandelen:
- Deze wijze van onderhandelen creëert onverstandige overeenkomsten.
- Het is inefficiënt.
- Brengt een lopende relatie in gevaar.
- Wordt slechter zodra er veel betrokken partijen zijn.
- Zachte of harde positionele onderhandeling.
De Harvard methode is een vorm van Principieel onderhandelen. Bij Principieel onderhandelen zie je de andere partij niet als tegenstander, maar als medestander. Samen wil je het probleem oplossen. Daarbij leggen de partijen de nadruk op fundamentele belangen. De partijen gaan samen op zoek naar een verstandig besluit, door mogelijkheden o.b.v. redelijke uitgangspunten te onderzoeken die beide partijen willen ondersteunen. Het resultaat is overeenstemming. Een onderhandelingsresultaat waar er geen sprake is van winnen door één van de partijen.
5 onderhandelingsstrategieën
In deze alinea gaan we een beetje kort door de bocht, het is namelijk niet de bedoeling om alle onderhandelingsstrategieën te bespreken. Het is slechts een poging om de gedachtegang van de bedenkers te volgen.
Laten we ‘het onderhandelen’ eerst eens van de menselijke kant benaderen, dit sluit overigens goed aan bij agile denken. Positionele onderhandelingen bestaat uit hoog of laag belang in de relatie, en een hoog of laag belang in het onderwerp.
Dan ontstaan er 5 uitkomsten voor de onderhandelaars: winst – verlies, verlies – winst, verlies – verlies, winst – winst of een compromis. Zie onderstaande afbeelding:
Hoe werkt winst versus verlies?
Als je iemand mag is er de neiging om toe te geven. Je onderhandelt dan met de relatie in je achterhoofd. De kans is groot dat je onderhandelt voor verlies – winst. Het is immers minder erg om te ‘verliezen’ van iemand die je iets gunt. Als je iemand niet mag is er de neiging om te willen winnen, de relatie doet je immers niets. Je onderhandelt dan voor winst (voor jou) en verlies (voor de ander).
Het probleem van een winst-verlies situatie is dat belangen worden geschaad. Als er na een onderhandeling een ‘verliezer’ is ontstaan er frustraties en conflicten. Dit zal de relatie en eventuele toekomstige onderhandelingen niet ten goede komen.
Men wil immers alleen onderhandelen als minimaal één van de beide partijen iets heeft wat de ander ook wilt hebben EN de ander bereid is om bij een tegenprestatie te leveren. De kwaliteit van een relatie zou dus eigenlijk geen rol mogen spelen in het onderwerp van de onderhandeling.
Dan is er volgens de Harvard methode één geschikte onderhandel methode. Beide zaken (relatie en probleem) dienen te worden gescheiden. En dat is meteen het eerste principe van de Harvard onderhandel methode: scheid mensen van het probleem.
De 4 principes
De Harvard methode hanteert 4 principes, voor het leesgemak worden deze vier principes eerst genoemd en daarna verder behandeld: mensen, belangen, opties en criteria. Een korte introductie:
- mensen: scheid de mensen van het probleem
- belangen: focus op belangen, niet op posities
- opties: creëer opties voor wederzijds voordeel
- criteria: aandringen op gebruik van objectieve criteria.
Stap 1: Scheid de mensen van het probleem
Veruit het belangrijkste uitgangspunt van de Harvardmethode is dat je bij de onderhandelingen het probleem en de persoon van elkaar scheidt.
Mensen hebben emoties, verschillende manieren van communiceren en ego’s. Dat is een gegarandeerd concept voor onverwachte en onplezierige momenten tijdens onderhandelingen. De oplossing is volgens de Harvard methode: Scheid de MENSEN van het probleem, dit staat voor:
- Scheid de relatie met de inhoud.
- Ga direct met het probleem van de mensen om.
- Preventie werkt het beste.
- Zoek met elkaar naar een eerlijke overeenkomst.
De Harvard methode stelt dat als beide partijen zich realiseren dat ze op zoek zijn naar een eerlijke overeenkomst er een belangrijke stap is gezet. Beide partijen dienen elkaar niet als tegenstander te zien, maar als een partner.
Het doel is dat partijen gezamenlijk het ‘probleem’ gaan oplossen door rekening te houden met 3 belangrijke uitgangspunten: perceptie, emotie en communicatie.
Perceptie
Waarneming of perceptie is het proces van het verwerven, registreren, interpreteren, selecteren en ordenen van zintuigelijke informatie. (bron: wikipedia). Waar het om gaat is dat je ervan bewust bent dat aannames, veronderstellingen en meningen een onderdeel van de onderhandeling is.
Het advies is daar goed mee om te gaan, door:
- Je te concentreren op de inhoud.
- In de schoenen van een ander te gaan staan.
- Het expliciet bespreken van percepties.
- Zoek naar feiten die niet in overeenstemming zijn met hun perceptie.
- Geef ze een aandeel in het resultaat door deel te nemen aan het proces.
- Gezichtsverlies te beperken: doe voorstellen die in overeenstemming zijn met hun waarden.
- Absoluut niet ‘op de man/vrouw’ te spelen.
Emotie
Een groot deel van menselijk handelen wordt mede bepaald door emoties. Emoties kunnen vrijkomen bij onderhandelen, want er zijn belangen. De Harvard onderhandel methode adviseert:
- Signaleer emoties en maak deze bespreekbaar.
- Maak emoties expliciet, erken ze als geldig.
- Laat de andere kant stoom afblazen.
- Reageer niet op emotionele uitbarstingen.
- Gebruik symbolische gebaren.
Communicatie
Over communicatie is al veel geschreven op deze site, onderstaande adviezen richten zich op verbale communicatie. Het spreekt voor zich dat de non-verbale communicatie congruent dient te zijn. De adviezen in de Harvard onderhandel methode:
- Luister actief en erken wat gezegd wordt, laat dus blijken dat je hoort wat de ander zegt.
- Spreek over jezelf, niet over de tegenpartij.
- Duidelijk spreken! (niet mompelen bv.)
- Spreek om begrepen te worden. Gebruik heldere/gewone taal.
- Spreek met een (helder) doel voor ogen.
Stap 2: Focus op belangen, niet op standpunten
De standpunten geven niet altijd weer wat men wilt bereiken, want mensen zeggen niet altijd wat ze bedoelen. Herken je dit?
Het is handig om te begrijpen dat de belangen het probleem definiëren. De eerste vraag die in deze stap stelt is: Hoe de belangen kunnen worden geïdentificeerd?
Dit doe je door op zoek te gaan naar (de achterliggende) belangen. Denk eens na welke belangen een rol kunnen spelen. Ga nu eens niet denken vanuit de posities. Een onderhandelingspositie versluiert vaak wat partijen werkelijk willen. Deze Harvard onderhandel methode staat voor principieel onderhandelen, daar is geen ruimte voor posities. Je kiest voor principieel onderhandelen omdat je er samen uit wilt komen.
Zonder te oordelen zou je eens een aantal belangen kunnen overwegen. Een praktische manier hiervoor is jezelf eerst wat vragen te stellen.
- Vraag “Waarom?”, “Waarom niet?”
- Besef dat elke kant meerdere belangen heeft.
- De meest krachtige belangen: menselijke basisbehoeften.
Pas op voor het doen van aannames, maar probeer eens een gevoel te krijgen voor jouw belangen en die van een ander. In stap 1 ben je al in de schoenen gaan staan van de ander. Hoe voelde dat? De volgende stap is natuurlijk dat je dan praat over belangen. Het advies is:
- Laat je belangen tot leven komen: wees specifiek.
- Erken hun belangen als onderdeel van het probleem.
- Vraag naar het waarom van de vraag of eis.
- Vraag door, zet het probleem voor je antwoord.
- Kijk vooruit, niet terug.
- Wees concreet maar flexibel.
Wees hard voor het probleem, zacht voor de mensen.
Echt, het gaat om belangen. Door het innemen van posities bleek er te vaak te weinig ruimte voor menselijke behoeften. Overeenstemming is nu gemakkelijker te bereiken als men zich niet ingraaft in een onderhandelingspositie.
De enige manier om te weten wat de ander nu echt wilt is de achterliggende belangen te begrijpen. Wellicht zijn de achterliggende belangen van de ander helemaal niet strijdig met jouw belangen. Als je elkaars belangen begrijpt en weet te verbinden is een oplossing voor beide partijen nabij.
Stap 3: creëer opties voor wederzijds voordeel
In het begin van dit artikel werd eerst de winst en verlies beschreven. In deze stap ga je op zoek naar opties voor wederzijdse winst. Jawel, wanneer ontstaat er een win-win situatie? Door je te gedragen als een partner! Zoek niet naar DE oplossing, zoek eerst naar meerdere opties.
Je spreekt met elkaar af om de tijd te nemen om zoveel mogelijk oplossingen te bedenken. oplossingen die de gezamenlijke belangen dienen of tegengestelde belangen verkleinen.
Zorg er dus voor dat je heel veel ideeën hebt gegeneerd voordat je gaat onderhandelen. Als beide partijen dat doen, is de kans groot dat je elkaar als partner kan vinden.
Belemmeringen
Het grootste probleem in onderhandelen, met name in deze stap is veruit dat men te snel wilt gaan. Er zijn dan 4 grote belemmeringen te noemen:
- Voorbarig oordeel.
- Zoeken naar een enkel antwoord.
- Denken dat “het oplossen van hun probleem hun probleem is”
- De veronderstelling van een vaste taart die verdeeld moet worden.
Met name het laatste punt vraagt speciale aandacht. Vaak wordt er gevochten om het grootste deel van de taart. Wat nu als je eerst de taart groter kan maken? Kun je bijvoorbeeld door samen te werken bij de inkoop/verkoop andere condities bewerkstelligen? Een mooi voorbeeld hiervan is dat meerdere partijen soms één item willen hebben, waar pas na een goede onderhandeling sessie blijkt dat de partijen eigenlijk slechts een specifiek onderdeel willen gebruiken. Het zou zo maar kunnen zijn dat het verschillende onderdelen zijn, die zonder probleem verdeeld kunnen worden.
Opties creëren door te brainstormen.
Nu de belemmeringen benoemd zijn, ga je brainstormen. Jazeker, je hebt zojuist afgesproken om de tijd te nemen om te gaan onderhandelen. Of heb jij dat niet nodig? Ben jij degene die tijdens een onderhandeling altijd zo creatief is dat je altijd met het perfecte aanbod komt?
De meeste mensen kunnen tijdens onderhandelingsdruk niet creatief handelen. Er hoeft niet één oplossing bedacht te worden, er moeten namelijk meerdere oplossingen bedacht worden. De opties!
Opties
Alle opties dienen te voldoen aan 2 simpele regels: het inbrengen van creativiteit die achterliggende (gedeelde) belangen dichter bij elkaar brengen en/of versterken.
Daarvoor dienen er een paar simpele brainstorm technieken worden ingebracht:
- Eerst bedenken, later beslissen.
- Opties verruimen.
- Zoeken naar wederzijdse voordelen.
- De beslissingen van de andere partij eenvoudig maken.
Een mogelijke brainstorm wordt hieronder beschreven. Er zijn meerdere vormen van brainstormen, zoals de SCAMPER methode. Hieronder wordt een brainstorm beschreven die goed bij Harvard onderhandel methode past.
De brainstorm
Het uitgangspunt: zoek naar wederzijds voordeel!
Neem vooral de tijd, laat de ‘ene’ oplossing los. Ga voor meerdere opties.
Denk daarbij niet alleen aan de financiële kant van de zaak, deze neiging is vrij sterk. Een voorbeeld: soms lijken onderhandelingen op voorhand (alleen) om geld te gaan. Terwijl later pas blijkt dat het gaat om ander werk, een laptop of meer vrije tijd bijvoorbeeld.
Voor het brainstormen:
- Definieer je doel.
- Kies een paar deelnemers.
- Verander de omgeving.
- Ontwerp een informele sfeer.
- Kies een facilitator.
Tijdens het brainstormen:
- Laat de deelnemers het probleem benoemen.
- Verduidelijk de basisregels, inclusief de regel van afwezigheid van kritiek.
- Leg de gegenereerde ideeën vast, waar allen bij zijn.
Verbreed indien mogelijk de opties:
Onderstaande punten zijn wat lastiger te realiseren, het doel is echter verder te brainstormen door een ander licht op de zaak te schijnen. Stap hier in een aanvullende out-of-the-box denksessie. Wat voorbeelden:
- Kijk door de ogen van verschillende deskundigen.
- Vergelijk overeenkomsten van verschillende sterkte.
- Hanteer cirkeldiagrammen om overlappingen te bepalen.
- Verander de reikwijdte van een voorgestelde overeenkomst.
Na het brainstormen:
- Geef de meest veelbelovende ideeën de hoofdrol.
- Bedenk verbeteringen voor veelbelovende ideeën.
- Stel een tijd in om ideeën te evalueren en te besluiten.
- Overweeg het brainstormen met de andere partij.
Brainstormen met andere partij?
De complexiteit van het onderwerp zou een reden kunnen zijn om samen te brainstormen. Want je zou ook kunnen onderhandelen op basis van de ideeën die beide partijen inbrengen. Mocht je besluiten om te brainstormen met de andere partij:
- Identificeer gedeelde belangen.
- Wat zijn de verschillen in de belangen.
- Vraag naar hun voorkeuren.
- Maak hun beslissing gemakkelijk.
- Zorg ervoor dat er geen beslissingen worden gevraagd, voordat stap 4 is ingevuld.
Stap 4: aandringen op gebruik van objectieve criteria.
Als onderhandelaars vasthouden aan hun eigen positie, ontstaat er vaak een conflict. Dan geldt soms het recht van de sterkste, door het uitoefenen van druk. Maar vaak kom je er dan samen niet meer uit. Stel je nu eens voor dat drukmiddelen worden uitgeschakeld.
Dat is de vierde stap van principieel onderhandelen: je zoekt eerst gezamenlijk redelijke criteria en als de gevonden oplossing daar aan voldoet heeft niemand verloren of gewonnen. Dus als er een geschilpunt is dan pas je deze geaccepteerde en objectieve criteria samen toe.
Je hanteert 3 criteria: commitment, ontwikkelen van objectieve criteria en onderhandelen met objectieve criteria. Deze worden nu toegelicht:
- Commitment om tot een oplossing te komen op basis van principes.
- Ontwikkelen van objectieve criteria.
- Eerlijke normen: de wet, marktwaarde, wetenschappelijk oordeel, professionele normen, gewoonte, morele normen, traditie.
- Eerlijke procedures: om de beurt, loten, iemand anders laten beslissen (deskundige).
- Onderhandelen met objectieve criteria
- Elke kwestie inkaderen als een gezamenlijke zoektocht naar objectieve criteria.
- Redeneren en openstaan voor rede.
- Nooit toegeven aan druk, alleen aan principe.
- Doe een bod, overweeg de gevolgen.
BATNA – BAZO
Onderhandelen loopt niet altijd zoals je wenst, zelfs met de beste bedoelingen van beide partijen bestaat er de kans dat je er niet met elkaar uitkomt.
Daartoe heb je voordat je start met onderhandelen gezorgd dat je een BATNA hebt: Best Alternatieve to no Agreement. In het Nederlands gebruikt men ook wel BAZO: Beste Alternatief Zonder Overeenkomst. Dit is je minimumlimiet. Dat is van belang, omdat je daarna elk voorstel tegen deze BAZO kunt aanhouden.
Stel je nou een voor dat je er uiteindelijk toch niet uitkomt, dan weet je wat het alternatief is.
Vals spel
Bovenstaande Harvard onderhandelingsmethode heeft zich inmiddels al ruimschoots bewezen.
Maar wat nu als de andere partij sterker is, niet wilt onderhandelen of vals speelt? Hierna volgen in willekeurige volgorde een aantal mogelijkheden, zoals misleiding, psychologische oorlogsvoering, weigeren om te onderhandelen, extreme eisen inbrengen, good cop/bad cop, take it or leave it, ‘ik wil het nu weten’. Je herkent ze vast, hopelijk alleen van films.
Ben je dan nog aan het onderhandelen om samen een oplossing te vinden? NEE! Als je nu een goede onderhandelaar bent met ruime ervaring weet je wat je met bovenstaande uitdagingen kan doen, ben je dat nog niet: val dan terug op je BAZO of ga weg.
Geef niet toe aan druk. Neem de tijd!
Samenvatting
De Harvard onderhandel methode is een methode voor principieel onderhandelen. De Harvard methode hanteert 4 principes:
- mensen: scheid de mensen van het probleem
- belangen: focus op belangen, niet op posities
- opties: creëer opties voor wederzijds voordeel
- criteria: aandringen op gebruik van objectieve criteria.
Het uitgangspunt is wederzijds voordeel!