Het Pareto principe staat voor: 80% van de uitkomsten worden veroorzaakt door 20% van de oorzaken. Het Pareto principe wordt daarom ook wel de 80/20 regel, 20/80 regel of Pareto’s wet genoemd.
De Italiaanse econoom Vilfredo Pareto heeft ruim 100 jaar geleden vastgesteld dat 80% van de bezittingen in Italië in handen was van 20% van de bevolking. Pareto heeft daarna onderzocht of deze verhouding vaker voorkwam in andere situaties, anderen hebben daarna dit patroon ook verder onderzocht en aangevuld met allerlei voorbeelden.
Dit artikel beschrijft het Pareto principe vanuit een agile perspectief.
Waar kom je het Pareto principe tegen bij Agile werken?
Eigenlijk overal, maar daar zijn we ons niet altijd bewust van. Het Pareto principe geldt namelijk voor veel activiteiten in je werk, maar ook daar buiten.
Het lijkt zo een simpele regel: 80% van de uitkomsten worden veroorzaakt door 20% van de oorzaken. Een waarschuwing is echter op zijn plaats. Niet altijd worden de juiste oorzaken aan de juiste uitkomsten gekoppeld. Daar ontstaat soms slechts een interessante miscommunicatie door, maar veel erger is dat het veelal niet leidt tot het wegnemen van de juiste oorzaken. Anders gezegd, dat aan de verkeerde zaken aandacht wordt besteed.
Neem de stelling: 20% van de runderen in deze wei geven 80% van de melk. Is dit het Pareto principe?
Nou nee, dit is een typisch voorbeeld van mogelijk een verkeerde conclusie trekken. Runderen bestaan namelijk uit koeien en stieren. Alleen koeien kunnen melk geven en niet alle koeien geven melk. Dus de stelling kan mogelijkerwijs inhoudelijk wel juist zijn, maar zegt niets over oorzaak en gevolg. Er ontbreekt informatie om te mogen concluderen dat de 80/20 regel van toepassing is.
De 80/20 regel in agile methodieken
Het Pareto principe komt veel vaker voor dan men zich realiseert. Nu volgen een aantal herkenbare voorbeelden die je vermoedelijk al tijdens jouw opleiding heb meegekregen en wellicht nu nog hanteert:
- 80% van je winst komt door 20% van je diensten of producten.
- 80% van je omzet komt van 20% van je klanten.
- 20% van je klanten is verantwoordelijk voor 80% van het aantal problemen.
Het Pareto principe is wellicht een van de minst belichte kernprincipes van Agile werken. De 80/20 regel is namelijk ‘verstopt’ in de methodieken. De 80/20 regel wordt daardoor vaak onbewust toegepast, want alle agile methodieken hanteren namelijk o.a. het aanbrengen van een focus: op de klant, het werk, het toevoegen van waarde en het voorkomen van verspilling.
Het bewust toepassen van het Pareto principe toont meer mogelijkheden: bijvoorbeeld dat 80% van de impact kan worden gegenereerd door te focussen op 20% van de problemen. Het achterliggende succesverhaal van agile werken:
- Meer te bereiken, met minder.
- Doe meer, door minder te doen.
- Minimale inspanning, maximaal rendement.
Hier past het woord Focus: één van de 5 Scrum Values.
Voor agile werken geldt het volgende: Welke agile methodiek je ook hanteert het is essentieel dat je regelmatig onderzoekt hoe het in jouw werk staat met dit Pareto-principe. Zoek constant naar die 20% van je inspanningen die zorgen voor 80% van de resultaten of de 20% die zorgt voor 80% van de belemmeringen.
Een positief voorbeeld hiervan is een snelle iteratie door zich te richten op het oplossen van alleen die 20% die 80% impact opleveren.
We hebben het hier over inzichten verkrijgen. Dus ook over het op zoek gaan naar mogelijke verspillingen.
Lean Six Sigma
Gebrek aan focus leidt tot verspillingen, voor het zoeken naar verspillingen is Lean Six Sigma bij uitstek geschikt. Laten we dus hiermee eens starten. LSS is nou typisch een agile methode waar zaken niet op aannames mogen blijven berusten. Je onderzoekt wat de echte redenen zijn door te meten.
LSS biedt in de analyse fase de mogelijkheid om de Pareto-analyse in te zetten. Deze analyse heet ook wel de Pareto chart of Pareto diagram. Het doel van deze analyse is het inzichtelijk maken van het relatief belang van de verschillende onderdelen en te bepalen welke onderdelen het meest significant zijn.
Het woordje significant impliceert het al, De Pareto-analyse is een statistische techniek in de besluitvorming die wordt gebruikt voor de selectie van een beperkt aantal taken waarbij oorzaak en gevolg relaties in kaart worden gebracht.
Stel dat je tijdverlies door het stilstaan van een machine meet, dan onderzoek je welke factoren 80% van de stilstand bepalen, dan blijkt in deze analyse dat een beperkt aantal van de factoren (20%) verantwoordelijk is voor 80% van de stilstand. Interessant toch, alleen dan kan je werken aan de juiste verbeteringen. Een verdere beschrijving van deze analyse volgt wellicht een andere keer.
Backlog en klantwaarde
In meerdere Agile methodieken wordt een backlog gehanteerd. In deze alinea worden de backlog aangevlogen vanuit de stelling dat het heel interessant is om te onderzoeken of het Pareto principe van toepassing is.
Natuurlijk dien je dit zuiver te meten, maar start eens met bijvoorbeeld het stellen van een aantal vragen:
- Is er sprake van dat 20% van de User Stories 80% van de tijd vragen, bijvoorbeeld om te onderzoeken wat men nu precies bedoelt?
- Brengt 20% van de User Stories 80% van de klantwaarde?
- Veroorzaakt 20% van de User Stories 80% van de herstelwerkzaamheden?
- Bestaat 80% van de opgeleverde klantwaarde uit 20% van de Features?
- Welk percentage van de Features wordt door de klant nu echt gebruikt? Is dit wellicht 20%?
Het gaat hierbij natuurlijk niet om te bepalen of het Pareto principe van toepassing is. Het gaat om de verbetermogelijkheden te onderkennen. Bij onderstaande alinea software ontwikkeling worden wat voorbeelden beschreven die strakker zijn ingestoken.
80/20 regel bij software ontwikkeling
Ook bij software ontwikkeling speelt het Pareto principe een belangrijke rol. Wil je het werk soepel laten verlopen dat is het handig om te beoordelen waar de 80% van de problemen door veroorzaakt worden. Vermoedelijk vind je dat 20% van de oorzaken hiervoor verantwoordelijk is.
Een aantal voorbeelden van toepassing van de 80-20-regel:
- Microsoft: ‘de 20% van de functionaliteiten die voor de meeste problemen zorgen worden verwijderd’.
- Bij traffic (piek) testen is het heel gebruikelijk om 80% van de traffic te testen in 20% van de tijd.
- 20% van de geschreven code bevat 80% van de problemen.
- 20% van de kernfunctionaliteit van een app wordt gebruikt.
- Een andere insteek zou kunnen zijn dat 80% van de tijd wordt besteed aan hoofd functionaliteiten en max. 20% aan extra functies.
Het kan niet anders zijn dat de 20% van de oorzaken een hoge prioriteit krijgt, een relatief klein deel zorgt voor de meeste problemen. Door te werken aan de oorzaken die het grootste effect hebben op de functionaliteit van het product, richt het team zich eerst op deze oorzaken, waardoor er na deze exercitie energie vrijkomt, en ook tijd en geld bespaart, om de doelstellingen te behalen.
Dan volgt regelmatig een discussie over kwaliteit, door te kiezen voor de benoemde 20% lijkt het namelijk dat andere problemen niet belangrijk zijn. Het is echter het tegendeel, het stopt niet bij deze eerste keuze. Het is slechts het aanbrengen van Focus voor de komende iteratie. De volgende iteratie pak je de opnieuw bepaalde volgende 20% op. De volgende iteratie weer en dat gaat door, dit brengt na verloop van tijd rust.
Kortom, de 80/20 regel in Agile is een flexibele oplossing die het software ontwikkelingsproces efficiënter en betrouwbaarder maakt. Je kiest op continue basis voor de belangrijke acties.
Het Pareto principe en Minimum Viable Product
Een Minimum Viable Product (MVP) is toch het toepassen van het Pareto principe? Deze vraag is best lastig om te beantwoorden, mijn eerste reactie is: Ja en nee, een beetje en eigenlijk net niet. Daar heb je als lezer niets aan, onderstaand maak ik duidelijk hoe sterk Pareto en MVP met elkaar verweven zijn.
Je bouwt een MVP om een hypothese te valideren. Deze hypothese kan zich richten op: een probleem, een oplossing of allebei. Het beantwoordt vragen als: waarom, welke of hoe.
De 80/20 regel helpt om de algemene hypotheses te verfijnen. Je bent immers op zoek naar een snel te valideren toetsbare hypothese. Het is dus niet hetzelfde. Toch is het Pareto principe perfect voor een MVP. Het helpt om de fundamentele behoeften van de doelgroep in de eerste fasen te verkennen.
Dan zie je vaak een vorm van de 80/20 regel tot stand komen. Met het MVP bepaal je welke functies je als basis kunt definiëren (20%), terwijl alle verdere verbeteringen of extra functies (80%) pas na analyse van de feedback van de eerste gebruikers zullen worden geïntroduceerd.
80/20 regel bij Scrum
Voor de toepassing van Scrum verwijs ik ook naar bovenstaande alinea over softwareontwikkeling. Een mooie aanvulling is dat, op het forum van scrum.org, enige tijd geleden een discussie was over het toepassen van het Pareto principe bij Scrum.
Vrij vertaald was de stelling van een poster dat het Pareto principe hetzelfde was als ‘snel falen, leren en itereren’. Dat is echter niet hetzelfde.
Het ‘snel falen’ hoort niet thuis bij het Pareto principe. Het Pareto principe helpt je om focus te houden met het zoeken naar de grondoorzaken van problemen, het heeft geen directe verbondenheid met snelheid. Wel met leren. Het Pareto principe blijven toepassen in de opeenvolgende iteraties is een keuze van het team. Het Pareto principe stelt slechts dat mogelijk 80% van de problemen verbonden is met 20% van de oorzaken.
Want hoe goed je (als team) ook bent, je kunt nooit alles in één keer oplossen. De omgeving verandert te snel en je zult een korte iteratie moeten hebben om in het juiste spoor te blijven. Het beste wat je dan volgens de Scrum theorie kunt doen is focussen op het verhogen van de klantwaarde. Het Pareto principe kan daarbij helpen, maar hoeft niet.
Het Pareto principe in perspectief van een Retrospective.
Je kunt het Pareto principe ook op een simpele manier bekijken: ‘wat gaat goed’ en ‘wat kan beter’. Een retrospective benadering.
- Bij de ‘wat gaat goed’ ga je kijken hoe je dit aandeel groter kunt maken.
- Aan de ‘wat kan beter’ kant ga je op zoek naar verbeteringen.
De sleutel is echter de vraag:
‘Wat ga je doen om te verbeteren?’.
Om dit te bereiken een handreiking in een paar korte stappen:
- Eerst meten, het feitelijk vast stellen van wat er gebeurt.
- Welke eventuele 80/20 verhouding zie je?
- Dan op zoek naar de grondoorzaken eventueel met behulp van de Ishikawa diagram of visgraatdiagram.
- Focus aanbrengen door prioritering.
- Afspraken maken.
- Uitvoeren.
- Evalueren.
- Opnieuw de 80/20 regel toepassen.
Let er met name op dat de juiste grondoorzaken worden gevonden en worden aangepakt.
Samenvatting
Het Pareto principe is een fantastisch stuk gereedschap, mits op de juiste wijze gebruikt. Het Pareto principe staat voor: 80% van de uitkomsten worden veroorzaakt door 20% van de oorzaken.
In de meeste gevallen wordt de 80/20 regel onbewust toegepast. Het Pareto principe is zeer geschikt voor ‘vinden’ van oorzaken.
Problems? Find them, fix them!
De echte uitdaging van het Pareto principe is echter het daadwerkelijk bewust gebruiken van dit model. Het actief op zoek gaan naar de 20% die verantwoordelijk is voor 80% van de problemen!
Slechts in een sporadisch geval wil men deze 20% niet vinden, de redenen hiervan liggen bijvoorbeeld in de cultuur van de organisatie, het vermijden van conflicten of omdat het een (extern) verdienmodel is.
Hoewel al het bovenstaande beschreven uit gaat van de 80/20 regel zal je in de praktijk ook andere verhoudingen tegenkomen. Bijvoorbeeld 70/30 of 60/40. Dit maakt echter niet uit. Het gaat er om dat inspanning niet altijd gelijk staat aan impact. Sommige zaken zijn belangrijker dan andere en moeten eerst aangepakt worden.
Omgekeerd zegt het Pareto principe ook dat 80%, dus bijna alles wat je doet, wellicht niet bijdraagt aan je doel. Je bent dus vrij om te experimenteren en te itereren met andere tactieken. Waarom zou je tijd verspillen aan onproductieve taken? Kies voor Focus, richt je op de één of twee dingen die echt bijdragen aan het doel en probeer de rest te negeren.
Het belangrijkste voordeel van Pareto’s wet is je door de aan te brengen focus actief op zoekt gaat naar de mogelijkheden om te verbeteren. Ook de 5W2H methode kan je daarbij helpen.