Voor time management zijn twee dimensies van belang: de mate van urgentie en de mate van belangrijkheid. Door de beschikbare tijd tegenover de taken en opdrachten te plaatsen kan men goed prioriteiten stellen. Het Eisenhower matrix is een van bekendste time management modellen.
De prioriteiten matrix van Eisenhower verbindt urgentie met belangrijkheid en heeft daar slechts 4 kwadranten voor nodig. Dit 4 kwadranten model van Eisenhower is zeer eenvoudig toe te passen als je eenmaal begrijpt wat urgentie precies is.
Om het in deze inleiding maar direct duidelijk te maken. Als je het niet nu, straks of vandaag moet doen is het volgens Eisenhower niet urgent. Of iets belangrijk is is afhankelijk van jouw taak, doel en/of missie.
De Eisenhower Matrix wordt ook het Eisenhower model, prioriteiten matrix van Eisenhower schema, 4 kwadranten (time management) model van Eisenhower, of Eisenhower principe genoemd.
Achtergrond
Eisenhower wist bijzonder veel voor elkaar te krijgen in een hele korte tijd. Eisenhower is o.a. generaal, opperbevelhebber en President van de USA geweest. Het geheim van zijn productiviteit? Zijn matrix voor het stellen van prioriteiten. Voor zijn biografie verwijs ik je naar wikipedia.
Zoals je zult begrijpen heeft Eisenhower vaak voor lastige beslissingen gestaan. Wat hij ontdekte was dat wat anderen als belangrijk en urgent aangeven, bij hem een andere beleving opriep of zelfs in zijn ogen niet juist was. Daar had Eisenhower een mooi statement voor:
‘Urgente zaken zijn zelden belangrijk en
belangrijke zaken zijn zelden urgent’.
Dwight D. Eisenhower
Denk daar eens over na. Iedereen denkt dat dringende zaken voorgaan. Toch? Maar wat als deze helemaal niet belangrijk zijn? Wat gebeurt er als urgente zaken blijven liggen? Wat gebeurt er eigenlijk als je tijd besteedt aan onbelangrijke en niet urgente zaken?
Deze vragen stellen is de kern van de Eisenhower matrix. Hiermee kan je het stellen van prioriteiten goed onder de knie krijgen.
Wat is het doel?
Het doel en bruikbaarheid van de Eisenhower matrix wordt veelal eerst uitgelegd vanuit de 4 kwadranten. Dat is echter te kort door de bocht. Begin altijd met de vragen:
- Wat is jouw taak?
- Wat is jouw doel?
- Welke opdracht heb je?
- Hoeveel beschikbare tijd breng je?
Vaak staat dit haaks op wat je voelt. Je wilt immers de perfecte medewerker zijn, jij bent toch degene die alles kan?
In werkelijkheid is de verwarring vaak groot. jij voelt tijdsdruk, jij hebt heel veel taken en alles lijkt tegelijkertijd klaar te moeten zijn. Een paar voorbeelden:
- De hardste schreeuwer heeft een urgent en belangrijk probleem. Maar is dat wel zo? En is dit wel jouw taak? Of krijg je nu een klus, die niet bij jou hoort?
- Je hebt meerdere opdrachtgevers, elk meent dat zijn opdracht veruit de allerbelangrijkste is…
- Altijd blus jij brandjes en eerlijk gezegd vind je dat (stiekem) wel (niet) leuk…
- Gekkenhuis? Dat kan je eigenlijk niet zeggen, het is gewoon veel werk…
- Er is geen overzicht meer, je wordt geleefd…
- Je hebt geen rust meer om bezig te zijn met (creatieve) taken die concentratie en tijd vragen…
- Etc. etc.
Wat is nu urgent en wat is nu belangrijk?
We hebben de neiging om alles wat urgent is ook belangrijk te vinden. Als de telefoon gaat heb je slechts beperkt de tijd om op te nemen. Maar je weet pas als je hem opgenomen of het ook echt belangrijk is.
Urgentie is dat de taak direct resultaat behoeft. Dit heet ook het urgentie-effect. Daarnaast is het van belang dat je een doel hebt om te bepalen of iets belangrijk of relevant is! Zonder doel (w.o. jouw taak) maak je veelal geen goede afweging of iets echt belangrijk is.
Hou echter ook rekening met wie JIJ bent. Wat zijn jouw normen en waarden, wil je vol gaan voor je carrière en/of ben jij vooral familie gericht? Werk je slechts voor je inkomen of ben je ambitieus? etc. etc. Al deze zaken zijn belangrijk en kunnen worden meegenomen in jouw doelen.
De 4 kwadranten
Velen denken dat alle taken moeten worden uitgevoerd. Is dat wel zo? Eisenhower is het daar absoluut niet mee eens! Hij hanteert een andere benadering in zijn Eisenhower matrix voor time management.
Zie bovenstaande afbeelding. Een taak is:
- Belangrijk en urgent
- Belangrijk en niet urgent
- Niet belangrijk en urgent
- Niet belangrijk en niet urgent.
Vanaf nu vraag je je voortaan eerst af of iets echt belangrijk is! Of iets urgent is weet je vaak wel. Velen denken dat urgentie ook belangrijkheid aangeeft, dat is echter niet het geval. Nogmaals denk vanuit je doel, taak en/of opdracht!
1. Belangrijk en urgent
Dit zijn je allerbelangrijkste taken, want je wilt geen problemen laten ontstaan. Kortom, deze taken moet je zo snel mogelijk uitvoeren. Een veel gehanteerde stelregel is dat bijvoorkeur 5% (tot max. 10%) van jouw taken in dit kwadrant zou mogen vallen. Dit kwadrant heet ook het stress- of noodzakelijkheidskwadrant van het Eisenhower matrix voor time management.
Wat is nu echt urgent en belangrijk: een crisissituatie. Je moet direct handelen bij brand of een boze klant.
Stel de volgende vragen:
- Kan alleen ik het afhandelen?
- Is het een kritische activiteit?
- Moet het echt nu, binnen enkele uren of vandaag.
- Voel je de stress?
Zo nee, dan naar kwadrant 2. belangrijk en niet urgent
2. Belangrijk en niet urgent
Dit zijn de taken die je kunt inplannen, om later uit te voeren. Je zult hier eigenlijk ca. 90% van je dag mee bezig moeten zijn. Dan komt het Eisenhower matrix voor time management het volste tot zijn recht. Dit kwadrant van het Eisenhower model heet het kwaliteitskwadrant. Niet voor niets, hier lever jij kwaliteit! Om kwaliteit te leveren heb je tijd en denkruimte nodig. De vragen die je kunt stellen:
- Behoort het bij mijn/de belangrijke doelen?
- Kan alleen ik het afhandelen?
- Is uitstel mogelijk?
- Kan ik het plannen?
Als je overal JA, op zegt dan hoort het thuis in dit kwadrant. Plan de activiteit in, start er niet vandaag mee. Want je hebt al activiteiten in kwadrant 1 die vandaag af moeten. De enige uitzondering die je hier op mag maken is dat er geen taken in het eerste kwadrant meer openstaan die vandaag af moeten.
Hou jezelf niet voor de gek, een planning maak je om na te komen. Dus maak een planning die SMART is en waar iedereen zich aan houdt. Je doet deze planning om de taken te prioriteren.
Let wel op! Door slechte planning kan een taak alsnog in het eerste kwadrant terecht komen. Dan heb je pas echt stress!
3. Niet belangrijk en urgent
Tja, daar sta je dan. De regel is dat je deze activiteiten moet delegeren. Wellicht zijn deze activiteiten door jouw manager aan jou gedelegeerd. Hoe dan ook, denk in ieder geval goed na over welke prioriteit je aan het derde kwadrant geeft.
Dit is veruit het moeilijkste kwadrant! Want dit noemt men het ‘delegeren’ kwadrant. Aan alle kanten wordt aan je getrokken en het is urgent! Maar jouw doel is de taak te delegeren.
Stel voordat je een taak in kwadrant 3 plaatst eerst aan jezelf een paar kritische vragen:
- Is het geen interruptie? (een lawaai papegaai)
- Ben jij wel verantwoordelijk?
- Heb je al een grote taak? Kunnen anderen niet helpen?
Dat iets urgent is of wordt begrijpen we allemaal, maar als het nou eens niet belangrijk is voor jou? Waarom moet het dan voor gaan op andere belangrijke of urgente zaken? Het vervelende van dit kwadrant is dat zaken urgent zijn, stel dus minimaal de gebruikelijke vraag: hoe is dit ontstaan? etc.
Waarom is het derde kwadrant van de Eisenhower matrix zo lastig? Soms probeert men een taak bij jou neer te leggen die wellicht niet bij jou thuis hoort. Assertief gedrag is dan een noodzaak. ‘Nee’ durven zeggen is een must, het op zoek gaan naar alternatieven is een goede oplossingsrichting. Jouw tijd is namelijk beperkt en kan niet oneindig opgerekt worden. Als het een taak is van jouw manager dan is een goede oplossing om het volgende te vragen: wat heeft er prioriteit? Laat de manager maar kiezen uit meerdere taken.
Ook hier geldt dat door slechte planning, slechte inschatting of matig delegeren de taak kan verschuiven naar een ander kwadrant.
4. Niet belangrijk en niet urgent.
Waarom zou je je hierom druk maken? Als er hogere prioriteiten zijn dan schrap je deze gewoon van je Do-It lijst. Waarom heb je ze eigenlijk op de Do-It lijst geplaatst? De reden hiervoor is dat het vaak ‘leuke’, ‘interessante’ of ‘sociale’ activiteiten zijn. Het is maar wat leuk om even te surfen over het web.
Het zijn dus taken die volgens jou niet belangrijk en niet urgent zijn.De ellende is dat soms anderen het probleem urgent en/of belangrijk laten zijn. Wist je overigens dat deze ‘problemen’ zich vaak vanzelf oplossen. Vooral als je er niets mee doet.
Een kenmerkend voorbeeld van niet belangrijk een niet urgent is mail met jou in de c.c. Wat moet je ermee? Je ontvangt mail, je leest de mail en bent tijd kwijt. Dat weet je, maar je leest hem toch maar. Misschien zit er een ‘verborgen’ opdracht voor je in.
Dit kwadrant heet ook het ‘vluchtkwadrant’. Het is namelijk het kwadrant waar de leuke dingen staan, maar waar geen waarde voor het groter doel ontstaat.
Werken met de Eisenhower matrix
De vraag is natuurlijk hoe werkt de Eisenhower matrix dan? Het onderstaande model geeft in vogelvlucht weer wat er bovenstaand is beschreven.
Zorg ervoor dat je deze matrix bij de hand hebt. Noteer alvast je belangrijkste doelen. Sommigen plakken de doelen met post-its op de wand, naast een uitdraai van het Eisenhower model.
Zodra er een opdracht binnenkomt, bijvoorbeeld via mail, wordt direct (visueel) alle kwadranten doorlopen en wordt de opdracht geplaatst in het juist kwadrant. De 4 kwadranten bieden je een goede houvast. Het is namelijk echt heel simpel. Elke taak die je hebt plaats je in één van de kwadranten. Dan ben je eigenlijk al bijna klaar.
In het begin zal je wellicht fouten maken, maar het helpt je om een overzicht te creëren van jouw prioriteiten. Van fouten leer je.
Activiteiten in kwadrant 1 moet je meteen mee beginnen. Daarna start je met de taken in kwadrant 2. De taken in kwadrant 3 biedt je de mogelijkheid om deze te delegeren aan een ander, laat het lekker over aan je collega die nog tijd heeft.
Wat er overblijft in kwadrant 4 zou je niet moeten willen doen. Omdat dit kwadrant jouw de benodigde extra tijd gaat opleveren. Volgt nu een uitgebreide beschrijving van dit kwadrant.
Niet belangrijk + niet urgent = schrappen!
Kwadrant 4 van de Eisenhower matrix voor time management is de meest interessante. De tijdwinst die hier te behalen valt is veelal enorm. Het zijn immers taken waarmee je helemaal niet bezig zou moeten zijn, maar tot voor kort gewoon meelopen in de dagelijkse routine. Je besteedt tijd, energie en ergernis aan iets wat je zou moeten schrappen.
Deze taken zijn echter ook vaak een uitvlucht. Het is ‘belangrijk’, ‘urgent’ voor jezelf of voor een ander. Terwijl dit echt niet zo is. Overigens valt hier ook websurfen, Facebook, een vakantie boeken, etc. onder. Ja, maar ……
Je weet best wel dat er taken liggen die urgenter of belangrijker zijn dan bovenstaande activiteiten, maar het is de schuld van anderen dat jij zoveel werk hebt? Toch? Tja, daar valt over te discussiëren.
Stel nou eens dat jij de ideale medewerker bent en toch alle taken in kwadrant 4 ook moet uitvoeren. Klopt dit wel? Is dat jouw taak? Realiseert jouw manager zich wel dat er belangrijke en/of urgente taken blijven liggen voor iets wat nauwelijks waarde toevoegt.
Vermoedelijk ben jij de enige die een overzicht heeft van al jouw taken. Een ander is veelal helemaal niet bezig met jouw beschikbare tijd. Dus zult je zelf in actie moeten komen! Jouw tijdsdruk moet de ander wel weten!
Weet wel: Je krijgt geen kans om dingen sneller te doen als je niet bereid bent om te schrappen. Dat betekent dus ook dat je jouw gedrag moet aanpassen. Ga in gesprek met de opdrachtgever(s) als je taken krijgt die volgens jou in kwadrant 4 van het Eisenhower matrix voor time management thuis horen. Vraag eens door waarom deze opdracht in jouw mandje komt te liggen.
Voor jou behoort maar een ding te tellen: een taak die niet bijdraagt aan het doel en geen urgentie heeft hoort niet bij jou thuis!
Hoe helpt het de matrix je?
De Eisenhower matrix helpt je om zo min mogelijk tijd te besteden aan jouw taken. Door het beantwoorden van twee eenvoudige vragen. Deze vragen beantwoordt je met ja of nee. Sneller kan echt niet.
Daarnaast zorgt deze prioritering voor het vermijden van tijdverspilling. Had je het vroeger vreselijk druk en heb je aan het einde van de dag (voor je gevoel) niets gedaan? Het toepassen van deze matrix laat deze situatie verdwijnen.
Tot slot
Het lijkt altijd of al je taken moeten worden uitgevoerd. Uit bovenstaande blijkt dat dit zeker niet het geval is. Starten met de Eisenhower matrix voor time management is gemakkelijk, maar het vraagt om lef als je de kwadranten voor de eerste keer toepast en moed voor de discussie die je moet gaan voeren.
Gebruik een To-Do lijst met taken, deadlines en het kwadrant nummer. Hou bij wat je af hebt en wat erbij komt. Weet dat de beloning groot is, het is gemakkelijker om prioriteiten te bepalen en je doet voortaan alleen de taken die bij jou horen. De rest delegeer je of heb je geschrapt.
Wellicht is het interessant om een takenpakket ook eens vanuit het oogpunt van jouw ontwikkeling te bekijken. Dat je daar een vervolgstap in kunt nemen staat ook in het artikel Het Dreyfus model voor beheersingsniveaus.