Voor het bepalen van Lean verspillingen hanteer je in het Lean framework de 3 M’s: Muda, Mura en Muri.
Zodra je start met de Lean methodologie zijn Muda, Mura en Muri vrijwel de eerste woorden die je hoort. Deze woorden betekenen afval (verspilling), onbalans en overbelasting.
De 3 M’s van Lean worden altijd in combinatie met het Japanse woord Kaizen gebracht. Kaizen staat voor het uitvoeren van kleine verbeteringen door de mensen die het werk doen. En dat is precies wat de bedenker Taiichi Ohno bedoelde:
‘zorg ervoor dat zodra iets wordt waargenomen in een proces wat niet optimaal is dit wordt verandert’.
In dit artikel wordt verspilling aan agile werken gerelateerd en Muda, Mura en Muri verder toegelicht.
Muda
Het Japanse woord voor verspilling (letterlijk afval). Dit is de eerste verspilling van de 3 M’s: Muda, Mura en Muri.
Muda is elke activiteit die beslag legt op resources, maar geen enkele waarde toevoegt (volgens de klant).
Oorspronkelijk waren dit 7 waarden, inmiddels hanteert men er 8. Deze verspillingen zijn: overproductie, transport, voorraad, beweging, wachten, overbewerking, afkeur en verspilling van talent. Verspilling van talent is de laatste toevoeging aan de verspillingen van Lean.
De toelichting en samenhang van deze 8 verspillingen voor productiebedrijven staat beschreven in het artikel: de 5 principes van Lean. Onderstaande afbeelding toont de 8 verspillingen van Muda.
“The most dangerous kind of waste is the waste that we don’t recognize.”
Shigeo Shingo
Muda
Software ontwikkeling
Deze site is gericht op agile werken, dus is voor Muda ook de verspillingen in software ontwikkeling meegenomen. Mary Poppendieck heeft verspillingen als volgt beschreven: gedeeltelijk uitgevoerd werk (of werk in uitvoering), het leveren van extra of onnodige functies, relearning, overdracht, vertragingen, contextwijziging en verspilling door defecten.
Verspillingen en de wijze van agile werken worden onderstaand aan elkaar gekoppeld door een toelichting gegeven:
- Gedeeltelijk uitgevoerd werk. Op te pakken werk is product backlog afhankelijk. Als het werk is gelimiteerd door een time-box, het werk in uitvoering is beperkt en alleen de specifieke afgesproken product backlog items worden geleverd.
- Defecten staat feitelijk voor een te lage bouwkwaliteit. Voorbeelden van hoe het risico op defecten tot een minimum kan worden beperkt zijn: Definition of Done en Test-Driven Development. Werk in uitvoering kan verder worden geminimaliseerd door de invoering van Kanban ‘work-in-process‘-limieten.
- Context wijziging kan worden aangepakt door het beperken van work-in-process limieten. Context switching als gevolg van ongepland werk, zoals bijvoorbeeld incidenten pak je aan door een rootcause analyse of Ishikawa diagram te maken. Met name als het herhaalde gebeurtenissen zijn. Als context wijziging echter komt door slechte prioritering stel je andere kaders om vertraging te voorkomen. Vermijd extra functies door aannames over waarde en behoeften in korte feedback cyclus te valideren. De lean startup methode.
- Relearning is het herhaaldelijk leren van hetzelfde ding door meerdere mensen, of een persoon. Door lunch sessies, gedeeld leren, demo’s, het bespreken van incidenten en benaderingen die kennis silo’s afbreken. Maar ook het hanteren van andere werkwijzen zoals: pair-programmering en mob-programming.
- Het ‘overdragen’ kan worden geminimaliseerd, door te bouwen aan autonome, cross-functionele teams. Deze teams hebben alles wat ze nodig hebben om van concept naar oplevering te gaan (Devops, UX-onderzoek).
Agile werken
Onderstaande punten behoren ook bij software ontwikkeling, maar zijn ook goed toepasbaar op andere ontwikkelprocessen.
- Vertragingen kunnen worden aangepakt door handovers te beperken en door het verminderen van afhankelijkheden tussen teams. Dit door het samenbrengen van gerelateerd werk. Gebruik hiervoor Kanban.
- In het Agile Manifesto is beschreven dat men een duurzaam tempo dient te hebben. Die door gemotiveerde mensen wordt gerealiseerd. De gedachte hierbij is dat er alleen fantastisch werk geleverd kan worden als mensen goed in hun vel zitten. Dit heeft zowel impact op afval door stress alsook de juiste inzet van talent.
- Ritmieken, zoals een dagstart zouden externe factoren geen lange wachttijden mogen opleveren. Daar men autonoom werk aflevert.
- Werk splitsen of slicing is overigens een methode die helpt om alleen dat te doen wat de klant vraagt. Daarmee wordt waste door het leveren van zaken waar een klant geen behoefte aan heeft tot een minimum beperkt.
In welke industrie je ook werkzaam bent! Zodra Muda verspillingen worden waargenomen (door de medewerkers) is het de bedoeling dat zij ‘iets niet meer doen’. Dit kost niets en levert veel op.
Mura
het Japanse woord Mura staat voor onregelmatigheid en onbalans.
Mura is de tweede reden van verspilling bij de 3 M’s: Muda, Mura en Muri.
Ongelijkheden, onregelmatigheid en onbalans binnen een voortbrengingsproces wordt Mura genoemd. Hiermee wordt het creëren van flow bedoeld. Voorbeelden hiervan zijn: geen extreem drukke dagen en leegloop op andere dagen. Processen die blijven vloeien en niet stokken.
In software ontwikkeling wordt Mura omschreven als, de verspilling van inconsistentie in de snelheid van leveren of ongelijkmatigheid van de dingen die geleverd worden.
Inconsistentie of ongelijkmatigheid kan bijvoorbeeld leiden tot ‘hollen of stilstaan’ of een onhoudbaar tempo. Allebei ongewenst in Agile werken.
In agile methodieken tracht men Mura te ondervangen door een duurzaam tempo voor alle stakeholders te bepalen. Dan gebruik je technieken als: time boxing, slicing, inspectie en adoptie, iteraties en snelheid. Alles vanzelfsprekend binnen een empirisch proces.
Frequente inspectie zorgt ervoor dat belemmeringen worden weggenomen. Dit helpt met het creëren van een soepel proces, waardoor teamleden beter gaan samenwerken.
Een ander voorbeeld zijn User Stories die in grootte en doorlooptijd veel variatie kennen. Oplossingen zijn dan:
- Het creëren van korte en consistente feedbackcycli.
- Van belang is dan dat de grootte van de Userstories verspilling gereduceerd wordt. Het meten van de takt-time of throughput op verschillende niveaus (stories, epics, programma’s/projecten)
- Meten in verschillende stadia. Dit doe je om de ongelijkmatigheid van het proces of workflow te meten. Hanteer bijvoorbeeld een cumulatieve flowdiagram.
Muri
Van de 3 M’s: Muda, Mura en Muri wordt nu Muri beschreven.
Overbelasting: dat is waar het Japanse woord Muri voor staat.
Er is sprake van Muri wanneer boven een machine- of mancapaciteit geproduceerd wordt. Als voortdurend ergens spanning op staat is overbelasten, opbranden of kapot gaan het gevolg. Dat is wat er feitelijk bedoeld wordt. Draag dus zorg voor materiaal, machines en vooral mensen.
Machines gaan stuk als je ze overbelast, hetzelfde gebeurt bij mensen. Maar mensen kun je trainen, bijvoorbeeld op competenties en gedrag.
Muri kan echter ook iets heel anders betekenen. Bijvoorbeeld als je producten maakt die niet voldoen aan de kwaliteitseisen die de klant van je verlangd. Dat is meteen het bruggetje naar agile werken.
In agile werken is Muri is vaak het gevolg van Mura. De omgeving kan met organisatorische zaken eenvoudige dingen heel complex maken. Veelal wordt stress veroorzaakt door andere medewerkers en processen binnen een organisatie.
Denk eens aan slechte werkplekken, geen instructies, achterstallig onderhoud, matige communicatie of verouderde laptops. Vermoedelijk weet jij er direct ook een aantal te benoemen in jouw organisatie.
Direct aanwijsbare oorzaken zijn bijvoorbeeld ook: een gebrek aan prioritering en/of dat er geen keuzes worden gemaakt.
Alle Agile methodieken zijn erop gericht de overbelasting van slechte communicatiekanalen zoveel mogelijk te verminderen. Dit door directe samenwerking te bevorderen, bijvoorkeur door face-to-face. Dat is een goede methode om Muri te minimaliseren. Denk echter ook eens aan een (gezamenlijke) training m.b.t. de gehanteerde agile methodiek. In methodieken worden veel taken, ritmiek en rollen op een heldere en eenduidige manier beschreven.
Je kunt de potentiële effecten van Muri meten door kwantitatieve metrics te gebruiken, zoals throughput en cumulatieve flow. Kanban helpt ook met zijn principe van pull, door het hanteren van Work-in-process limieten.
Teamsessies
Een goed onderwerp voor teamsessies zijn Muda, Mura en Muri. Daar zijn vanzelfsprekend meerdere methoden voor. Onderstaand een simpele insteek, je start met een aantal vragen. Een speelse sondering, wellicht wil je eerst toelichten wat Muda, Mura en Muri betekent om mogelijke invalshoeken verder te belichten. Je kan bijvoorbeeld de volgende vragen stellen:
- Welke soorten verspilling (waste) zijn er?
- Wat gaat goed, wat loopt er niet lekker in het proces?
- Hoe zit het met verspillingen?
- Welke verspillingen zijn er en kunnen die weggenomen worden?
- Is er onbalans?
- En last-but not-least: Zijn we aan het opbranden?
Lean staat voor fact based denken. Zo kun je vanzelfsprekend ook alle processtappen meten. Stel eens vragen als: ‘Hoelang wacht men in stap 1, stap 2 etc.’ Een methode waarbij je start en een stapsgewijze aanpak hanteert, vanzelfsprekend wel met het doel om door te blijven pakken.
In Lean is het gebruikelijk om een gedegen aanpak te hanteren, veelal hanteert men de volgende 5 stappen:
- Value: breng klantwaarden in kaart. Specificeer deze waarde.
- Value Stream: beschrijf de huidige en gewenste situatie met behulp van Value Stream Map (VSM)
- Flow: creëer Flow
- Pull: creëer Pull
- Perfectie: streef naar Perfectie
Tot slot
Lean toepassen in combinatie met Agile methodieken is transformeren door anders te gaan denken. Zie ook het artikel: Wat is Kaizen?
Verspilling bepalen aan de hand van Muda, Mura en Muri toont belemmeringen in een organisatie. Lean als Agile methodieken hebben transparantie voorop staan, maar transparantie is echter niet altijd gemakkelijk.
Je hebt echter geen keuze, want in de concurrentiestrijd kan je het simpelweg niet veroorloven om kosten te maken die niet bijdragen aan de klantwens.
Als je kiest voor het toepassen van de Lean verspillingen methode is er geen tussenweg. Ga voor de volle 100%, doe het anders gewoon niet.
“Een halfslachtige introductie brengt honderd nadelen met zich mee en geen enkele winst”.
Taiichi Ohno