Een olifant in de kamer! Deze uitdrukking is gebaseerd op het idee dat het onmogelijk is om een olifant in een kamer niet te zien. Mensen die de olifant zogenaamd niet zien, willen een groot probleem niet bespreken of aanpakken.
Iedereen ziet hem, niemand zegt het!
Dat is een uitermate vervelende constatering, want hoe meer de olifant genegeerd wordt, hoe groter hij wordt!
Wat is de betekenis van ‘olifant in de kamer’
De uitdrukking “olifant in de kamer” is vertaling van de Engelse uitdrukking ‘Elephant in the room’. Een metaforisch idioom voor een belangrijk of enorm onderwerp, probleem of risico dat voor de hand ligt of waarvan iedereen weet. Echter, niemand heeft het erover of wil erover discussiëren. De redenen hiervoor zijn: dat het voor de aanwezigen ongemakkelijk is of persoonlijk, sociaal of politiek beschamend, controversieel, opruiend of gevaarlijk is. Bron: wikipedia.
In het Nederlands gebruikt men bijvoorbeeld: ‘Om de hete brij heen draaien’. Volgens Van Dale is dit: dat er iets moeilijks moet worden aangepakt, maar dat dit niet gebeurt. “Een heet hangijzer” is ook mogelijk e.e.a. afhankelijk van de context.
Herkenbaar? Wanneer iedereen weet dat er een probleem is, maar niemand wil er over praten……
Welke impact heeft een olifant in de kamer?
Dat is een eenvoudige vraag, het antwoord is namelijk: een enorme impact. Laten we bijvoorbeeld eerst eens naar een aantal ‘kosten’ kijken:
- Sessies worden tijdverspilling.
- Er is geen sprake van een ‘echte’ dialoog, discussie of debat.
- Grote problemen en problemen worden vermeden of geminimaliseerd.
- Mensen vermijden de echte problemen (en willen er niet over praten).
- Een zeer lage mate van betrokkenheid, die in de slechtste gevallen lijkt op apathie.
- Vertragingen en/of daling productiviteit
- Stress.
- Gebrek aan vertrouwen.
Kortom, allemaal voorbeelden waar Agile NIET voor staat. Dus, wat te doen?
Doe eerst een check: denk eerst, handel later!
Wellicht ben jij de enige die de olifant in de kamer ziet staan. Jouw gevoel of overtuiging kan namelijk berusten op een misverstand. Door foutief een olifant te benoemen creëer je dan wellicht zelf een olifant. Hoewel de kans hierop eerlijk gezegd niet zo heel groot is, is het onhandig om als eerste een olifant te benoemen die er niet staat.
In de meeste gevallen is er slechts één olifant, maar olifanten zijn kuddedieren. Soms zijn er dus meerdere olifanten in de kamer, vaak is het een symptoom van meerdere belemmeringen in de organisatie. Overweeg zorgvuldig of je er één olifant uitpakt of de hele kudde in één keer wilt bespreken.
Wellicht kies je ervoor om één olifant te benoemen en het gesprek te begeleiden, zodat het team daarna de andere olifanten stuk voor stuk kan temmen. Voor jouw gemak gaat dit artikel verder met één olifant in de kamer.
Gedragsvoorbeelden
De grote ellende van ‘een olifant in de kamer’ is dat de meeste olifanten de neiging hebben om een hele lange tijd te blijven en zeker niet uit zichzelf weggaan. Daardoor ontstaan allerlei ongewenste gedragingen.
Veel voorkomende voorbeelden van gedragingen die duiden op een mogelijke olifant:
- Tijdens sessies ben je vanzelfsprekend alert of ideeën en besluiten actief of passief worden genomen. Als er passief besloten wordt valt het je wellicht op dat men zaken niet wilt horen. Een tip voor de Agile Coach: Je leert evenveel van wat niet gezegd wordt als van wat wel gezegd wordt!
- Wordt weerstand heel bewust vermeden?
- Spreken mensen zich niet uit? Ga er niet vanuit dat het alleen groepsdruk is, het zou ook angst voor verstoting kunnen zijn of angst voor het niet meer als teamspeler gezien te worden.
- Inconsistenties: men zegt verantwoordelijkheid te handelen, maar afspraken niet nakomen, bijvoorbeeld op tijd opleveren, is gewoonte geworden en het interesseert schijnbaar niemand meer.
- Inconsistente en/of dubbelzinnige berichten worden als consistent gezien. Dit valt je op, maar het valt je tegelijkertijd ook op dat niemand dit bestrijdt.
- Teamleden maken het onbespreekbare daadwerkelijk onbespreekbaar.
- Terughoudendheid, stiltes, onbeholpenheid, desinteresse, vermijding, ontkenning en afleiding.
Er zijn natuurlijk nog veel meer voorbeelden. Een bekende grap is dat een medewerker in zijn organisatie een vragenlijst anoniem invult met de mededeling: ‘Dat de manager eens open zou moeten staan voor kritiek.’ De reactie van de manager: Wie heeft dat gezegd? Die moet eruit!
Kortom, welke olifant?
Een olifant in de kamer!
Je hebt het goed waargenomen en gecheckt: er is inderdaad een olifant in de kamer!
Dan moet je de olifant benoemen! Het benoemen en temmen van de olifant is een metafoor voor het expliciet maken van impliciete kwesties. Maar hoe je het ook noemt: de olifant moet verdwijnen!
Het is best lastig om een ‘olifant in de kamer’ bespreekbaar te maken. Zoals je al aan bovenstaande Wikipedia-beschrijving hebt kunnen begrijpen, kunnen er heel veel redenen zijn om de olifant niet te bespreken. Dit vereist moed. Moed of Courage is één van de Scrum values.
De eerste vraag die je jezelf kunt stellen is de waarom vraag?
- Waarom gebeurt het?
- Wat is belangrijkste reden dat zaken niet besproken kunnen worden.
Vanzelfsprekend zijn deze vragen belangrijk, maar jouw belangrijkste doel is niet het voorkomen van olifanten in de kamer. Jouw primaire doel is een teamcultuur te creëren waar een olifant direct wordt opgemerkt. Maar daar blijft er niet bij, er dient voortaan ruimte te zijn om ‘olifanten’ direct te benoemen en dat een team er overgaat tot actie.
Dat bereik je door als coach als eerste de olifant een olifant te noemen en daarna samen met het team de bijbehorende regels te bepalen. Deze regels richten zich op betrokkenheid en prestaties.
Als dit goed verloopt kan het team zich weer richten op het nemen van beslissingen, het delen van informatie, verbeteringsideeën, het uitdagen van de heersende gedachten, het stellen van prioriteiten en het oplossen van conflicten. Kortom, verder gaan met een high performing team te worden.
Voordat het zover is, zal eerst de huidige olifant moeten worden besproken.
5 stappenplan
Ik kan je natuurlijk verwijzen naar het artikel over de 5W’s, maar een 5 stappenplan is wellicht handiger.
Als je bekend bent met systeemleer, feedback geven en het toepassen van circulaire vragen heb je een voorsprong in de mogelijke benaderingen en vraagstellingen. Circulaire vragen worden t.z.t. uitgebreider beschreven in een ander artikel.
In onderstaand stappenplan zijn een aantal eenvoudige mogelijkheden beschreven.
1. Benoem de olifant
Eigenlijk is het aanvaarden van een olifant in de ruimte de eerste stap. Erken dat je een olifant ziet en je afvraagt waarom die er is. Waarschijnlijk ervaren de anderen hetzelfde gevoel. Als je het eenmaal benoemd hebt, kun je er openlijk over praten.
Dit is de belangrijkste stap. Deze stap is goed te vergelijken met het geven van feedback. Lees hiervoor het artikel: ik-ik-jij feedback methode.
Hanteer daarbij de volgende communicatiestijl:
- Bereid je goed voor op wat je gaat zeggen, net als bij het geven van feedback. Dit geeft je vertrouwen om over het probleem te praten.
- Wees direct en specifiek, vermijd dubbelzinnigheid die alle betrokkenen nog verder in verwarring kan brengen.
- Begin dan met de olifant te benoemen: het is belangrijk om het probleem op een andere manier te kaderen, zodat het niet persoonlijk is. Gebruik ik i.p.v. jij.
- Stel vragen volgens de ik-ik-jij feedback methode:
- Ik heb gemerkt dat …
- Ik hoor ….
- Herkennen jullie dat?
Vertel dan welk effect dat op jou heeft en koppel dit aan de doelen van het team of organisatie. En: no blaming! Niemand is schuldig, want dan roep je direct of op termijn meer olifanten op! Vertaal negatieve inbreng naar een vragende positieve inbreng.
1.1 Starten
Er zijn meerdere mogelijkheden om te starten:
- De eerder beschreven ‘feedback’ methode.
- Een terloopse opmerking. Via ‘koetjes en kalfjes’ op je doel af. Achteraf interesseert het vaak niemand meer door wie en hoe de olifant als eerste is benoemd.
- Rechtstreeks: Wat een leuke olifant, (naam van de persoon).
- Vol er in.
Respectvol ben je vanzelfsprekend altijd, maar soms is een afgewogen methode niet geschikt. Dan is het moment om woorden niet te wegen, dan ga je er vol in. Sommige olifanten zijn erg hardnekkig. Noem de olifant dan voor wat hij is.
Stel dat je een olifant ‘een hardliner’ noemt, dan loop je nog de kans dat de olifant daar trots op is ook. Noem de olifant bijvoorbeeld ‘een hulk met een managementstijl die de organisatie verlamd’. Niet echt vriendelijk, wel helder. Deze laatste methode past vanzelfsprekend alleen in organisaties waar deze directheid door de aangesprokene zelf gehanteerd wordt en de urgentie zeer groot is.
2. Vraag!
Als coach ben je natuurlijk oprecht nieuwsgierig en wil je ontdekken. Dit doe je o.a. door open te praten over jouw visie op de olifant. Tegelijkertijd nodig je de anderen uit om hun perspectieven te delen.
Actief luisteren met empathie en vragen om te ontdekken kunnen helpen om een sfeer van acceptatie te creëren. De aanwezigen moeten openlijk met hun zorgen kunnen omgaan. Benoem nadrukkelijk de wederzijdse belangen.
Vraag anderen hoe zij zich voelen en wat zij denken over de situatie of het probleem. Sta open voor een discussie. Dit zal hen helpen om zich open te stellen en te beginnen praten over de olifant.
Maak het veilig om openlijk over de olifant te praten. Mensen zijn bang voor olifanten, olifanten hebben namelijk de neiging om alles om zich heen plat te stampen als het ze niet bevalt.
2.1 Emoties
Wees je ervan bewust dat het een emotionele rollercoaster kan worden. Zorg er dus voor dat iedereen de mogelijkheid krijgt om zich te uiten. Soms lopen de opgekropte emoties zo hoog op dat een (korte) pauze een goede keuze is.
Zoals gezegd kan praten over de olifant met de nodige emoties gepaard gaan. Ga daar niet aan voorbij, erken de emoties:
- Ik begrijp dat je hier (krachtterm) bij voelt….
- Ik begrijp wat je zegt..
Het bijzondere in deze fase is dat er allerlei onderliggende veronderstellingen en aannames bij de teamleden kunnen zijn. Vermoedelijk volgen meerdere verrassingen over wat de teamleden terugkoppelen als hun verhaal van de werkelijkheid.
In deze fase ervaar je vaak ook opluchting bij de teamleden zodra je over het grote probleem begint te praten. Vaak zorgt de olifant namelijk ook voor (interpersoonlijke) problemen.
Aan de andere kant moet je als coach volhardend zijn en ervoor zorgen dat de olifant echt wordt aangesproken. Zodra de olifant in de openheid is kunnen/mogen anderen deze niet meer ‘willen’ negeren.
Het is een complexe dynamiek die een olifant creëert en in de kamer houdt. Dus is het een mooie uitdaging om de olifant de kamer uit te krijgen.
3. Plan
Vraag de teamleden hoe om te gaan met het probleem. Als de mogelijkheid er is dan is een brainstorm ideaal. Hoe meer ideeën, hoe beter.
Belangrijk is dat men ruimte krijgt om los te laten en ‘bevrijd’ aan nieuwe dingen kan denken.
Jouw doel in deze fase is overeenstemming bereiken over de beste oplossing.
4. Afspraken m.b.t. nieuwe olifanten
Praat met het team wat en hoe ze de volgende keer willen handelen als er weer een olifant de kamer binnenkomt. Welke afspraken maakt het team hierover?
Door deze sessie weet het team namelijk dat ze olifanten direct kunnen benoemen zodra ze verschijnen. Vertrouw het team . Neem de rol van ‘olifantenbewaker’ niet van ze over.
5. De gezamenlijke vervolgstap
De gezamenlijke vervolgstap is een belangrijk aspect om direct door te kunnen pakken. Het is een stevige sessie geweest en als de olifant eindelijk besproken is wordt moet het niet eindigen bij de checkout.
Een goede afspraak richt de hernieuwde energie op de te leveren prestatie.
Het team voert de gekozen activiteiten uit.
Samenvatting
Een gebrek aan teamverantwoordelijkheid of -vertrouwen is vaak het eerste signaal om een grote olifant te mogen verwachten.
Onderschat olifanten echter niet, want positie- en statusverschillen hebben een groot effect op de bereidheid van mensen om verschillende standpunten eerlijk te onderzoeken. Aannames, ego’s en zwakke operationele afspraken houden de deur wijd open voor olifanten.
De echte focus ligt op het creëren van een teamcultuur waar een olifant direct wordt opgemerkt en wordt benoemt. Benoemen is fijn, actief handelen is een noodzaak.
Idealiter begeleid je als coach hooguit één keer het proces. Het team heeft daarna geleerd om zelf olifanten te temmen. Een ding is duidelijk:
Benoem de olifant in de kamer!