Agile opschalen - scaling

8 uitdagingen van het opschalen van Agile

In Agile, Intermediate by PeterLeave a Comment

Leestijd: 6 min.

In dit artikel acht uitdagingen behorende bij het opschalen van agile. Zonder commerciële belangen, eenvoudig beschreven en verhelderend.

Het opschalen van Agile werken is big business. De adviezen, tips en waarschuwingen kun je overal op internet terugvinden. Veel adviseurs benoemen vanzelfsprekend de zaken waar zij zelf heel goed in zijn. Toch is het allemaal niet zo heel lastig, met gewoon goed nadenken kom je een heel eind.

Als jij werkt in een organisatie die kan opschalen heb je vermoedelijk al de eerste stappen in agile werken gemaakt. Wat je nodig hebt is een korte checklist om door te lopen of je nog gaten in je kennis hebt.

Dit artikel loopt niet alle gaten voor je dicht en komt, zoals agile werken betaamd, niet met kant en klare oplossingen. Het helpt je wellicht om er eens op een eenvoudige manier over na te denken.

It starts with Why!

Ik quote eerst Simon Sinek: ‘It starts with why!’ De reden hiervoor is dat wanneer je de waarom-vraag op organisatie niveau nog niet kunt beantwoorden je er simpel weg nog niet aan toe bent. Ga eerst terug naar jouw tekentafel of lees dit artikel verder om een beter beeld te krijgen.

Als jouw eerste antwoord kostenbesparing is, dan ben je er ook nog niet klaar voor. Als je agile denkt en ademt heb je het over de klant, klantbehoeften en sneller naar de markt.

Kostenbesparingen zullen er zeker zijn, maar kan je dit kwantificeren en kwalificeren? Ja? Mooi! Het echter is niet de bedoeling dat je hier een ‘project’ van maakt. Vraag jezelf eerst eens af of je iteratief, met kleine stapjes, hier ook kunt komen. Het beste antwoord is mogelijk: door het te doen.

Organisaties zullen zich echter wellicht genoodzaakt zien om een bold move te maken. Concullega’s die eerder begonnen zijn, lopen wellicht voor je uit en de klant vindt daar een beter antwoord op de klantwens of – behoeften.

Veranderen

De uitdaging die je aangaat als je gaat schalen is dat het een groot veranderproces is. Daar weet je als leider (als het goed is) alles van. Veranderen heb je eerder gedaan. Je weet dat weerstand daar bij hoort, maar de weerstand vind je straks terug in alle geledingen. Alle bestaande rollen kunnen namelijk wijzigen. Laten we daar nog maar niet op vooruitlopen, maar eerst verder gaan met de 8 uitdagingen.

De 8 uitdagingen

Waar het natuurlijk om gaat is het in verband brengen van de uitdagingen. Vergelijk het maar met het metselen van een muur. Alleen als de cement goed is, blijft de muur staan.

Laten we dus eerst de 8 uitdagingen steen voor steen behandelen:

1. Coördinatie

De eerste uitdaging van de 8 uitdagingen van het opschalen van agile is coördinatie. Niet alleen van de verandering, maar vooral van het coördineren van de ontwikkeling in alle teams tegelijkertijd. Hiervoor zijn inmiddels voldoende scaling methodieken ontwikkelt. Voor elk type organisatie is er wel een passend model te vinden, zoals SAFe, Scrum, Scrum Nexus, Spotify, LeSS, LeSS Huge, DA, FASt agile, Kanban enz.

De scaling frameworks zijn een mooi business model voor bedenkers en opleiders, voor het innemen van toekomstige nieuwe rollen zal een ieder opgeleid dienen te worden.

2. Integratie

Jawel, als er veel teams tegelijkertijd werken zal al het werk ook geïntegreerd dienen te worden in het eindproduct voor de klant. Ook dit zit qua proces en events in de meeste frameworks ingebakken. Maak het echter niet moeilijker dan het is. Dit vraag om: effectieve communicatie.

3. Effectieve communicatie

De belangrijkste voorwaarde van effectieve communicatie is actief luisteren! We kunnen immers allemaal communiceren, maar elkaar echt verstaan en begrijpen is een stuk lastiger. De structuren voor communicatie zijn veelal ingebakken in de gekozen scalingsmethodiek. Effectief communiceren is eigenlijk altijd en overal nodig, deze zal dus niet verder beschreven worden. Met een effectieve communicatie wordt bijvoorbeeld synchronisatie een stuk eenvoudiger

4. Synchronisatie

De vierde uitdaging van de 8 uitdagingen van het opschalen van agile is synchronisatie.

Het synchroniseren van de teams, het opleveren van het increment, het werken aan de juiste backlog prioritering is allemaal ingeregeld in de diverse scaling methodieken. Waar het echter echt om gaat is dat het mensenwerk is.

Mensen hebben wensen, ideeën en dromen. Dit vraagt om een duidelijke visie. Wat is het plan voor de komende 2 tot 3 jaar? Mooi! En hoe operationaliseer je dat naar sprints van 2 weken? Denk je deze afhankelijkheden te kunnen managen?

5. Het managen van afhankelijkheden

Managen? Wellicht is dit de allergrootste uitdaging, bij agile werken verdwijnt de rol van de traditionele manager. Duidelijke plannen voor de lange termijn zijn er niet meer, resultaten zijn echter eerder zichtbaar. Strategie en operationalisering ligt niet meer als vanzelfsprekend in elkaars verlengde. Een strategie is mogelijk snel achterhaald.

Er zijn leiders nodig en zelfs die hebben minder zeggenschap dan voorheen. Het artikel leadership agility geeft je meer inzichten.

Verschillen zijn te maken door de keuze van de scaling-methodiek. Bij SAFe zijn er nog relatief veel ‘manager-achtige’ rollen. Geen wonder dat SAFe het snelst groeiende scalingsmethodiek is. Het scalingsframework aan de ander kant van de schaal is wellicht het nog relatief onbekende FAST agile framework. Daar is nauwelijks plaats meer voor sturing van bovenaf.

Hoe dan ook, de teams zullen afhankelijkheden met elkaar dienen te tackelen. In alle frameworks zijn daar diverse events voor ontwikkeld.

6. Planning

Iteratieplanning is een van de moeilijkste dingen om op te schalen. Door het schalen ontstaat steeds meer complexiteit. Om iedereen actief betrokken te houden zullen de events steeds lastiger te houden en te plannen worden.

Er zijn meerder methoden om dit aan te vliegen, maar het gemakkelijkste is om dit nu te beschrijven vanuit 2 benaderingen:

Product Owners spreiden de vergaderingen met verschillende teams gedurende de week en/of hebben een ‘big room’ vergadering, waarbij iedereen op dezelfde locatie aanwezig is. Vaak met teams in verschillende delen van de ruimte. Zie ook het artikel: wat is open space technologie? 

Remote scaling is een hier weer een variant op, deze kent ook een eigen complexiteit en wordt in dit artikel niet verder beschreven. Laten we het eens hebben over iets heel anders: Governance!

7. Governance

De zevende uitdaging van de 8 uitdagingen van het opschalen van agile is Governance.

OK, daar gaan ze. De teams vol met jonge agile collega’s gaan vol enthousiasme op hun doel af. Het doel voor de komende sprint! Waarin processen op continu basis worden veranderd. Wellicht is de eerste Governance vraag: ‘Wie beslist er eigenlijk?’

Best lastige vraag voor een team. Jouw organisatie blijft echter niet bestaan als er geen Governance is. Maar hoe regel je dit nu in de nieuwe agile structuur. Het is een terechte vraag: wie zijn de beslissers eigenlijk?

In agile werken zijn rollen anders, dit is noodzakelijk om met snelheid waarde te creëren. De voorheen vanzelfsprekende compleetheid kom je beperkt tegen. Men is druk bezig met nieuwe operating modellen.

De echte verandering voor Governance zit echter in het overstappen naar operating modellen voor de toekomst i.p.v. langdurige business modellen (die je zo lekker kon monitoren).

Governance zal voor een agile werkende organisatie per definitie een grote uitdaging zijn. Dit vraagt met name om een verandering van hoe je met elkaar interacteert. Wellicht is Governance zelfs één van de onverwachte grotere uitdagingen. Vanzelfsprekend kan je een aantal zaken op voorhand trachten te ondervangen, wellicht moet het ook maar eerst gebeuren.

Agile werken vraagt ook dat een uitdaging opgepakt gaat worden en elke uitdaging vraagt om een agile benadering. Je hebt immers geen keus. Als organisatie moet je fit zijn voor de toekomst, ben je dit niet dan heb je op termijn geen Governance meer nodig. Daar en tegen zonder Governance geen gezonde organisatie.

8. Afstemming op een gemeenschappelijk doel

Hoe krijg je iedereen gericht op het gemeenschappelijk doel? Het helpt zeker als je eens nadenkt wat voor organisatie je nu bent en straks wilt zijn. Ik verwijs je daarvoor graag naar het artikel: het cultuurmodel van Laloux.

Met een slogan kom je er niet, agile werken vraagt om een gedragen purpose. Het ervoor willen gaan en gezamenlijk het gemeenschappelijk doel na te streven.

De uitdaging die voor ligt is breed te noemen. Hoe krijg je mensen gericht op executie en tegelijkertijd het bredere organisatie perspectief na te streven. Geen sinecure, dat kost tijd en energie.

Het artikel heet de 8 uitdagingen van het opschalen van agile. Dus is het klaar? Vooruit een extra bonus omdat je tot hier gekomen bent:

9. Agile is sexy!

Ok, best een beetje rare heading. Het is echter nog vreemder als je dat uberhaupt denkt. Voordat je een echte geschaalde agile organisatie bent zijn vrijwel alle functies gewijzigd. Vrijwel alle rollen zijn anders en leiderschap is een nieuwe fase in gegaan. Dat gaat niet zonder tegenslag.

Wil je echter talent aantrekken en zelfstandigheid van de huidige bemanning verder vergroten dan is agile opschalen een goede weg om in te slaan. Agile is echter ook hard werken: elke sprint weer maak je met elkaar afspraken en zorg je er samen voor dat deze ook nagekomen worden. Elke sprint weer op zoek naar verdere verbetering.

Ik ben overigens wel eens verbaasd hoe vanzelfsprekend agile werken is voor starters, ze hebben de traditionele management stijlen alleen meegemaakt in hun bijbanen tijdens hun studie. Velen zien agile werken in een reeds geschaalde organisatie als startpunt en verwachten op termijn in een teal organisatie te werken. Hoewel ze het begrip teal organisatie veelal niet kennen, beschrijven ze deze vrij nauwkeurig als toekomstige werkomgeving.

Tot slot

Het hoofddoel van scaling is waarde creatie voor de klant!

Agile scaling start je bij voorkeur door het gewoon te doen, met een aantal pilot teams te starten en vol te houden. Het leerproces dat de teams doorgaan is een essentieel onderdeel van agile werken.

Van belang is dat men gedurende de transitie zorgt voor: goede opleidingen en dat de members bij voorkeur begeleid worden door een agile coach, scrum master of facilitator. Deze rol zal vaak mede bepaald worden door de keuze van het scalings framework.

Als je nu afvraagt wat is de beste agile scalings framework is, dan is daar geen standaard antwoord op te geven. Elke agile scalings methodiek bedient een deel van verschillende vraagstukken. De keuze die je maakt is vooral afhankelijk van de visie die je hebt op de toekomst en welke past bij de organisatie.

Wat inmiddels ruimschoots bewezen is dat het hanteren van een agile scalings methodiek nieuwe niveaus van flexibiliteit en productiviteit mogelijk maakt. Daarbij ondergaat de organisatie een zeer grote verandering.

Leave a Comment